Построение и оформление диаграмм

Построение и оформление диаграмм. Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм.

В пятую версию Excel включен новый Конструктор диаграмм, который позволяет создавать диаграммы презентационного качества. Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel 5.0 появился новый тип трехмерных диаграмм - так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии.

Диаграмму модно расположить рядом с таблицей или разместить ее на отдельном рабочем листе. Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Конструктора диаграмм.

Построение диаграмм. Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите Конструктор диаграмм ChartWizard, щелкнув на основной панели по 17-й пиктограмме. Конструктор диаграмм будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы Конструктора. Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма.

Для этого щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте образовавшуюся после щелчка пунктирную рамке из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в меню Insert подменю Chart и выберите в нем директиву As New Sheet. После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за пять шагов нужно построить диаграмму. Но сначала нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе которой строится диаграмма.

Для этого на первом шаге промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк и столбцов. Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке Next и выберите из предложенных образцов тип и вид диаграммы соответственно. На четвертом шаге Конструктор предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На последнем пятом шаге остается только задать имя диаграммы, ее легенду т.е. соответствие между столбцами диаграммы и табличными данными, а также указать надписи на осях диаграммы.

В заключении щелкните по командной кнопке Finish, и диаграмма появится в указанной области рабочего листа. Типы диаграмм. Тип диаграммы можно задать тремя различными способами. Первый способ описан в разделе 5.1. Второй способ связан с входом в режим редактирования диаграммы, который включается двойным щелчком левой кнопки мыши внутри рамки диаграммы. Тогда в меню Format появится директива Chart Type. Вызовите эту директиву и в открывшемся диалоговом окне выберите подходящий тип диаграммы.

Однако проще всего воспользоваться графическим меню. Щелкните правой кнопкой мыши в области пиктографической панели и в открывшемся меню вызовите директиву Chart. В верхней части экрана справа появится маленькое графическое меню. Первая пиктограмма этого меню определяет тип диаграммы. После щелчка по стрелке, которая находится рядом с этой пиктограммой, перед Вами откроется список, содержащий все типы диаграмм.

Надписи на осях. Если Вы не сделали заголовка диаграммы и надписей на осях на пятом шаге работы с Конструктором, то сделайте это сейчас. Для этого вызовите директиву Titles из меню Insert. В открывшемся диалоговом окне нужно указать место для надписей, которые Вы хотите ввести. Чтобы ввести надпись, нужно включить опциональные кнопки Chart Title, Value Y Axis и Category X Axis. Для трехмерных диаграмм появляется еще одна кнопка для надписей на третьей оси. После щелчка по кнопке Value Y Axis на диаграмме появляется текстовая рамка, в которой находится буква Y. Эту букву можно обычным образом заменить любым текстом.

Чтобы завершить ввод, нужно щелкнуть кнопкой мыши. На диаграмме появится текст, который можно редактировать и форматировать обычным образом. Для этого нужно лишь щелкнуть по нему мышью, чтобы появилась текстовая рамка. Дополнительные объекты. В меню Insert расположены директивы, которые позволяют придать диаграмме более привлекательный вид. В частности, здесь есть директива Picture, которая импортирует рисунки в стандартных графических форматах BMP, PCX и т.д После вызова этой директивы открывается окно загрузки графического файла.

На диаграмме появляется выбранный рисунок, заключенный в рамку. Эту рамку можно перемещать по диаграмме с помощью мыши и изменять ее размер. Кроме этого, Конструктор диаграмм предоставляет возможность вставить в диаграмму дополнительный текст, который будет привлекать внимание к отдельным частям диаграммы.

Для вставки текста нужно ввести его с клавиатуры в наборную строку и нажать клавишу ввода Enter. Тогда в центре диаграммы появится текстовая рамка, которой можно придать с помощью мыши соответствующий размер, а затем перенести ее в нужное место на диаграмме. Рисунок на диаграмме можно нарисовать вручную с помощью пиктографической панели Drawing, на которой есть все необходимые инструменты. Вызвать эту панель можно через меню правой кнопки мыши или директивой Toolbars из меню View. Актуализация диаграмм.

Если Вы внесете изменения в ту часть таблицы, по которой строилась диаграмма, то программа Excel автоматически модифицирует диаграмму. Если же Вы добавили в таблицу новую строку или столбец, то действуйте следующим образом. Промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с помощью мыши на диаграмму. Для этого поставьте указатель мыши на границу маркированной области и, не отпуская левой кнопки мыши, переместите ее на диаграмму. Как только Вы отпустите кнопку мыши, диаграмма будет изменена актуализирована. Эта техника получила в корпорации Microsoft название Drag Drop или Drag Plot. Если диаграмма расположена на отдельном рабочем листе, то для ее актуализации можно использовать директиву New Data из меню Insert.

В диалоговом окне этой директивы нужно указать область таблицы, которая была добавлена. Для этого либо промаркируйте эту область, либо укажите ее адрес. Закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK, и программа внесет в диаграмму соответствующие изменения.

