Основные принципы работы с Outlook

Программа Outlook работает с элементами различных типов: сообщения электронной почты, информация о событиях и контактах, записи в дневнике, задачи, заметки и прочие. Элементы каждого типа хранятся в отдельных папках. В зависимости от типа элемента программа Outlook предлагает необходимые методы работы с ним. Познакомимся с основным окном Outlook.

Заголовок окна меню, панель инструментов и строка состояния аналогичны таким же элементам в других программах. Так же, как и в других компонентах Microsoft Office 97, в Outlook присутствуетПомощник. Мы рекомендуем вам при работе использовать его советы.

В левой части окна программы расположены кнопки с названиями групп папок. При нажатии кнопки появляются изображения папок, входящих в выбранную группу. Число в скобках рядом с названием папки означает количество новых элементов в папке. Содержимое текущей папки отображается в правой части окна, причем в зависимости от типа элементов меняется принцип вывода содержимого. Для работы с некоторыми элементами используются встроенные средства Outlook, а для работы с другими - внешние программы, например, Word. Ниже мы рассмотрим работу программы с различными элементами и изменение вида отображения содержимого папок.

ЗАДАНИЕ 42.Настройка информационных служб

Программа Outlook может быть различно настроена в зависимости от ваших требований. Например, вы можете посылать и получать сообщения по сети Интернет или по факсу, а можете, не пользуясь электронной почтой, создать файл личных папок.

· Запустите программу Outlook.

· Выберите команду менюСервисСлужбы. На экране появится диалоговое окноСлужбы, открытое на одноименной вкладке. Вы видите список установленных информационных служб. Вы можете в любое время сами добавить или удалить необходимые информационные службы.

· Нажмите кнопкуДобавить, чтобы установить новые информационные службы. На экране появится диалогДобавление служб в конфигурацию.

В этом диалоге вы можете выбрать любую из имеющихся информационных служб и нажать кнопку ОК для ее добавления в конфигурацию. Если нужная вам служба отсутствует, то следует повторить установку Outlook и добавить ее.

· Нажмите кнопкуОтмена и вернитесь в предыдущий диалог.

· Перейдите на вкладкуАдреса диалогового окнаСлужбы и в спискеОтображать первым список адресов установитеКонтакты. Теперь адреса для электронной почты будут предлагаться из списка людей, с которыми вы имеете деловые контакты, и информацию, о которых вы поместите в соответствующий список.

· Нажмите кнопкуОК, диалоговое окноСлужбы закроется.

ЗАДАНИЕ 43.Список ваших партнеров

Создадим запись в списке контактов, то есть в вашей деловой адресной книге.

· Выберите группу папокOutlook, нажав соответствующую кнопку на панели в левой части окна программы (если она уже не открыта).

· Щелкните мышью на папкеКонтакты. Правее в окне программы появится список контактов. В правой части появятся кнопки алфавита, облегчающие поиск нужного адреса. При первом запуске программы в папке имеется только один контакт, служащий в качестве примера.

· Нажмите кнопку на панели инструментов, чтобы создать новый контакт. На экране появится диалог, в котором вы можете ввести множество сведений о вашем партнере.

· Нажмите кнопкуПолное имя. В появившемся диалоге Проверка полного имени заполните поля имя,отчество ифамилия. В качестве примера введитеИван Иванович Иванов.

· В спискеобращение выберите Г-ни нажмите кнопкуОК,чтобы закрыть диалог.

· В списке, рядом с названиемТелефон, выберитеФакс дополн. и введите в расположенное рядом поле номер дополнительного факса555555.

· В поле рядом со списком, в котором указаноЭл. почта (e-mail), введите адрес электронной почтыivanov@example.ru.

· В поле, расположенное в нижней части диалога, введите текст Примечание к примеру контакта.

Вы ввели фамилию, телефоны и адрес электронной почты партнера. Теперь можете самостоятельно познакомиться с остальными полями на различных вкладках диалога, которые позволяют описать всевозможные параметры любого контакта.

· Нажмите кнопкуСохранить и закрыть, расположенную на панели инструментов. Диалог создания контакта закроется, и в папке контактов появится новый элемент.

· В списке, расположенном справа на панели инструментов, выберите вместоАдресные карточки значениеПодробные адресные карточки. Теперь вы видите на экране больше информации.

Вы можете самостоятельно ввести информацию о ваших друзьях и партнерах, познакомиться с возможностями сортировки и поиска информации.

