1. Под описанием документов и дел понимается:
ü процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации;
ü раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов.
ü Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа.
Основными принципами описания являются:
ü соответствие описания первичному архивному документу;
ü взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;
ü недублированность информации всех уровней описания. Информационными характеристиками при описании являются:
ü название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;
ü название структурной части;
ü индекс дела по номенклатуре дел;
ü заголовок дела;
ü аннотация;
ü крайние даты документов;
ü количество листов в единице хранения;
ü архивный шифр.
К элементам описания относятся:
ü информация по идентификации — название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем единицы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;
ü информация по истории образования и хранения — история фондообразователя и история фонда;
ü информация о составе и содержании — сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;
ü информация об условиях доступа и использования — условия доступа, авторские права, условия репродуцирования и использования, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность документа, внешние особенности;
ü дополнительная информация — местонахождение оригиналов и копий, библиография.