Основные приемы работы в Excel ведение рабочей книги. Упражнение 1. Запуск программы Excel Рис. 1 Рабочее поле Excel 5.0 1 - окно документа 2 - табличный курсор 3 - меню команд 4 - панели инструментов 5 - строка ввода и редактирования 6 - строка состояния 7 - номер листа Запуск программы Ехсе1 осуществляется в два этапа 1. запуск среды Windows 2. запуск табличного процессора Ехсе1. После включения компьютера в командной строке появится приглашение DOS С Для запуска Windows надо набрать на клавиатуре WIN и нажать Enter. После некоторой паузы появится окно Диспетчера Программ среды Windows.
Для запуска Ехсе1 необходимо открыть групповое окно Microsoft Office а затем установить указатель мыши на пиктограмму Microsoft Ехсe1 и дважды щелкнуть левой клавишей мыши. Примечание.
Предложенный способ запуска программы сработает только в том случае, если в файле Autoexec.bat в команде РАТH указан путь к каталогу Windows.
Если этого нет, то запуск программы Ехсе1 производится аналогичным способом, но из каталога Windows. Рис. 2 Меню, управляющее видом рабочего поля Упражнение 2. Изменение вида экрана программы Excel 3адание 1. Отключить строку состояния 1. подвести указатель мыши к команде Вид из меню команд щелкнуть левой клавишей мыши раскрывшемся меню рис. 2 подвести указатель мыши к пункту Строка состояния 6 и щелкнуть левой клавишей мыши. Задание 2. Включить строку состояния 1. подвести указатель мыши к команде Вид из меню команд 2. щелкнуть левой клавишей мыши. Раскрывшееся меню изменило свой вид пункт Строка состояния не помечен галочкой 3. установить указатель мыши на пункт Строка состояния и щелкнуть левой клавишей мыши. Задание 3. Отключить панель инструментов форматирования 1. подвести указатель мыши к команде Вид из меню команд 2. щелкнуть левой клавишей мыши 3. в раскрывшемся меню подвести указатель мыши к пункту Панели инструментов и щелкнуть левой клавишей мыши. На экране появится окно Панели инструментов рис. 3 4. подвести указатель к пункту Форматирование и щелкнуть левой клавишей мыши. 5. Таким образом вы отключите флажок в виде крестика 6. щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке ОК. Если вы являетесь начинающим пользователем, то большую помощь в работе может оказать Мастер подсказок, который изображается электрической лампочкой на панели стандартных инструментов.
Если Мастер подсказок активен, то в верхней части экрана появляется окно, в котором можно получить полезный совет. 3адание 4. Активизировать Мастер подсказок. 1-й способ.
Подогнать указатель мыши к панели стандартных инструментов щелкнуть один раз левой клавишей мыши на изображении лампочки. 2-u способ.
Если панель стандартных инструментов отключена, то подогнать указатель мыши к пункту Вид из меню команд и щелкнуть левой клавишей мыши выбрать пункт Панели инструментов, щелкнув левой клавишей мыши с помощью щелчка мыши установить флажок в виде крестика перед названиями Стандартная и Мастер подсказок щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке ОК. Примечание.
Если в текущем сеансе работы был изменен вид экрана программы Excel, то он будет сохранен до следующего сеанса. Вот почему важно научиться управлять видом экрана. Далее мы ч вами научимся вводить и редактировать данные. Рис. 3 Окно Панели инструментов Данные. Ввод и редактирование данных Все данные таблицы размещаются в ячейках. Содержимым ячейки электронной таблицы может быть текст, числовое значение или формула.
Табличный процессор должен знать, какого типа данные хранятся в конкретной ячейке таблицы для того, чтобы правильно интерпретировать ее содержимое. Текст и числа рассматриваются как константы, потому что изменить их можно только редактированием соответствующих ячеек. Формулы же автоматически пересчитывают свои значения, как только хотя бы один их аргумент был изменен. Текст. Программа Excel воспринимает как текст любую введенную строку, которая не похожа ни на число, ни на формулу.
Если вы вставите пробел в строку, которая без него была бы числом, то она будет восприниматься как текст. После ввода текстовые данные автоматически выравниваются по левой границе ячейки. Числовые константы. Числовые значения, используемые в табличном процессоре Excel, разделяются на целые, вещественные. даты, время. Вещественные константы можно записывать в форме с фиксированной точкой и в форме с плавающей точкой. Запись числа с фиксированной точкой предполагает, что число содержит целую и дробную части, разделенные десятичной запятой.