Если Вы неудовлетворены результатом актуализации диаграммы, то отмените ее директивой Undo из меню Edit. 7.6. Функции Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями. Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции.

Он позволяет построить и вычислить большинство функций за два шага. В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя в противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Конструктор функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее аргументами.

Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов. Конструктор функций. Промаркируйте ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по 14-й пиктограмме Конструктора функций со значком fx откройте диалоговое окно Конструктора. В левом поле этого окна перечислены категории функций, а в правом - функции, соответствующие выбранной категории.

Для того чтобы увидеть все функции, следует щелкнуть мышью по опции All в поле категорий. Щелкните мышью по названию нужной Вам функции, тогда название функции появится в отдельной строке вместе с кратким описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге работы с Конструктором. Чтобы перейти к нему, щелкните по командной кнопке Next. На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции. Конструктор различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные опциональные аргументы.

Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора. При работе с Конструктором всегда можно вернуться к первому шагу, щелкнув по командной кнопке Back, и выбрать другую функцию.

Если все аргументы функции были указаны правильно, в правом верхнем поле Value появляется результат вычисления этой функции, который будет помещен в таблицу. Щелкните по командной кнопке Finish, чтобы закрыть окно Конструктора функций. После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка останется маркированной. В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами. Редактирование функций. Щелкните мышью по ячейке, где находится функция. Затем щелчком по пиктограмме Конструктор функций откройте диалоговое окно Editing Function.

В этом окне дается название функции, приводится ее краткое описание и перечисляются ее аргументы. Для того чтобы изменить содержимое поля, где находятся аргументы, следует либо непосредственно внести новые адреса, либо промаркировать соответствующую группу ячеек. После окончания редактирования следует щелкнуть по командной кнопке Finish. После щелчка по ячейке, где находится функция, в наборной строке появится текст функции, содержащей значения аргументов.

Поэтому редактирование можно выполнить непосредственно в наборной строке, не обращаясь к Конструктору функций. Для этого нужно щелкнуть мышью в той позиции наборной строки, где необходимо исправить ошибку. Слева от строки появятся три командные кнопки со значком X, галочкой и fx. В той позиции, где был выполнен щелчок, появится мерцающий текстовый курсор. С этой позиции можно вводить новые символы с клавиатуры.

Щелчок по пиктограмме с крестиком отменяет все произведенные изменения, так что содержимое ячейки остается без изменения. Щелчок по пиктограмме с галочкой подтверждает изменение, и в ячейке появляется новое значение. Вычисление суммы. Промаркируйте ячейку, где должна располагаться сумма, и щелкните мышью по 13-й пиктограмме сложения. В наборной строке появится знак равенства и слово SUM , за которым в скобках обычно следует адрес некоторой области, которую программа предлагает после анализа близлежащих ячеек в качестве области суммирования.

Если Excel угадала правильно, щелкните по пиктограмме с галочкой. В противном случае промаркируйте группу ячеек, которые нужно сложить. Можно промаркировать несколько несмежных групп ячеек, используя клавишу Ctrl. Эту клавишу нужно удерживать в нажатом состоянии до тех пор, пока все группы не будут промаркированы. Адреса групп можно ввести с клавиатуры. В этом случае нужно помнить, что адреса начальной и конечной ячеек группы разделяются двоеточием, а адреса различных групп - запятой или точкой с запятой, в зависимости от установки опций International в среде Windows. Кроме этого в формулу можно ввести и числовые слагаемые. После этого щелкните по пиктограмме с галочкой, чтобы вычислить сумму Вычисление среднего значения.

Промаркируйте ячейку, где должно располагаться среднее значение, и щелкните по пиктограмме Конструктора функций. Откроется диалоговое окно Конструктора. В левом поле этого окна выберите категорию Statistical, а в правом поле щелкните по названию функции AVERAGE. Затем щелчком по командной кнопке Next перейдите ко второму шагу работы с Конструктором.

На втором шаге нужно указать аргументы этой функции. Здесь также для маркировки можно либо использовать мышь в сочетании с клавишей Ctrl, либо вводить адрес с клавиатуры. В заключение нужно закрыть окно Конструктора функций щелчком по командной кнопке Finish, после чего в таблице появится среднее значение. Вычисление величины линейной амортизации.

Для вычисления величины линейной амортизации какого-либо оборудования например, станка нужно знать его покупную стоимость, продолжительность эксплуатации и остаточную стоимость. Предположим, что эта информация уже внесена в таблицу. Промаркируйте ячейку, где будет находиться значение линейной амортизации, и вызовите Конструктор функций. На первом шаге выберите категорию Financial. В правом поле щелкните по аббревиатуре SLN функция линейной амортизации. Конструктор выдаст краткое описание этой функции.

Затем щелкните по командной кнопке Next. На экране появится второе диалоговое окно Конструктора функций. В этом окне укажите аргументы функции. Закончив ввод аргументов, щелкните по командной кнопке Finish. После этого в указанной ячейке таблицы появится значение линейной амортизации. Комбинирование функций. Первую функцию в формуле можно задать с помощью Конструктора функций. Затем активизируйте наборную строку и введите с клавиатуры знак арифметической операции, которая связывает функции.

