Пример построения документооборота на основе программы Staffware. Электронный документооборот, реализуемый с помощью программных систем класса workflow представляет собой автоматизированный процесс управления передачей документов, информации или рабочих заданий между сотрудниками или их группами внутри организации.
Системы данного класса не только регламентируют правила, маршруты и расписание движения документов но и представляют собой технологию, позволяющую перевести теоретические выводы BPR Business Process Re-design в практическую плоскость, причем достаточно быстро и при минимальных первоначальных затратах.
Для того чтобы оценить важность и актуальность работ по автоматизации документооборота достаточно взглянуть на некоторые цифры.
Рынок систем класса workflow ежегодного растет на 30-35 , а по данным компании Delphi Consulting в 2000 году стоимость этого рынка оценивалась в 5.34 млрд. долл. Около 80 крупных организаций и корпораций начали проводить у себя работы в направлении автоматизации документооборота, причем в 1999 году уже 65 всех более-менее крупных компаний имели на вооружении системы класса workflow. По мнению ряда аналитиков к 2001 году пользователи будут расходовать на мероприятия, связанные с автоматизацией делопроизводства до 7 млрд. долл. в год. Сегодня эта цифра составляет 4 млрд. долл. Рынок программных средств достаточно быстро отреагировал на актуальность проведения процесса автоматизации делопроизводства для бизнеса - сегодня имеется около десятка инструментальных систем, позволяющих заказчикам самостоятельно или с помощью консалтинговых компаний провести у себя на предприятии внедрение электронного документооборота.
Типичным представителем таких систем, является пакет Staffware компании Stawffare plc вобравший в себя современные достижения автоматизации делопроизводства и занимающий сегодня почти половину европейского рынка среди продуктов такого класса. Пакет работает на 12 языках в 50 странах мира. Независимо от того, какая именно программа из класса workflow используется для автоматизации делопроизводства ее функционирование начинается с описания бизнес процессов, происходящих на конкретном предприятии, задания регламента их взаимодействия, моделирующего реальную производственную обстановку, отладки и, наконец, собственно работы с реальными потоками документов.
По мнению некоторых аналитиков, одной из сильных сторон Staffware является инструмент, с помощью которого можно описать самые, казалось бы, сложные и запутанные бизнес-процедуры.
Учитывая, что предприятие заказчика - это не застывшее раз и навсегда образование, а постоянно действующий организм, развитие которого подразумевает изменение бизнес-процедур, смену аппаратной и программной платформы, появление новых средств автоматизации для архитектуры системы Staffware были предложены адекватные решения. 11.1. Архитектура StaffwareВ основу архитектуры системы были положены три принципа независимость, открытость и интегрированность.
С появлением Internet intranet все эти принципы получили еще одно измерение - WWWW World Wide Web Workflow как аппарат работы с глобальными компьютерными сетями, используемыми сегодня для управления корпорациями. Как и большинство современных программных комплексов, пакет использует парадигму клиент сервер, позволяя строить как одноузловые конфигурации, например Unix-сервер, вокруг которого размещается множество рабочих мест Windows, NT, OS 2, удаленный терминал типа VT100, Macintosh, так и многоузловые, содержащие несколько серверов, работающих под управлением ОС Unix или NT и оперирующих своим подмножеством клиентов.
Клиентский компонент Staffware имеет пользовательский интерфейс, настроенный на конкретную прикладную область и отражающий очередь рабочих заданий сотрудника компании или организации. Данный интерфейс - своеобразное окно в систему электронного документооборота, он может интегрироваться с широким спектром программных продуктов текстовые процессоры, офисные системы управления делопроизводства, различного рода записные книжки, блокноты и т.п. Связь между клиентом и сервером осуществляется при помощи механизма удаленного вызова процедур RPC , позволяющего одной программе использовать сервис другой.
С точки зрения клиента и сервера логическое взаимодействие осуществляется на локальном уровне, реально же сервер располагается обычно на другой аппаратной платформе, а взаимодействие осуществляется по протоколу TCP IP. На рисунке 10 представлена диаграмма организации взаимодействия, принятая в системе Staffware.
Рисунок 10. Диаграмма организации взаимодействия в системе Staffware. Кроме коммуникационного слоя TCP IP и sockets, UUCP, NFS, X.400 , система Staffware имеет несколько слоев, содержащих функциональные зоны, в совокупности реализующие три основных компонента системы представление информации, реализация логики конкретного приложения и доступ к данным.
Слой пользовательского интерфейса предназначен для удовлетворения всех специфических для конкретной прикладной области запросов оператора, работающего с системой оформление экрана, организация ввода запросов и получение ответов. Прикладной слой обеспечивает интерфейс с системой workflow и призван экранировать пользователя от конкретных деталей работы с данными, получаемыми от сервера инициация рабочей сессии, запуск и удаление процессов, управление очередями заданий и т.п. Файловый интерфейс обеспечивает прозрачный доступ к данным со стороны прикладного интерфейса выборка логических записей из базы данных, их конвертирование в специфическую для каждой конкретной СУБД форму, а также ряд других операций, призванных экранировать все вышележащие слои от конкретных особенностей используемых систем хранения данных. Данная организация позволяет реализовать принцип естественного отбора без нарушения работы всей системы электронного документооборота корпорации заказчика и существующей инфраструктуры проводить модернизацию аппаратного и программного обеспечения, выбирая оптимальные решения.
Кроме независимости от сетевой, аппаратной, программной технологии, а также от типа СУБД, эта архитектура обеспечивает возможность постепенного масштабирования, начиная от индивидуальных рабочих мест, к рабочим группам и далее до масштабов отделений корпорации, разбросанных по всему миру. 11.2.