При записи числа в экспоненциальной форме сначала записывается мантисса, затем - латинская буква Е прописная или строчная, после нее - порядок. Мантисса может быть записана как целая константа или константа с фиксированной точкой, а порядок - только как целая константа. Числовая константа в экспоненциальной форме трактуется как мантисса, умноженная на 10 в степени, равной порядку.
Например, числа 0,00001 и 1О могут быть записаны следующим образом 1е-5 или О.1е-4 и 1е6 или IE6 соответственно. Чтобы ввести отрицательное значение, надо поставить знак и минус перед числом или заключить вводимое число в круглые скобки. Даты и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа. Это объясняется тем, что в дальнейшем дата и время могут быть использованы в качестве аргументов для формул. Программа Excel распознает следующие форматы для даты 160696, 16.06.96, 16июня96, 16 июня 96, что означает 16 июня 1996 года форматы для времени 1210 или 121004. После ввода числовые данные выравниваются по правой границе ячейки. Формулы.
Перед первым символом формулы обязательно ставится знак знак равенства. Формулы, занесенные в ячейки табличного процессора, представляют собой арифметические или логические выражения. Арифметические выражения могут содержать круглые скобки, знаки арифметических операций, стандартные встроенные функции. Например SORTB4-2-4B3B2 SINCI2. Нет необходимости запоминать все встроенные функции. При вводе формул большую помощь окажет Мастер функций, вызов которого осуществляется нажатием комбинации клавиш ShilftF3, либо кнопкой Fxна панели стандартных инструментов.
Наибольший интерес представляют функции, аргументом которых является не одна ячейка, а диапазон ячеек. Диапазон - это множество ячеек, образующих в таблице область прямоугольной формы. Диапазон задается адресом ячейки, стоящей в левом верхнем углу, и адресом правого нижнего угла области, разделенных двоеточием.
Например А2В12. Логические выражения строятся с помощью операций отношения и логических операций логическое И, логическое ИЛИ. логическое отрицание НЕ. Например ИА1 10.А1 1 ИЛИВ1 15,В1 25 НЕС1 0. С помощью логических выражений, в частности, задаются условия, проверку которых осуществляет условная функция ЕСЛИусловие, выражение, выражение. Если условие истинно, то вычисляется выражением и его значение высвечивается в ячейке. содержащей условную функцию.
В противном случае вычисляется и высвечивается значение выражения. 4 Структура документа, скрытие данных Трехмерные документы блокноты, папки - одно из важнейших новшеств программы Excel версии 5.0, позволяющее значительно упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе.
В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов. Скрытие данных - это преимущество новых документов особенно проявляется при связывании данных в таблицах. В предыдущей версии программы в случае, если нужно было использовать результат из какой-либо ячейки другой таблицы, приходилось открывать соответствующий файл и считывать нужную информацию. Теперь при установлении информационных связей между таблицами одного документа не нужно ничего открывать, т.к. все таблицы находятся в одном файле.
Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в Excel 5.0 Вам нужно открыть только один файл. Для введения пароля необходимо вызвать директивe Save As из меню File. В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке Options. Появляется диалоговое окно Save Options.
В поле ввода Protection Password этого окна можно указать свой персональный пароль, тогда при каждом вызове этого файла программа будет запрашивать пароль. При вводе пароля на экране вместо букв появляются звездочки. После закрытия окна Save Options открывается окно Confirm Password, в котором нужно подтвердить пароль. Если записать пароль в поле ввода Write Reservation Password, то перед открытием этого файла появится диалоговое окно, в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read Only. В последнем случае файл можно просматривать, но нельзя записать его на диск под тем же именем.
При первом сохранении файла директивой Save As открывается диалоговое окно Summary Info. В этом окне пользователь может заполнить поля ввода Title, Subject и Keywords. В поле Author по умолчанию указывается информация, полученная программой при инсталляции, но пользователь может записать в нем свое имя. В поле ввода Comments можно поместить соответствующие комментарии. Если комментарии не умещаются в отведенном поле экрана, то на правом крае поля комментариев появляются линейки прокрутки для их просмотра.
Закрывается информационное окно щелчком по кнопке OK. 5 Формулы в Excel, использование функций Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства, чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста.
После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции. В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы сложение - вычитание умножение деление. Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла.
Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице. Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу. Ввод формул. Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст выравнивается по левому краю, либо как числовое значение выравнивается по правому краю. Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства. Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 - число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу А1В1 и нажать Enter. Ввод формул можно существенно упростить, используя маленький трюк. После ввода знака равенства следует просто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.
Сложные формулы.
Применение сложных формул продемонстрируем на примере. BCDE10РАБОТАВРЕМЯЦЕНАСУММА11Настройка клавиатуры2 17.80 35.6012Обслуживание машин4 3.80 15.2013Подготовка формуляров8 1.56 12.48141516Сумма 63.2817НДС 15 9.49 Рис.1. В столбце С приведенной таблицы указано время в часах, затраченное на выполнение работы, в столбце D - стоимость одного часа работы, а в столбце Е - промежуточная сумма, которую надо заплатить за эту работу.
В ячейке Е16 нужно вычислить общую стоимость всех работ. Для этого туда надо записать следующую формулу Е12Е13Е14. Полученную сумму умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на добавленную стоимость, и результат поместите в ячейке Е17 Е160,15. Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате например, в ячейке Е19 надо сначала сложить промежуточные суммы, а затем результат умножить на 0,15. Формула должна иметь вид Е12Е13Е140,15. Конечно, можно было бы и просто просуммировать содержимое ячеек Е16 и Е17. Для сложения чисел можно также использовать функцию суммы SUM, тогда формула будет выглядеть следующим образом SumE12E140,15. Редактирование формул.
Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим редактирования, нажав клавишу F2 или выполнив двойной щелчок мышью.
В режиме редактирования в верхней части экрана под строкой пиктографического меню активизируется наборная строка, в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления. 6 Операторы Все математические функции описываются в программах с помощью специальных символов, называемых операторами. Полный список операторов дан в таблице. Оператор Функция Пример Арифметические операторы - 10 - сложение A11 - вычитание 4-С4 умножение A3X123 деление D3Q6 процент 10 Операторы связи диапазон СУММA1C10 объединение СУММA1A2A6 Текстовый оператор соединения соединение текстов Текстовый оператор соединения преднозначен для того, чтобы при создании образца документа не вносить, например, каждый раз вручную, даты - программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату. Функции Excel. Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами.
Простейшим примером выполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операции для демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций нужно будет вводить в формулу адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак плюс или минус.
В результате формула будет выглядеть следующим образом B1B2B3C4C5D2 Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому кажется что проще эту формулу было бы легче посчитать вручную. Чтобы быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задействовать функцию суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы или из Мастера функций, можно и вручную впечатать имя функции после знака равенства.
После имени функций надо открыть скобку, введите адреса областей и закройте скобку. В результате формула будет выглядеть следующим образом СУММB1B3C4C5D2 Если сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек. Запятой разделяются аргументы функций. Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов для функций целесообразно, поскольку оно, во первых, нагляднее, а во вторых, при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе.
Например нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по А4.Это можно записать так СУММА1А2А3А4 Или то же другим способом СУММА1А4 Создание диаграмм. Работать с электронными таблицами само по себе большое удовольствие, но если бы удалось превратить сухие столбцы чисел в наглядные диаграммы и графики. Такую возможность дает Excel. В Excel есть два различных способа сохранения в памяти диаграмм, составленных по вашим числовым данным это, во-первых, внедрнные диаграммы и, во-вторых, диаграммные страницы.
Внедрнные диаграммы представляют собой графики, наложенные на рабочую страницу и сохраняемые в этом же файле в диаграммных страницах создаются новые графические файлы. Создать внедренную диаграмму проще всего с помощью Мастера диаграмм, составляющего часть пакета Excel. Панель инструментов диаграмм. Диаграммы можно создавать не только с помощью Мастера диаграмм. Также это можно делать и другим способом -даже более быстро- с помощью панели инструментов Диаграмма.
Включить изображение этой панели на экране модно с помощью меню Вид - Панели инструментов. Пример Введм любые данные, на основе которых можно построить диаграмму. Выделяем данные и нажимаем на панели инструментов кнопку с изображением стрелки, направленной вниз, чтобы открыть список типов диаграмм. Выбрав тип диаграммы и задав в рабочем листе прямоугольник необходимого размера, запускаем мастер диаграмм.
Если нужно создать диаграмму на отдельном листе, то надо выбрать строку Диаграмма в поле Создать. После короткого диалога с Мастером диаграмм будет создан отдельный рабочий лист. 7