Характеристика информационных потоков. Информационные потоки предприятия разделяются на внутренние и внешние. Внутренняя документация необходима для собственных нужд, она накапливается и при необходимости извлекается из архива для сверки каких либо показателей.
Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600 . В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего 3 вида Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки.
Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе. Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов запросы в сторонние организации типа Прошу дать справку по вопросу в срок до. Рис3. Рис.3 Запрос на сторонние организации.
Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия особенно если они территориально разнесены и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие.
В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию. Рассмотрим основные информационные потоки, происходящие при работе отдела кадров в ПМС. Начальник отдел кадров. От начальника поступают приказы, необходимые для обеспечения работы предприятия, в свою очередь отдел кадров ежемесячно отчитывается о состоянии рабочего персонала кол-во людей принято, уволено, находятся в командировке, в отпуске и т.д. в ПМС. Работники ПМС отдел кадров.
При приеме на работу, отдел кадров и поступающий на работу заключают договор об условиях труда, обязанностях обеих сторон, о своевременной выплате заработной платы, Так же от работников ПМС в отдел кадров поступают все различные заявления отпуск, увольнение, выдача билетов бесплатного проезда на ЖД транспорте, отправке на учебу и т.д объяснительные, рапорта.
Поликлиника отдел кадров. Для прохождения медицинской комиссии отдел кадров выдает поступающему на работу или работнику документы Форма АКУ-23, АКУ-22 , после прохождения медицинской комиссии, работник возвращает в отдел кадров заключение медицинской комиссии о состоянии здоровья и о пригодности его к работе. А так же, в начале года, отдел кадров ПМС передает в поликлинику план прохождения медицинской комиссии всех работающих, поквартально и по категориям Приказ 90, Приказ 6, Приказ 555 . Категория 1 обеспечивает движение поездов.
Категория 2 осуществляет профессиональную деятельность в условиях повышенной опасности связан с выходом на железнодорожные пути. Категория 3 подвергаются воздействию опасных и вредных производственных факторов. Расчетный отдел отдел кадров. В расчетный отдел поступает информация об уволенных, принятых на работу, работниках, которые уходят в отпуск, людях которых посылают в командировку, для начисления отпускных, командировочных, расчетных листов, и начисления заработной платы.
А из расчетного отдела каждый месяц в отдел кадров передаются расчетные листы по начислению заработной платы, для раздачи их рабочим и служащим. Мастера отдел кадров. Мастера, работающие в ПМС, каждый день отчитываются заместителю начальника по кадрам об отсутствующих на рабочих местах. А из отдела кадров мастера получают различные приказы, а так же уведомительные листки о направлении работников на медицинское обследование, командировку, учебу, отпуск и т.д. Хабаровское управление отдел кадров.
Из Владивостокского отделения железной дороги поступают различные приказы, связанные с кадровым составом ПМС, например, о приеме на работу людей в связи с началом сезона летне-выездных работ, в свою очередь отдел кадров ежемесячно отчитывается о состоянии рабочего персонала кол-во людей принято, уволено, находятся в командировке, в отпуске и т.д. в ПМС. Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны.
Это могут быть письма, распоряжения, приказы, отчеты, телеграммы и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно, безусловно, необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.
На основе приведенных выше определений построим схему документооборота отдела кадров предприятия Приложение 1 . 1.1.4.