О стандартах. Как и любая область человеческой деятельности, сфера документооборота не могла избежать всеобщего веяния стандартизации и имеет свои проблемы.
Проблема 1. Архивная система должна быть интегрирована с приложениями, в которых порождаются различные электронные документы. Желательно, чтобы эта интеграция была прозрачной для пользователя, который работал бы с архивной системой напрямую, минуя обращения к файловой системе. Следовательно, диалоги операций с файловой системой должны быть заменены на диалоги работы с архивной системой.
Единственным решением удовлетворить как производителей приложений, так и производителей архивный систем является выработка единого стандарта взаимодействия между системами такого класса. Этой цели достигла первая версия стандарта ODMA Open Document Management API . На сегодняшний день данный интерфейс поддерживается следующими производителями архивных систем PC DOCS, Saros, Novell Soft Solutions , Watermark, Documentum и со стороны производителей приложений компаниями Corel Corel WordPerfect Suite и Microsoft Office 97 . Проблема 2. Иногда предприятие использует одновременно несколько систем управления документами.
В качестве примера можно привести транснациональную и многопрофильную корпорацию DuPont. В подразделениях, которые ведут разработку новых химических продуктов, исторически используют Documentum новые подразделения остановили свой выбор на DOCS Open, как на более дешевом решении в расчете на одного пользователя. Соответственно возникает проблема, как пользователю с одного рабочего места иметь доступ к нескольким архивным серверам для поиска документов.
Для обеспечения совместной работы нескольких архивных серверов предназначен стандарт ODMA версия 2. Впервые такая совместная работа серверов DOCS Open и Documentum была продемонстрирована в середине 1996 года. Проблема 3. Аналогичная проблеме 2, но для систем класса workflow. Выработкой стандарта для совместной работы workflow-систем от различных производителей занимается некоммерческая организация WorkFlow Coalition, а выработанная ею спецификация носит название Workflow Coalition API. В середине 1996 года была показана совместная работа систем от семи производителей. Проблема 4. При работе с образами документов важна унификация используемых форматов.
В качестве единого формата для черно-белых образов документов был принят формат TIFF GROUP IV. Для электронных документов другого типа стандартизация не достигла значительного прогресса вследствие разнообразия типов приложений, порождающих электронные документы.
Для распространения электронных документов принят формат, разработанный компанией Adobe PDF. 10. Модель документооборота Определенные ранее направления автоматизации документооборота поддержка фактографической информации, возможность работы с полнотекстовыми документами, поддержка регламента хождения документов, определяют трехмерное пространство свойств рисунок 6 , где по некоторой траектории движется любой программный продукт данного класса, проходя различные стадии в своем развитии.
Рисунок 6. Модель документооборота. Первая ось F характеризует уровень организации хранения фактографической информации, которая привязана к специфике конкретного рода деятельности компании или организации. Например при закупке материальных ценностей происходит оформление товарно-сопроводительных документов накладных, приемо-передаточных актов, приходных складских ордеров и т.д регистрируемых в качестве операционных документов, атрибутика которых очень важна для принятия управленческих решений.
Информация из операционных документов используется при сложной аналитической и синтетической обработке, и, в частном случае, может быть получена пользователем через систему отчетов. Вторая ось D - полнотекстовые документы, отражает необходимость организации взаимодействия формирование и передача товаров, услуг или информации как внутри корпорации так и вне ее. В этих документах наряду с фактографической информацией содержится слобо структурированная информация, не подлежащая автоматизированной аналитической обработке, такая, например, как форс-мажерные факторы и порядок предъявления претензий при нарушении условий договора.
Все взаимоотношения между субъектами бизнеса сопровождаются документами, которые становятся осязаемым отражением результата взаимодействия. Третья ось R вносит в пространство документооборота третье измерение - регламент процессов прохождения документов, а именно описание того какие процедуры, когда и как должны выполняться.
Основа для позиционирования относительно данной оси - набор формальных признаков атрибутов и перечень выполнения операций. Точка в пространстве F, D, R определяет состояние системы документооборота и имеет координаты f, d,r, где f, d и r принадлежат множествам F,D и R, соответственно. Положение этой точки зависит от уровня развития и стадии внедрения системы документооборота на предприятии, а также от его специфики и самих масштабов бизнеса.
Представив модель документооборота именно таким образом, можно, например, зная текущее положение дел с организацией делопроизводства на каждом конкретном предприятии, четко представить, в каких направлениях нужно двигаться дальше, чего недостает в текущий момент и каким образом органично использовать уже существующие системы автоматизации. Например, в одном из банков был накоплен большой массив фактографических данных, для обработки которых использовалась современная СУБД, развернутая на мощных, отказоустойчивых серверах - все, казалось бы, должно быть отлично.
Однако при работе с внутренними документами наблюдалось дублирование информации возникали ситуации, когда никто вроде бы и не виноват, а банк время от времени лишается выгодных клиентов. Причина в том, что точка, отражающая положение системы документооборота для этой организации, имела достаточно большие координаты по оси F и, возможно, по оси D , однако значение координаты по оси R было близко к нулю. Конкретным решением в этом случае может быть рассмотрение вопроса о внедрении системы управления регламентом.
При этом не надо пока заботится о СУБД ось F или электронных архивах ось D - речь идет только об изменении значения координат по оси R . В общем случае, как уже отмечалось, процесс автоматизации делопроизводства на предприятии можно представить в виде кривой в трехмерном пространстве координат F,D,R. Причем, чем круче эта кривая, тем быстрее идет процесс модернизации, а чем больше значения всех трех координат - тем выше уровень автоматизации на корпорации и, как следствие, тем меньше у нее проблем с организацией своей собственной деятельности.
Работоспособна ли данная модель для задания пространства развития неавтоматизированной системы управления документооборотом? Да. Единственно, что в этом случае решается задача не облегчения рутинного труда по перемещению документов, их поиску и регистрации, а упорядочения всей системы документооборота. Новое качество, с которым сегодня ассоциируется возросший интерес к системам электронного документооборота, связано с использованием инструментальных систем, предназначенных для хранения, регистрации, поиска документов, а также для управления регламентом.
Чаще ошибочно под новым качеством сегодня понимается простое внедрение отличной от ранее используемой технологии работы с документами, например локальной сети вместо дискет, переносимых с одного компьютера на другой. Вряд ли в этом случае уместно говорить о новом качестве управления предприятием.
Кстати, уже упомянутый пример ручной работы режимных служб почтовых ящиков, прекрасно вписывается в предложенную модель документооборота, а точка, отражающая его состояние, будет иметь координаты 1,1,1 - все равномерно, единственное, что отсутствует - компьютеризация. 10.1.