Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив.
Дело - совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещенных(й) в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия единицы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, единиц хранения, поскольку каждый том составляет обособленную единицу хранения.
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.
Порядок формирования дел:
ü дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;
ü в дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
ü в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
ü документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;
ü в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры документов, черновики;
ü документы в деле располагаются по их хронологии;
ü дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см;
ü приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;
ü каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен;
ü документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.