ЗАДАНИЕ 44.Работа с почтовыми сообщениями

В отличие от программы Outlook Express, которая осуществляет пересылку электронной почты в Интернет, Outlook 97 обеспечивает работу электронной почты в корпоративной компьютерной сети. Кроме того, имеется масса других особенностей, с которыми вы ознакомитесь в процессе выполнения задания.

· Выберите папкуВходящие, щелкнув на ней мышью. Вместо списка контактов вы увидите список пришедших вам электронных писем.

· Ознакомьтесь с их содержанием.

· Выберите команду менюСервисПараметры и убедитесь, что на вкладкеЭлектронная почта (e-mail) диалогаПараметры не установлен флажокИспользовать Microsoft Word как редактор почтовых сообщений, после чего нажмите кнопку ОК. В дальнейшем вы можете использовать этот текстовый редактор, но для простоты мы будем использовать встроенный редактор Outlook.

· Нажмите кнопку на панели инструментов, чтобы создать новое электронное сообщение. На экране появится диалог для создания письма.

В полеТема вводится краткая тема письма, а в большом поле, расположенном в нижней части, вводится собственно текст письма. При этом можно пользоваться инструментами панелиФорматирование, действие которых не отличается от аналогичных инструментов любого текстового редактора, например, Word. Не надо вводить тему и текст письма, а сразу определите его адресата.

· Нажмите кнопкуКому, и на экране появится диалоговое окно выбора получателя сообщения.

Мы видим, что в списке адресов предложены введенные нами в прошлом задании телефоны факса и электронный адрес Иванова.

· Щелкните дважды мышью на первом адресе в списке, и он будет помещен в полеАдресаты сообщения.

· Щелкните дважды мышью на втором адресе, чтобы послать сообщение сразу в несколько мест.

· Нажмите кнопку ОК. Диалог закроется, и вы вернетесь к редактированию электронного сообщения. Обратите внимание, что в полеКому теперь появились два адреса, разделенные точкой с запятой:Иван Иванович Иванов (Эл. почта); Иван Иванович Иванов (Факс раб.).

· Перейдите на вкладкуПараметры диалога, щелкнув мышью на соответствующем ярлычке. На этой вкладке вы можете установить множество параметров создаваемого сообщения.

· Установите флажокКнопки голосования и выберите из списка, расположенного на той же строке, вариант Одобрить;0твергнуть. Получатель письма может проголосовать и переслать вам результат голосования, если он тоже пользуется программой Outlook.

· В спискеПометка выберитеЧастное. Такая пометка служит для удобства работы с письмами.

· В спискеВажность выберитеВысокая, чтобы получатель обратил внимание на письмо.

· Установите флажокНе доставлять до. В расположенном рядом поле появится текущая дата и время.

· Измените время, увеличив его на два часа. Теперь сообщения не будут отправлены ранее назначенного времени.

С остальными параметрами сообщения мы предлагаем вам ознакомиться самостоятельно. Следует помнить, что для поддержки всех возможностей получатель письма также должен пользоваться программой Outlook.

· Нажмите кнопкуОтправить, и созданное сообщение будет помешено в папкуИсходящие или отправлено адресату. Давайте проверим это.

· Выберите группу папокПочта, нажав соответствующую кнопку на панели в левой части окна программы.

· Выберите папкуИсходящие, щелкнув на ней мышью. В списке элементов этой папки вы увидите созданное нами сообщение.

· Щелкните дважды мышью на сообщении, и вы сможете просмотреть его.

· Выберите команду менюФайлЗакрыть, чтобы вернуться к основному окну Outlook.

· Нажмите клавишу Delete, и сообщение будет удалено.

· Выберите папкуУдаленные, щелкнув на ней мышью. Вы видите в этой папке только что удаленное сообщение. Пока имеется возможность восстановить сообщение.

· Щелкните на сообщении мышью и нажмите клавишу Delete, чтобы окончательно удалить его. На экране появится диалоговое окно с предупреждением.

· Нажмите кнопку ОК, и сообщение будет удалено окончательно.

Как вы убедились, работа с электронной почтой с использованием Outlook дает дополнительные удобства.

ЗАДАНИЕ 45.Создание расписания

Программа Outlook поможет спланировать ваше время и напомнит вовремя обо всех делах. Основой расписания является задача, то есть мероприятие или поручение личного или служебного характера, выполнение которого вы контролируете.

· Выберите группу папокOutlook, нажав соответствующую кнопку на панели в левой части окна программы, а затем выберите папкуЗадачи, щелкнув на ней мышью.

· В верхней строке расписания написаноЩелкните здесь, чтобы добавить элемент. Щелкните дважды мышью именно в этом месте, и на экране появится диалоговое окно создания задачи.

