1. Выполните команды Файл – Создать с подтверждением типа шаблона – Обычный документ. Командами Файл – Сохранить как – Table1.doc сохраните в своей папке ещё пустой документ.
2. Для создания исходной таблицы выполните команды Таблица – Добавить - Таблица и в появившемся диалоговом окне Вставка таблицы укажите необходимое число столбцов (16) и строк (8). Объединение нужных ячеек таблицы выполняется следующим образом:
§ выделить нужные ячейки по столбцу или по строке (установить курсор в правой ячейке и при нажатой левой кнопке мыши перемещать курсор до выделения всех необходимых ячеек);
§ выполнить команды Таблица – Объединить ячейки (альтернатива: нажать правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Объединить ячейки).
3. Введите текст в ячейки вашей таблицы по образцу табл.3.5, соблюдая форматирование. Для изменения направления текста служит специальная кнопка Изменить направление текста на панели Форматирование. В третий, четвёртый, десятый столбец и последнюю строку цифровые данные не вводить.
4. Начнём ввод формул с десятого столбца. В нём в графе Всего стоит сумма чисел по строке вплоть до последнего столбца. Удобнее всего указать на эти ячейки блоком, а в ячейки J5 и J6 ввести формулы SUM(K5:O5) и SUM(K6:O6). Для ввода нужной формулы необходимо:
§ установить курсор, например, в ячейку J5 и выполнить команду Таблица – Формула;
§ в диалоговом окне Формула набрать следующее выражение: =SUM(K5:O5) и нажать кнопку <OK>.
Аналогичным образом вводится в ячейку J6 формула =SUM(K6:O6).
Похожим образом выглядят формулы в четвёртом столбце, в ячейках E5 и E6. Здесь суммируются числа, стоящие в пятой и шестой строках в разделе Аудиторные занятия, следовательно, в ячейках D5 и D6 должны стоять формулы =SUM(E5:I5) и =SUM(E6:I6), которые вводятся так же, как формулы десятого столбца.
В третьем столбце ситуация несколько иная. Здесь суммируются часы разделов Аудиторные занятия и Самостоятельная работа. Удобнее всего ссылки на ячейки в этом случае указать в виде списка и ввести в ячейки С5 и С6 формулы =SUM(D5;J5) и =SUM(D6;J6).
Введём, наконец, формулы в последнюю восьмую строку. Во всех ячейках этой строки стоят числа, являющиеся суммой чисел ячеек, расположенных в столбце выше ячейки с формулой. Однако в ячейках “шапки” стоят не числа, а символы, поэтому не будем использовать ключевое слово ABOVE, а последовательно в ячейки С8, D8, E8, H8, J8, L8 и O8 введём однотипные формулы =SUM(C5:C6) (или =SUM(C5;C6)), =SUM(D5:D6), =SUM(E5:E6), =SUM(H5:H6), =SUM(J5:J6), =SUM(L5:L6), =SUM(O5:O6).
Обновим значения полей во всей таблице. Для этого выделим всю таблицу командами Таблица – Выделить – Таблица и нажмём клавишу <F9>.
5. Для затенения строк или столбцов таблицы необходимо выполнить следующие действия:
§ выделить нужную строку, столбец или последовательность ячеек и выполнить команды Формат – Границы и заливка;
§ в диалоговом окне Границы и заливка на вкладке Заливка выбрать подходящий оттенок и нажать кнопку <OK>.
6. Сохранить содержимое файла, выполнив команды Файл – Сохранить и Файл – Закрыть.
Диаграммы так же как и таблицы широко используются в научно-технической документации. Диаграммы – это графическое представление данных в наглядном виде. Для создания диаграмм текстовый процессор Word имеет подключаемое средство Microsoft Graph. Диаграмма состоит из элементов: линий, столбиков, секторов и т. п. Каждому элементу диаграммы соответствует число в таблице, и при изменении чисел автоматически меняются соответствующие им элементы диаграммы.
Диаграмма может создаваться на базе конкретной таблицы, имеющейся в документе, либо на основе так называемой базовой таблицы данных. Командами Вставка – Объект – Диаграмма Microsoft Graph 2000 вызывается программа построения диаграмм и в документ вставляется базовая таблица, которую далее можно изменить любыми доступными средствами Windows-приложений.
Выбор типа диаграммы происходит в диалоговом окне Тип диаграммы (Диаграмма – Тип диаграммы), которое имеет две вкладки для стандартных и нестандартных типов диаграмм. Сначала следует выбрать нужный тип диаграммы, затем её настроить. Настройка диаграммы состоит в выборе элементов оформления диаграммы и элементов представления данных. Для этого нужно выполнить команды Диаграмма – Параметры диаграммы и войти в диалоговое окно Параметры диаграммы.
Элементы представления данных – это графические элементы, из которых состоит диаграмма, т. е. линии, столбики, точки, сектора и т. п. Элементы оформления – это название диаграммы, названия её осей, специальное поле (легенда), в котором приводятся условные обозначения для групп элементов данных. Все элементы диаграммы делятся на два типа: одни из них можно редактировать – они называются присоединёнными, другие редактировать нельзя – это связанные элементы диаграммы.
Двойным щелчком левой кнопки мыши по полю любого присоединённого элемента открывается диалоговое окно его форматирования, в котором можно выполнить индивидуальную настройку этого элемента.