Засіб Форма в Excel також надає можливості відбору інформації за деякими критеріями. Щоб скористатися ним, потрібно активізувати будь-яку комірку в списку і виконати команду Данные – Форма. Далі натиснути на кнопку Критерииі в потрібному полі ввести значення, за яким бажано провести відбір, та натиснути на кнопку Далее, якщо потрібно, щоб пошук здійснювався нижче поточного запису, або на кнопку Назад, якщо пошук повинен здійснюватися перед поточним записом. Можна використовувати оператори порівняння (=,<,>,<=,>=,<>).
Щоб знову одержати можливість перегляду всіх записів, потрібно натиснути на кнопку Критерииі потім на кнопку Очистить, у результаті чого всі критерії пошуку будуть скасовані.