Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать Схему единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.
В международной документалистике приняты:
ü универсальная десятичная классификация;
ü классификация при помощи двоеточия.
Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсылки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри- к межархивным каталогам, более полно отражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу.
Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового
описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном — единице хранения, при групповом — связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.
В результате возможно описание на уровне части документа, документа, группы документов, единицы хранения, группы единиц хранения.
Каталожная карточка включает следующие атрибуты:
ü индекс классификационного деления;
ü наименование рубрики и подрубрики;
ü обозначение даты и места события;
ü информационные сведения (описание содержания);
ü название архива;
ü название фонда;
ü архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);
ü язык;
ü способ воспроизведения;
ü фамилия составителя;
ü дата составления;
ü в отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помешаться аннотация.
Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:
ü научно-методическое обеспечение работы;
ü индексирование карточек;
ü систематизацию их по индексам и рубрикам;
ü составление отсылочного аппарата к каталогу;
ü усовершенствование каталога;
ü ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов.
Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс — условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача содержании информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями.
Индексы могут быть:
ü буквенными;
ü цифровыми;
ü комбинированными.
Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр.
Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержания и оформления, совершенствование описаний.
В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником.