Основные пути создания автоматизированной информационной службы. Развитие информационного обслуживания архивных учреждений на современном этапе определяется общим процессом информатизации. Создание автоматизированной информационной службы должно быть основано на использовании современных программно-технических средств и коммуникаций, достижении конкурентоспособности производимой информационной продукции и услуг по соотношению «цена/полезность» для потребителей информации, предоставлении удалённого (через модемы) и автономного (через копии на CD-ROM и дискетах) доступа к информации, подготовке и распространении электронных изданий, формировании электронных информационных массивов.
Этого можно добиться при грамотном решении следующих задач: Планирование информационного наполнения автоматизированной информационной службы с учётом реального потребителя определение требований к составу информации и целей информирования организации технологии сбора информации и ведения информационных массивов использование эффективных технологий непрерывного обновления информации в оперативных информационных массивах выполнение требований технико-программной совместимости в рамках комплекса используемых информационных технологий постоянное тобновление применяемых информационных технологий маркетинг предлагаемых потребителю информационных продуктов и услуг, рекламирование автоматизированной информационной службы.
Автоматизированная информационная служба – совокупность информационных массивов, объединённых общностью решаемых задач. 2.1. Программа «Архивный фонд» С 1996-1997 года, согласно концепции Росархива, началось внедрение серии интегрированных типовых АИПС под общим названием «Архивный фонд». Вторая версия этой программы представляет собой интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учётных и информационных справочников на уровне фонда, а также предоставляющую сведения о наличии и состоянии дел для обеспечения их сохранности.
С помощью данной программы архивисты получили возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учёта. Третья, дополненная версия программы позволяет получить и распечатать также документы внутреннего учёта архива.
Программа прекрасно работает в сети, имеет современный графический интерфейс. В настоящее время общеотраслевая программа «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов.
Программа призвана решить задачу компьютеризации учёта документов в масштабе отрасли и создать единую систему централизованного государственного учёта. Формат программы, согласно приказу «Об утверждении временного порядка автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда РФ», является общеотраслевым. Согласно данным Росархива, к 2000 г. программу «Архивный фонд» внедрило 12 федеральных архивов, 59 государственных и 142 муниципальных архива субъектов РФ. Программа внедряет не только в архивах, но и в Государственном историческом музее.3[2;91] 2.2. «Программа информатизации архивного дела в РФ» На основе Концепции была утверждена и разработана первая отраслевая программа – «Программа информатизации архивного дела в РФ» (1997-2000 гг.) Программа предполагала реализацию конкретных задач в области научных и методических работ, кадрового обеспечения, организационных и практических работ по информатизации архивного дела. Программа предусматривала: создание единой информационно-правовой базы информатизации разработку принципов функционирования архивной информационной сети обслуживания пользователей (структура, формат, единые классификаторы и стандарты описания) создание и ведение типовых БД по основным направлениям работы архивов внедрение межархивных БД: реализация проектов создания автоматизированного Центрального фондового каталога; БД «Паспорт архива», «Справочники по документам архивного фонда РФ», «Государственный реестр уникальных документов АФ», «Зарубежная архивная Россика»; «Базы и банки данных учреждений архивной отрасли» и другие.
Планировалось также создание гипертекстовой базы данных по методическому обеспечению деятельности архивов проведение работ по защите информации в архивах подготовка и повышение квалификации архивных кадров в области информатизации архивного дела. К настоящему времени в её реализации достигнуты значительные результаты.
Так, в области создания единой правовой базы информатизации большое значение имели разработка, и начало внедрения нового издания Основных правил работы архивов организаций и Основных правил работы государственных архивов (2002 г.). Информатизации работы архива с традиционными документами посвящены разделы Основных правил работы государственных архивов об учётных БД, автоматизированном НСА и организации применения информационных технологий в архиве.
Таким образом, программа представляла собой комплексный документ, в ходе реализации которого информатизация на уровне архива, региона и всей отрасли должна была подняться на качественно новую ступень – конкретные источники финансирования не были в ней названы. 2.3. Федеральные программы развития архивного дела Информатизация архивного дела в рамках отрасли развивается в соответствии с федеральными программами: подпрограммой «Развитие архивного дела» федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства РФ» 1997-1999гг. (1996г.); подпрограммой «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России» на 2001-2005гг (2000 г.); федеральной целевой программой «Электронная Россия» на 2002-2010 гг. (2002г.). «Развитие архивного дела»: Программа ставила главной задачей – обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ, повышения уровня безопасности архивов.
Программа предусматривала создание автоматизированной системы централизованного учёта документов архивного фонда РФ, создание автоматизированного НСА для расширения доступа к архивной информации, создание тематических и полно текстовых баз данных.
