Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.
Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть:
ü межархивными (Росархив — архивы);
ü внутриархивными (архив - фонд);
ü межфондовыми (фонд — дело);
ü внутрифондовыми (дело — документ).
Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.
Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.
Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.
Архивные справочники могут быть обязательными - опись, каталог и дополнительными - указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.
Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе "Учет документов в архивах", и информационно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входящие в научно-справочный аппарат архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справочниками.