Один пример из жизни предприятия. Два завода отгружают продукцию друг другу, например, руду вагонами.
От поставщика приходят счета фактуры, которые попадают в канцелярию потребителя, откуда направляются по двум адресам бюро цен и финансово-расчетная группа. Первые проверяют корректность цен, с тем, чтобы поставщик не завысил цену, ставят свою отметку и пересылают счета в отдел материально-технического снабжения МТС для уведомления. Вторые делают запись в реестре о передаче счета в МТС и его оплате.
Даже в такой простой схеме в результате обследования была выявлена черная дыра, через которую уходили значительные средства потребителя. Отдел МТС сопоставляет суммы, полученные от финансово-расчетной группы с объемами руды, фактически пришедшей в вагоне от поставщика. Как правило цифры отличаются если реальный показатель не меньше данных, указанных в счетах, то все подтверждается и сделка завершена, если меньше, то, тем не менее счета оплачивают, но выставляют претензии на фактически недопоставленный объем сырья.
Далее в дело вступает юридический отдел, который оформляет претензии и переправляет их поставщику. В итоге, все отделы свою работу выполнили, однако на вопрос проходила ли реально доплата или допоставка по претензиям ответа никто дать не смог. Ни одна из служб не отслеживала факт получения ответа от поставщика и оплаты претензий. В контексте предложенной модели для данного случая точка, описывающая положение системы документооборота предприятия была очень близко расположена к нулю по осям Фактография и Регламент. Иногда, правда, факт недостачи обнаруживался - тогда начинало действовать координационное бюро, цель которого - проводить сверки счетов поставщика и потребителя.
Нетрудно видеть, что работа этого лишнего подразделения отнимает массу времени, отвлекает от работы другие подразделения, требует больших затрат на командировки. Всего этого можно избежать, если построить систему автоматизации на модели, где учитывалось бы вся необходимая фактография, а достаточно высокое значение координаты по осям F и D позволяло бы автоматически обнаруживать дырки в регламенте, а также организовывать проверки и контроль без аврала и привлечения дополнительных ресурсов. 11.