В разделе «Развитие информационных технологий в архивных учреждениях» предусматривалось: обеспечение единой отраслевой политики в области информатизации архивных учреждений путём внедрения общеотраслевого программного обеспечения и стандартизации форм представления и описания архивных документов в электронном формате применение компьютерных технологий в области обеспечения сохранности документов, прежде всего ОЦД (путём создания электронных копий) создание управленческих баз данных (прежде всего, по нормативно-методической базе архивной отрасли) с целью повышения эффективности управленческой деятельности архивов.
На реализацию подпрограммы планировалось выделить 310 млрд. руб. (в ценах 1996 г.), в том числе: - на создание типовых баз данных – 1,2 млрд. руб - на создание общеотраслевых баз данных – 0,6 млрд. руб.4[2;94] В рамках подпрограммы «Архивы России» на 2003-2004 годы предусмотрены следующие финансовые вливания5:[2;94] Большое влияние на развитие архивного дела в будущем будет оказывать федеральная целевая программа «Электронная Россия». Основные цели программы предусматривают в результате внедрения информационно-коммуникационных технологий.
Для достижения целей планируется решить следующие задачи: 1.сформировать эффективную нормативно-правовую базу информационных и коммуникационных технологий 2.обеспечить эффективность коммуникации и взаимодействия органов государственного управления и местного самоуправления 3.обеспечить условия для повышения эффективности и масштаба использования информационных технологий в экономике на основе организационно-институциональных мероприятий 4.обеспечить повышение уровня подготовки и переподготовки кадров за счёт модернизации системы образования на базе ИКТ в координации с проводимой реформой образования 5.содействовать развитию независимых СМИ посредством стимулирования внедрения ИКТ в их профессиональную деятельность 6.содействовать развитию публичной инфраструктуры доступа для предприятий, организаций и граждан к телекоммуникационным сетям, к общедоступным электронным библиотекам и базами данных, библиотекам научно-технической информации, а также существенно повысить качество предоставляемых услуг в этой области 7.сформировать необходимую телекоммуникационную инфраструктуру для обеспечения работы органов государственной власти и местного самоуправления, единой образовательной информационной среды России.
Общий объём финансовых ресурсов, необходимых для её реализации, составляет 77 179, 1 млн. руб в том числе средства федерального бюджета – 39 383 млн. руб средства бюджетов субъектов РФ – 22 610,1 млн. руб внебюджетные источники – 15 186 млн. руб.6 Программа должна существенно повлиять и на развитие архивного дела. Заключение В заключении подчеркнём, что внедрение информационных технологий в архивное дело только начинает складываться.
Сейчас в этой отрасли важны мнения всех заинтересованных сторон: архивистов (в организациях, государственных и муниципальных архивах), специалистов ДОУ и ИТ, менеджеров, историков и других пользователей электронных информационных ресурсов.
От этого зависит, что станет с информационным накопленным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.
В 1993 году была создана Экспертная комиссия Росархива по автоматизированным архивным технологиям – совещательный орган с целью осуществления экспертной оценки программы разработок в области информатизации учреждений архивной отрасли.
Главная задача комиссии – содействие проведению единой научно-технической политики в области в области информатизации архивного дела и повышения качества программных разработок.
С этой целью комиссия проводит экспертизу, как программного обеспечения, так и методических разработок в области информатизации архивного дела. В 2000 году был создан Центр информационных технологий Федеральной архивной службы России.
Основные задачи центра: методическое обеспечение использования информационных технологий в учреждениях системы Росархива; разработка и сопровождение программного обеспечения; создание и ведение общеотраслевых баз данных; совершенствование методики информационного обеспечения деятельности учреждений Росархива на основе баз данных, ведущихся в центре; информационное обслуживание архивных учреждений и пользователей.
Научная общественность также принимает активное участие в решении проблем информатизации архивного дела. В 1998 году была создана секция центрального совета Российского общества историков и архивистов «Электронные документы и архивы: проблемы и решения». Секция ставила своей задачей изучение мирового и отечественного опыта работы архивистов с электронными документами, участие в разработке нормативно-правовой базы работы с электронными документами. И всё же создание единой архивной информационной сети обслуживания пользователей также остаётся делом будущего.
Однако, сайт Федеральной архивной службы «Архивы России», который объединяет информационные ресурсы российских архивов в Интернете, и на котором публикуются путеводители и другие справочники весомый шаг в данном направлении.
Таким образом, говорить о безоговорочной победе типовых технологий в информатизации отрасли пока рано. Вместе с тем, несомненна тенденция к унификации в сфере создания программного обеспечения для архивов.