Для ввода второй функции также запустите Конструктор функций непосредственно из наборной строки пиктограмма со значком fx. Таким образом можно связать друг с другом произвольное число функций. Функции могут связываться оператором композиции, когда одна внутренняя функция является аргументом другой внешней функции. Для образования композиции введите обычным образом внешнюю функцию и промаркируйте ячейку, где она расположена. Затем активизируйте наборную строку и щелкните в ней по аргументу, вместо которого должна быть вставлена внутренняя функция. После этого запустите Конструктор функций и выберите внутреннюю функцию.

Этот процесс нужно повторить для каждой внутренней функции, если вложений несколько. При этом следует помнить, что аргументы функций отделяются друг от друга запятой. Таким образом, аргументами функций могут быть числа, отдельные ячейки, группы ячеек и другие функции. Текстовый режим индикации функций. В обычном режиме программа Excel вводит в таблицу результаты вычислений по формулам.

Можно изменить этот режим и ввести текстовый индикации отображения формул, нажав комбинацию клавиш Ctrl После этого на экране становятся видны не результаты вычислений, а тексты самих формул и функций. В этом режиме увеличивается ширина столбцов, чтобы можно было увидеть всю формулу и попытаться найти ошибку. Часто рабочий лист не помещается целиком на экране, что затрудняет поиск ошибок. Кроме того, довольно утомительно долгое время искать на мониторе причину ошибки.

Поэтому рекомендуется распечатывать таблицу в текстовом режиме. Для этого можно выбрать альбомную ориентацию листа, даже если сама таблица была сделана в расчете на портретную ориентацию. При альбомной ориентации на лист бумаги помещается таблица с очень широкими столбцами. 7.7. Обмен данными Обмен данными позволяет пользователю Excel импортировать в свои таблицы объекты из других прикладных программ и передавать экспортировать свои таблицы для встраивания в другие объекты.

Концепция обмена данными является одной из основных концепций среды Windows. Между объектами, которые обрабатываются различными прикладными программами, создаются информационные связи, например, между таблицами и текстами. Эти информационные связи реализованы динамически, например, копия таблицы, встроенная в текст, будет обновляться актуализироваться всякий раз, когда в ее оригинал вносятся изменения. К сожалению, не все прикладные программы поддерживают механизм обмена данными, но программа Excel относится здесь к лидерам.

Она поддерживает новейший стандарт в обмене данными, который называется OLE 2.0 Object Linking and Embedding. Импортирование рисунков в Excel. Переведите указатель ячеек в левый верхний угол свободной области рабочего листа и вызовите директиву Object из меню Insert. Программа Excel выдает список объектов, которые можно включить в таблицу и для которых в системе есть соответствующие программные обработки.

Содержание этого списка зависит от набора программ, которые были установлены в системе Windows. Выберите из списка объект Paintbrush Picture и щелкните по командной кнопке OK. После этого вызывается графический редактор Paintbrush, в котором можно сделать рисунок или выбрать готовый с помощью директивы Paste from из меню Edit. В диалоговом окне этой директивы выберите файл с нужным рисунком и загрузите его в окно редактора. Затем вызовите директиву Exit Return из меню File, чтобы выйти из графического редактора и вернуться в программу Excel. При выходе редактор спрашивает, создавать ли динамическую связь с этим рисунком.

Здесь следует ответить Yes. Тогда создается динамическая информационная связь в стандарте OLE между рисунком на рабочем листе и графическим редактором. Рисунок появляется на рабочем листе в указанном месте рядом с таблицей. Редактирование рисунков на рабочем листе. Дважды щелкните левой кнопкой мыши внутри рамки, в которой находится рисунок. После этого автоматически запускается графический редактор Paintbrush, поскольку у него с этим рисунком была установлена информационная связь. Теперь в рисунок можно внести изменения, используя средства, предоставляемые графическим редактором.

В заключение нужно вызвать директиву Exit Return из меню File, чтобы выйти из графического редактора и вернуться в программу Excel. При выходе редактор снова предлагает сохранить информационную связь. Здесь также нужно выбрать ответ Yes. После этого управление возвращается программе Excel, и измененный рисунок появляется в том же месте рядом с таблицей.

Включение таблицы в текст. Запустите программу Excel и промаркируйте таблицу, в которой находятся нужные данные. Затем щелкните на основной панели по 5-й пиктограмме. Программа Excel скопирует таблицу в буфер промежуточного хранения среды Windows. Завершите работу с программой Excel и вызовите текстовый редактор WinWord вместе со своим документом. Щелкните мышью в том месте текста, где нужно вставить таблицу.

Затем на основной пиктографической панели редактора щелкните по пиктограмме вставки из буфера в редакторе Word это 6-я пиктограмма, в Excel - 9-я. После этого таблица будет вставлена в текстовый документ. 7.8.