Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обусловливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности документов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.
Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документа.
Критерии происхождения:
ü роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли;
ü значимость выполняемых ею функций;
ü время и место образования документа;
ü значимость отраженных в документе событий.
Критерии содержания:
ü уникальность и типичность информации документа;
ü ее повторяемость в других документах;
ü вид документа;
ü подлинность документа.
Критерии внешних особенностей документа:
ü форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;
ü юридическая достоверность документа;
ü физическое состояние документа.
При экспертизе ценности личных документов необходимо учитывать:
ü значимость фондообразователя и его документов;
ü объективность и субъективность документов;
ü взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотипными документами;
ü физическую сохранность документов.
При отборе документов на постоянное хранение необходимо учитывать:
ü значимость учреждения или лица, в деятельности которых образовался документ;
ü значимость содержания документа;
ü время и место создания документа;
ü подлинность и копийность документа;
ü юридическую силу документа;
ü дублетность, повторяемость документа;
ü поглощенность содержания документа;
ü физическое состояние документа.