Краткое название* – заполняется с большой буквы, без кавычек, без организационно-правовой формы, т.е. ООО, ЗАО, ОАО не пишется или пишется в конце названия для облегчения поиска в картотеке по <Ctrl+Alt+S>.
Для частного предпринимателя (ЧП, ИП, ПБОЮЛ) краткое название всегда формируется как «[торговая марка, ]ЧП Фамилия И.О.». Под торговой маркой подразумевается имя, под которым данное ЧП выходит на рынок.
Пример: «Тензор Компания ООО», но «ЧП Ярцев В.Н.», «Цифроград, ЧП Кабанов Е.В.», «Автолига, ЧП Корюхина Н.А.», «Автолига, ЧП Корюхин В.В.»
Карточки, заполненные таким образом, значительно облегчают поиск по <Ctrl+Alt+S> по известной марке, к тому же все карточки разных ЧП одной фактической организации окажутся в справочнике рядом. Если есть необходимость искать именно по названию ЧП, то индексный поиск не даст результатов, поэтому подобные организации надо искать по ключевым словам <Ctrl+Alt+K>.
Недопустимо называть карточку организаций-регионов с различных префиксов.
Примечание – заполняется осмысленной дополнительной информацией об организации.
Предупреждение – используется для сообщения необходимой информации о данной организации. Если при очередном контакте выясняется, что данное юридическое лицо больше не существует, отметка об этом обязательно должна быть внесена в примечание с указанием даты и менеджера, получившего информацию об окончании деятельности организации. Пример: «!!! ОРГАНИЗАЦИЯ НЕ СУЩЕСТВУЕТ, 07.08.06, Лебедев».
Полное название* – начинается с организационно правовой формы (ООО, ЗАО, ОАО, ЧП), затем полное название.
Пример: «ООО "Компания "Тензор"», «ПБОЮЛ Корюхина Нина Анатольевна»
Тип* (Организация или ЧП) – необходимо для печати СФ.
ИНН, КПП – заполняется обязательно для печати бухгалтерских документов.
Адрес* – индекс, город, улица, дом – отделяются друг от друга запятыми и пробелами (заполняется обязательно в соответствующих полях карточки).
Контакты/Представители/ФИО, должность, телефоны* – поля необходимые для дальнейших контактов с организацией: кто, когда к нам приходил, что хотел и т.п.. В поле Примечание заносятся темы контактов, например, «Покупает расходники», «Автоматизирует работу бухгалтерии» и т.д.
Телефон* – в формате «(код) номер», где номер может быть указан в формате xх-хх-хх, хх-хххх или ххх-хххх.
Если телефонный номер закреплен за факсом, используемом в автоматическом режиме, то после номера без пробела указывается «ф».
Пример: 45-14-13ф
Если телефонный номер закреплен за факсом, используемом в режиме телефон/факс, то после номера следует указать «т/ф».
Пример: 45-14-13т/ф
В случае записи нескольких номеров, код города пишется только один раз в начале, номера отделяются друг от друга запятыми, следующий номер пишется через пробел.
Пример: (4852) 45-14-13т/ф, 72-72-61
Коды городов заносить нужно верные, например для Ярославской области они должны начинаться уже не на на 0, а на 4, например не 0855, а 4855.
Район обслуживания* – заполняется обязательно, данные вводятся по фактическому адресу.
Закрепленный менеджер – поле обязательное для заполнения, если один из менеджеров берется вести все сделки с данной конторой (возможно это сотрудник Отдела продаж) или есть сопровождающий. У одной организации возможно, чтоб был и сопровождающий и закрепленный менеджер.
В закладке Досье* обязательно указывается, чем занимается компания, сколько человек в ней работает. А также, закрепленным менеджером заполняются данные о Взаиморасчетах и Маркетинге. Закрепленным сопровождающим заполняются все данные по СБиС.
* данные поля являются обязательными для заполнения и ответственность за корректное оформление карточки несет тот сотрудник компании, который произвел последнюю отгрузку, выписал счет или осуществил последний контакт по данной карточке с момента опубликования приказа.
Еженедельно будет осуществляться проверка корректности заполнения справочника организаций. К нарушителям могут быть применены штрафные санкции.