Что такое документооборот. Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обособленная часть информации представленная на определенном носителе. Как правило, документы различаются по типам носителей информации, рисунок 2 . И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей. Если не говорить о клинописи на камне, надписях на заборах и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителей информации.
Рисунок 2. Типы документов и их взаимодействие. Бумага. Микрофиши практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа, но занимают меньше места до 72 страниц на одной микрофише, соответственно меньше стоимость копирования информации могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети. Электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.
Очевидно, что один и тот же документ может существовать в различных ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой. Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами. 4.1.