· Введите в полеТема словоПример. Тема задачи может быть совершенно произвольной.

· Установите переключательСрок в положениеДата. При этом в расположенное рядом поле будет помещена сегодняшняя дата.

· В спискеСостояние выберитеВыполняется.

· Установите флажокОповещение и в расположенном рядом списке выберите время на полчаса больше, чем текущее. Теперь в ближайшие полчаса вы будете оповещены об окончании срока исполнения этой задачи.

· Перейдите на вкладкуСостояние диалога, чтобы познакомиться с возможностями Outlook по работе с задачами.

· Щелкая правой кнопкой мыши на заголовках различных полей, прочитайте контекстную справку о назначении этих полей.

· Нажмите кнопкуСохранить и закрыть. Диалоговое окно закроется, и новая задача появится в расписании.

Несколько задач, которые относятся к одному проекту, могут помещаться рядом в списке задач. В Outlook имеется возможность посылать задачи другим людям с помощью электронной почты. Дальше вы можете самостоятельно разобраться с дополнительными возможностями по работе с расписанием.

Приступайте к выполнению следующего задания, но в ближайшие полчаса вам должно быть выдано оповещение об окончании предыдущей задачи. При его появлении нажмите кнопкуИгнорировать и продолжайте прерванный опыт.

ЗАДАНИЕ 46.Работа с календарем

Планированию вашего времени поможет и другая компонента Outlook, называемаяКалендарь.

· Выберите папкуКалендарь, щелкнув на ней мышью. В правой части окна появится календарь на месяц, списки событий и встреч.

· Нажмите несколько раз кнопки 3 и 4, расположенные в заголовке табель-календаря, чтобы изменить месяц.

Работа с событиями в календаре не отличается от такой же работы в папке Задачи, рассмотренной ранее. Кроме событий, вы можете создать встречу или приглашение на собрание. Сейчас мы рассмотрим создание новой встречи, а приглашение на собрание предлагается вам изучить самостоятельно.

· Нажмите кнопку на панели инструментов, чтобы создать новую встречу. На экране появится диалоговое окно работы со встречами.

· Уберите флажокЦелый день, и в диалоге появятся поля для установки времени встречи.

· В полеТема введите название встречиЗавтрак.

· В полеСостояние введитеНет на работе.

· В поле комментариев, расположенном ниже заголовкаОповещение, введите текстХорошая еда.

· Нажмите кнопкуСохранить и закрыть, и новая встреча будет добавлена в список.

О встрече, как и об окончании задачи, Outlook также может вас заранее оповестить. Время, за которое вы должны быть предупреждены, устанавливается вами. Примерно так же, как и встречи, вы можете внести запись о собрании. При этом Outlook может переслать приглашения на собрание вашим партнерам, чтобы согласовать время общей встречи.

ЗАДАНИЕ 47.Небольшие заметки

Многие люди записывают на листочках информацию для памяти. Программа Outlook поможет автоматизировать и эту процедуру.

· Выберите папкуЗаметки, щелкнув на ней мышью. В правой части окна появится поле с рисунками заметок и подписями под ними.

· Нажмите кнопку на панели инструментов программы. На экране появится диалоговое окно для ввода новой заметки. В нижней части диалога вы видите текущую дату и время.

· Введите текстПросто запись на память.

· Нажмите кнопку r, расположенную в правой части заголовка диалога, и заметка будет сохранена.

При просмотре папкиЗаметки вы видите изображения листков бумаги с подписями. Дважды щелкнув на листке, вы можете прочитать заметку полностью, а также узнать время ее создания.

ЗАДАНИЕ 48.Ведение дневника

Чтобы вести протокол ваших действий и быстро находить созданные ранее документы, Outlook ведет электронный дневник.

· Выберите папкуДневник, щелкнув на ней мышью. В правой части окна появится изображение электронного дневника прошедших событий.

Некоторые записи в дневник попадают автоматически, а некоторые помещаются вручную. Чтобы настроить автоматическое добавление записей, следует выбрать команду менюСервисПараметры и на вкладкеДневник диалогаПараметры установить необходимые флажки. Программа Outlook может добавлять в дневник ярлыки файлов офисных приложений, например, Word или Excel. В этом случае при двойном щелчке на значке файла прямо изДневника будут загружены текстовый редактор Word или программа работы с электронными таблицами Excel для редактирования выбранного документа.

· Нажмите кнопку , чтобы добавить новую запись в дневник. На экране появится предназначенное для этого диалоговое окно.

· Нажмите кнопкуЗапустить часы. Включится нарисованный рядом секундомер.

