Обоснование экономической эффективности проекта. В последнее время вопросы экономической эффективности систем автоматизации все чаще и чаще поднимаются в прессе, в материалах специализированных сайтов в интернете и книгах.
Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации.
Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность.
На основе эмпирических данных путем экспертного анализа в сочетании с факторным можно достаточно точно оценить экономический эффект, но не будет останавливаться на математических выкладках, и попробуем выделить основные факторы, влияющие на экономический эффект. При рассмотрении вопросов о необходимости внедрения систем электронного документооборота мы выделили основные выгоды, которые получает организация от внедрения системы.
Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Так, например, если при обычном бумажном архиве сотруднику приходилось искать нужный документ около получаса то после внедрения системы Архив ему на это требуется около минуты, а если подсчитать какое количество раз за день или за неделю сотрудник обращается к архиву то экономическая выгода на лицо. Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые дала система автоматизации.
Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом - повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий это есть социальные последствия функционирования системы.
Если сравнить капитальные инвестиции затраты на создание и организацию функционирования системы и выгоду которую организация получит в процессе функционирования системы то становится предельно ясно что внедрение системы документооборота позволяет достичь колоссальный экономический эффект для организации. Вывод внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов.
Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения. Но на нашем примере видно, что это не всегда так, главное выбрать нужное направление. Заключение Железнодорожная отрасль существует почти 170 лет, и всегда она выполняла серьезные социальные и политические задачи, позволяя людям свободно передвигаться по просторам России.
По завершении дипломного проекта решены следующие задачи 37. Произведен анализ структуры организации, основных информационных потоков 38. Изучена работа автоматизированных элементов ИС 39. Исследована роль ЕА КАСУТР и АРМ в работе Отдела кадров по вопросам обработки документации и хранения информации. 40. Спроектирована автоматизированная информационная система электронного документооборота для отдела кадров предприятия ПМС . В настоящее время работа отделений ОАО Российские Железные Дороги все в большей мере опирается на автоматизированные компьютерные системы, как для учета информации, так и для совершения основных расчетных операций, обработки документации.
Создание АИС Архив предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а сотрудник выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке решений. Создание АИС Архив обеспечивает 41. Простоту, удобство, дружественность по отношению к пользователю 42. Простоту адаптации к конкретным функциям пользователя 43. Компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации 44. Высокую надежность 45. Сравнительно простую организацию технического обслуживания В АИС Архив все вышеперечисленные функции реализованы, автоматизированы режимы принятия решений по документам.
На сегодняшний день внедрение систем автоматизации является необходимым. Система автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект.
Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения. Стоимость системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному классу. Длительность процесса внедрения зависит от сложности системы и может составлять от одной недели до года и более. Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции.
Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.