Концепция построения систем автоматизации документооборота. Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие.
Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы.
Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных.
Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным.
Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различия.
В данной работе представлено описание концепции, которую можно взять на вооружение компаниям, имеющим достаточный опыт автоматизации документооборота в организациях различных форм собственности.
Резервы повышения общей эффективности предприятия лежат в уменьшении стоимости хранения информации. За счет сокращения площадей, на которых хранится информация уничтожения малоэффективных бумажных документов более компактного хранения бумажных документов переноса бумажных архивов в более дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например за город увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. Существуют оценки, что до 90 времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых для работы документов.
Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной.
Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т. п сократить время на передачу документов между исполнителями. Кроме того, немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами - организация глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, позволяет защитить документы от несанкционированного доступа.
Кроме того, запись всех операций с документов позволяет восстановить всю историю действий с ними. 2.