Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой. 7.4. Открытость Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой.
Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами. 8. Задачи, решаемые системами документооборота Спектр задач и соответственно необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать.
Жизненный цикл документа рисунок 4 состоит из двух основных стадий.
Рисунок 4. Жизненный цикл документа. 1. Стадия разработки документа, которая может включать собственно разработка содержания документа оформление документа утверждение документа. В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя. 2. Стадия опубликованного документа, которая может включать активный доступ архивный документ o краткосрочного хранения o долгосрочного хранения уничтожение документа.
Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.
В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеет дело архивная система, архивы подразделяются на следующие типы Статические архивы документов либо просто архивы - системы, которые имеют дело только с опубликованными документами. Динамические архивы документов либо системы управления документами - системы, имеющие дело как с опубликованными документами, так и с теми, которые находятся в разработке. 8.1.