Организация документов Архивного фонда РФ включает их классификацию и систематизацию.
Классификация — выработка научных основ организации документов, установление логических и исторических связей между ними.
Систематизация — физическая организация и упорядочение документов на основе схемы их классификации.
Организация документов осуществляется:
ü в пределах Архивного фонда РФ;
ü в пределах конкретного архива;
ü в пределах конкретного архивного фонда.
Организация документов — совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В основе организации документов находится архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
До недавнего времени основными критериями организации хранения документов были:
ü принадлежность документов к историческим эпохам;
ü принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского, местного значения;
ü принадлежность документов к административно-территориальным единицам;
ü принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;
ü принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя.
В настоящее время критериями организации хранения документов являются:
ü формы собственности — государственная часть Архивного фонда РФ, федеральная собственность в ведении РФ, муниципальная собственность, негосударственная часть Архивного фонда РФ;
ü виды носителей, способы и техника закрепления информации — письменные и графические документы на бумажных носителях, кинофотофонодокументы, видеограммы, электронные документы;
ü сроки хранения — постоянное хранение в госархиве, музее, библиотеке, архиве негосударственного учреждения; временное хранение до передачи документов в госархив в ведомственном архиве; временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах; временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ в госархивах.
Все критерии применяются в совокупности. Согласно им происходит организация документов в пределах Архивного фонда РФ.