Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано со всеобщей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кинофотофонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях.
Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).
Все работы в электронном архиве соответствуют работам в архивах традиционных документов. Специфика работ определяется спецификой хранящихся в архиве документов. Задачей электронных архивов является обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.
Основными архивными технологиями хранения электронных документовявляются:
ü системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа);
ü ведение подробного протокола доступа к документам;
ü хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, и др.);
ü сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов;
ü обязательное описание документа в архивной базе данных;
ü полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка);
ü связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук);
ü универсальный формат представления электронных документов. Основные направления совершенствования электронных архивов:
ü разработка принципов хранения информации;
ü защита информации;
ü активизация вторичного использования информации;
ü стандартизация критериев описания данных;
ü оценка стоимости создания и архивирования документов;
ü регулирование отношений между архивом и создателем документов;
ü реализация информационных услуг и исследовательских проектов.
В электронном архиве должны обеспечиваться:
ü защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;
ü возможность предоставления пользователям доступа к документам;
ü возможность подтверждения подлинности документов;
ü возможность предоставления документов в виде бумажной копии.