Канцелярия и архив организации. Все документы, проходящие через канцелярию, попадают в архив организации, структура которого определяется текущими правилами ведения архивов рисунок 3 . Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за один год работы предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации.
Для больших дел вводятся несколько томов. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по атрибутам документов. Рисунок 3. Структура архива организации. Дела в архив передаются из канцелярии или отдельно по томам, или целиком по окончанию года. В любом случае в конце года дело закрывается.
При этом проверяются полный перечень документов в деле, их разбивка по томам. После этого готовится опись дел, в которой указывается список дел по их наименованием, количество томов в деле, количество страниц в каждом томе. После составления описи дел за конкретный год они поступают на хранение. Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки хранения документов в крупной организации 1, 3 года и 5, 10, 30, 50, 75 лет. После истечения срока хранения дело из архива предприятия передается на хранение в государственный архив.
Для частных компаний после истечения срока хранения дела уничтожаются. И тот и другой процесс оформляется соответствующими актами. Дела в архив или на уничтожения поступают как единое целое - в отличие от процесса формирования архивных дел, запускается соответствующая операция для всех томов дела. 5.2.