Быстрое вычисление сумм. Поскольку функция Суммирования довольно часто используется в Exel, ее кнопка вынесена на стандартную панель инструментов. Таким образом, чтобы просуммировать значения, можно просто щелкнуть по кнопке Автосуммирование.
Чтобы провести суммирование с помощью функции Автосумма, выполните следующее Выберите ячейку, в которой будет выведена сумма.
Постарайтесь, чтобы она находилась внизу столбца или справа от всех суммируемых ячеек.
Этим вы поможете Exel догадаться, какие ячейки нужно суммировать. Если автоматически выделились не те ячейки, которые необходимы, выделите ячейки вручную или щелкните в строке формул и введите в ней их адреса. Необходимо знать, что по умолчанию, при использовании кнопки Автосумма, производится, в автоматическом режиме, анализ электронной таблицы со следующим приоритетом в диапазон суммирования включаются данные поиска над активной ячейкой.
Если, тут же обнаружена пустая строка или строка с текстом, то поиск здесь прекращается и начинается в другом направлении продолжение поиска данных происходит слева от активной ячейки, до встречи с пустой строкой или строкой с текстом но если и слева, и над активной ячейкой нет данных для суммирования пустая строка или строка с текстом, то осуществляется поиск данных для суммирования над активной ячейкой, сколько не было бы пустых строк или строк с текстом.
Рассмотрим возможные методы суммирования на конкретном примере. На ниже лежащем рисунке приведен возможный вариант формирования электронной таблицы. Имеется некоторый Центр по продаже и обслуживанию персональных компьютеров. Кроме того, у этого Центра имеются семь филиалов. Центром и его филиалами за 1993-98 г.г. было реализовано ПК и услуг на определенные суммы, которые в виде данных внесены в соответствующие ячейки. Начнем суммирование в столбцах, т. е. по годам.
Столбец 1993 г. 1. Устанавливаем ячейку В21 в режим активной ячейки туда будет занесена сумма столбца 1993 г. 2. Запускаем режим Автосумма нажав соответствующую кнопку на панели инструментов 3. Производится поиск над ячейкой В21. Ячейка В20 пуста 4. Тогда осуществляется поиск слева от ячейки В21. Ячейка А21 с текстом 5. Осуществляется возврат к поиску над активной ячейкой. Определяется диапазон суммирования данных в ячейках В12В19 ячейка В11 не включается в суммирование, так как содержит текст г. 6. Автоматически найденная и вычисленная сумма данных ячеек В12В19 заносится в ячейку В21 Вычислим сумму данных следующего столбца.
Столбец 1994 г. 1. Определяем ячейку С21 как активную в не будет внесена сумма столбца 1994 г. 2. Запускаем режим Автосумма 3. Поиск над ячейкой С21. Ячейка С20 пуста 4. Поиск слева от ячейки С21. Ячейка В21 с данными, но только одна нечего суммировать 5. Возврат к поиску над активной ячейкой. Определяется диапазон суммирования данных в ячейках С12С19 ячейка С11 не включается в суммирование, так как содержит текст г. 6. Автоматически найденная и вычисленная сумма данных ячеек С12С19 заносится в ячейку С21. Столбец 1995 г. 1. Определяем ячейку D21 как активную в не будет внесена сумма столбца 1995 г. 2. Запускаем режим Автосумма 3. Поиск над ячейкой D21. Ячейка D20 пуста 4. Поиск слева от ячейки D21. Слева находятся две ячейки А21 и В21 с данными.
Они суммируются и результат заносится в ячейку В21. Стоп ОШИБКА Ведь нам необходима не сумма 21 строки, а сумма столбца D. Что делать Для решения этой задачи необходимо воспользоваться одним из следующих способов с помощью курсора мышки, активизировать все ячейки данного столбца D12D21. Нажать на кнопку Автосумма.
Результат вычисления будет занесен в ячейку D21. Напоминаю для активизации группы ячеек, необходимо установить курсор мышки в начальную ячейку и нажав на левую клавишу протянуть курсор до конечной ячейки, отпустив на ней клавишу активизировать все ячейки результатов вычислений B21G21, нажать кнопку Автосумма.
Результат вычисления столбцов будет занесен в соответствующие ячейки. Подсчет суммы строк не отличается, от подсчета суммы столбцов. Есть еще один способ подсчета суммы строк и столбцов. С помощью мышки активизируем все ячейки с данными, включая и ячейки результата вычислений их. Нажимаем кнопку Автосумма. Результат вычислений принимает вид представленный на рисунке Рационально сочетая все выше описанные способы суммирования, можно существенно снизить затраты времени на вычисления.
Кроме этого, ещ один совет оформляете правильно таблицу, это исключит многие ошибки при вычислениях, не считая удобочитаемости е. 15.4.