· В полеТема введитеВажный разговор.

· В спискеТип выберитеТелефонный разговор. Обратите внимание на множество возможных типов записей в дневнике.

· Нажмите кнопку , расположенную в строке с заголовкомКонтакт. На экране появится диалоговое окно для выбора имени контакта, аналогичное выбору адресата электронной почты.

· Дважды щелкните на имениИван Иванович Иванов FAX, после чего нажмите кнопку ОК для закрытия диалогового окна. Мы добавили введенный ранее контакт в запись журнала.

· В поле, расположенное под заголовкомДлительность, введите текстПоговорили обо всем. Здесь вы можете описать содержание телефонного разговора.

· Нажмите кнопкуОстановить часы. Секундомер остановится, а значение в полеДлительность отражает длительность разговора.

· Нажмите кнопкуСохранить и закрыть, и в дневник будет добавлена новая запись. Если у вас ранее не было в дневнике записей о телефонных разговорах, то теперь добавлен новый заголовок.

· Нажмите кнопки +, расположенные левее заголовковТип записи. Под заголовками появятся поля с перечислением событий, связанных с данным типом записи. Под заголовкомТип записи: Телефонный звонок (Entry type: Phone call) появилось изображение телефона с надписьюВажный разговор.

С помощью электронного дневника Outlook вы сможете легко вернуться к выполненным ранее действиям, например, снова открыть для редактирования документ Word или электронную таблицу Excel.

ЗАДАНИЕ 49.Просмотр файлов с помощью программы Outlook

Программу Outlook можно использовать вместо Проводника Windows, просматривая содержимое дисков и папок вашего компьютера.

· Выберите группу папокДругие папки, нажав соответствующую кнопку на панели в левой части окна программы.

· Выберите папкуМой компьютер, щелкнув на ней мышью. В списке элементов этой папки вы увидите диски вашего компьютера.

· Щелкните мышью дважды на нужном диске, а затем выберите нужную папку.

· Дважды щелкнув мышью на названии любого файла, вы можете запустить программу, связанную с этим типом файлов.

Таким образом, из программы Outlook вы можете редактировать документы Word, изменять рисунки CorelDrawили проигрывать видеоролики.

ОТВЕТЬТЕ НА ВОПРОСЫ:

1. Для решения каких задач предназначена программа Outlook Express?

2. Поясните структуру электронного адреса?

3. Из каких основных частей состоит электронное письмо?

4. Какие папки и для каких целей существуют в программе Outlook Express?

5. Какие действия необходимо выполнить, чтобы подключиться к Интернет?

6. Как производится настройка программы Outlook Express?

7. Что такое учетная запись?

8. Перечислите основные элементы рабочего окна программы Outlook Express и поясните их назначение?

9. Можно ли указать конкретную дату отправки электронного сообщения? Если можно, то как?

10. Можно ли внести изменения в учетную запись? Если можно, то как?

11. Что представляет собой адресная книга?

12. Как вносятся изменения в адресную книгу?

13. Как создать группу адресатов в адресной книге? Может ли один и тот же адресат входить в несколько групп?

14. Скольким абонентам можно отослать одновременно электронное послание?

15. Какие существуют типы кодировок электронных сообщений?

16. Что такое Kodirovka Windows?

17. Что такое Kodirovka KOI8?

18. Можно ли изменить кодировку полученного сообщения?

19. Можно ли восстановить удаленное сообщение?

20. По каким критериям можно автоматически сортировать входящую почту? Как выполнить такую настройку?

21. Как переслать с электронным сообщением вложенное послание?

22. Как можно прочитать в полученном сообщении вложенное послание?

23. Для решения каких задач предназначена программа Microsoft Outlook?

24. Перечислите основные элементы рабочего окна программы Outlookи поясните их назначение?

25. Как производится настройка информационных служб программы Outlook?

26. Как создать список партнеров в Outlook? Какие операции возможны с этим списком?

27. Имеется ли возможность работы с электронной почтой в Outlook? В чем ее отличие от электронной почты Outlook Express?

28. Продемонстрируйте, как в Outlook можно создать расписания делового дня.

29. Поясните, наличие каких компонент Outlook позволяет считать его электронным органайзером?

30. Какие возможности для пользователя Outlook предоставляет компонент Календарь?

31. Какие возможности для пользователя Outlook предоставляет компонент Заметки?

32. Какие возможности для пользователя Outlook предоставляет компонент Дневник?

33. Можно ли из Outlook запускать и редактировать документы Word?

34. Можно ли из Outlook открывать и редактировать электронные таблицы Excel?