Описание на уровне фонда включает:
ü название фонда;
ü справочные данные;
ü поисковые данные, характеристика фонда;
ü информацию по истории фондообразователя и фонда;
ü аннотацию;
ü библиографию;
ü условия доступа и использования.
Описание на уровне единицы хранения предполагает:
ü название фонда;
ü название структурной части фондообразователя;
ü справочные данные;
ü вид носителя информации;
ü условия доступа и использования;
ü заголовок, в необходимых случаях с аннотацией.
Описание на уровне документа включает:
ü заголовок — вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, местность, дата;
ü справочные данные — поисковые данные;
ü вид носителя информации;
ü условия доступа и использования.
Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными.
В простом заголовке должны быть отражены:
ü вид дела, вид, разновидность документа;
ü автор;
ü корреспондент;
ü предмет, вопрос;
ü местность;
ü дата;
ü подлинность, копийность.
Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков.
При описании дел и документов личного происхождения учитываются следующие информационные характеристики:
ü фамилия, имя, отчество фондообразователя;
ü заголовок дела;
ü крайние даты документов;
ü количество листов;
ü архивный шифр.
При описании можно составлять первичные описательные карточки, на основании которых в дальнейшем может вестись вся работа по созданию научно-справочного аппарата архива.