Вся работа в приказах велась силами приказной бюрократии. Она принадлежала к правящим слоям общества и признавалась неподатным сословием. Внутри приказной бюрократии существовала своя иерархия, определявшая социальный статус и материальное обеспечение каждого из служащих.
Высшим звеном приказной бюрократии были«думные дьяки».Они были членами Боярской думы, присутствовали при «сидении» государя с боярами, делали доклады по работе своего ведомства, имели право высказывать свое мнение. В XVI в. думные дьяки, как правило, стояли во главе приказов. В частности, они руководили самыми важными приказами — Посольским, Разрядным, Поместным, главой которых признавался сам государь. Заместителями думных дьяков были вторые дьяки, их «товарищи» (т.е. помощники). Существовали также «избные» (или «палатные») дьяки, число которых зависело от значения приказа и масштабов его делопроизводства. Дьяки были также в местных учреждениях крупных городов - центров областей, «земель».
Руководство приказов было коллегиальным. Лиц, стоявших во главе приказа, называли судьями, так как большинство приказов имело и судебные функции. В состав судейских коллегий входили дьяки данного приказа.
Под началом дьяков находилисьподьячие. Они делились на три группы: «старые», «средние» и «молодые». Старые вместе с дьяком руководили составлением документов, средние непосредственно составляли текст документов, наводили справки в архивах своего и других приказов, младшие — осуществляли техническую работу, т.е. переписку документа с учетом того, что исправлял дьяк или старший подьячий.
Подобный порядок существовал не только в центральных приказах, но и в местных правительственных учреждениях, ведавших управлением городов и уездов — в «приказных», «судных», «избах», в «губных» и «земских» избах. Вообще значение дьяков и подьячих в областном управлении и небольших городах было необычайно велико. Наместники (а позднее воеводы), присылавшиеся из Москвы, менялись в городах через один-три года. Приказные же люди достаточно прочно занимали свои должности, были в курсе всех административных дел и фактически являлись основными исполнителями правительственных распоряжений.
Помимо дьяков и подьячих, в приказах имелись такжеприставы и сторожа. Так, в Посольском приказе они сопровождали иностранных дипломатов, а приставы разбирали и судебные дела, находившиеся в ведении Посольского приказа. В этом приказе служили также толмачи (переводчики) и золотописцы, расписывавшие золотом и краской грамоты.
Личный состав приказов колебался от нескольких человек до нескольких десятков (как в Посольском приказе), до более сотни (как в Разрядном) и нескольких сотен (например, в Поместном приказе, где часть подьячих находилась в «отсылках» - служебных командировках).
Работа и поведение приказных служащих должны были соответствовать требованиям присяги, приносимой ими при вступлении в должность. В первой ее части принимаемый на государственную службу давал обещание на верность царствующему дому, во второй — обязывался не нарушать конкретных требований, предъявляемых к данной должности: сохранять секреты, беречь имущество и казну, не подделывать документов, не брать взяток («посулов и поминков ни у кого ни от чего не иметь»), быть справедливым («по дружбе никому не норовить, и по не дружбе никому не мстить», «всякие дела делати вправду»), внимательным к людям («челобитчиков не волочить») и т.д.
При комплектовании и особенно регулировании состава приказов проводились своеобразные аттестации-разборы с частыми отставками. При этом тщательно выяснялась профессиональная пригодность служащего, и именно по этому признаку, а не по возрасту решалась судьба каждого. Разборы проводились наиболее компетентными дьяками и были действенным способом улучшения состава приказов.
Неукоснительным правилом работы в приказах было соблюдение трудовой дисциплины и безупречная исполнительность, что стимулировалось системой морального и материального поощрения и продвижением по служебной лестнице.
Постепенно в приказах устанавливались правила делопроизводства. В «Царском судебнике» 1550 г. появились новые, по сравнению с Судебником 1497 г., статьи, посвященные порядку составления и хранения документов в Москве.