Общие сведения о задачах. Сотрудники обязаны обеспечить сохранность хранящихся в отделах предприятия документов, первичные учетные документы, приказы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, кадровую отчетность, должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, а документов связанных с отделом кадров не менее 75 лет. Приказы по кадрам и другие документы, связанные с отделом кадров, программы машинной обработки данных с указанием сроков их использования должны храниться организацией не менее семидесяти пяти лет после года, в котором они использовались для составления кадровой отчетности в последний раз. Организация вправе организовать хранение кадровых документов в виде электронных баз данных файлов, каталогов, сформированных с использованием средств вычислительной техники.
При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий кадровых документов по формам, установленным нормативными актами Трудового Кодекса Российской Федерации.
Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения кадровых документов возлагается на руководителей и менеджеров предприятия. Руководитель и менеджер должны проинструктировать сотрудников по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места, а такие документы как, например трудовая книга должны храниться в сейфах.
Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные кадровые документы за рабочий день после проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа. В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах сейфах. После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях.
Личные документы каждого работника предприятия хранятся в порядке, предусмотренном нормативными актами. Порядок хранения документов постоянного пользования приказы, заявления, договора, телеграммы, рапорта, командировочные листы и т.п. определяется руководителем и менеджером предприятия, имея в виду обеспечение их сохранности.
Кадровые документы хранятся подшитыми, и все пронумерованы в возрастающем порядке. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. Допускается формирование кадровых документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку, а после расформировываются, например приказы к приказам, заявления к заявлениям и т.п. В каждую папку с подшитыми документами помещается специальный лист с номерами документов и пояснениям к этим номерам, это делается для быстрого поиска, в последующем, нужного документа и для того чтобы при сверке документов ничего не потерялось или попало в другую папку. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в таких документах как приказы, заявления, росписи начальника предприятия и печати заместителя начальника по кадрам и социальным вопросам менеджера предприятия. Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее, чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в отведенном для этого месте.
На данном предприятии архивированию подлежат документы, содержащие какую либо информацию о кадровом составе предприятия.
Основным для архивации служит следующий перечень документов 1. Штатное расписание. Под штатным расписанием понимают утверждаемый собственником имущества предприятия, руководителем или вышестоящим органом перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей вакансий и размеров должностных окладов.
Разработку, корректировку штатного расписания предприятия осуществляет вышестоящее руководство в лице его менеджера предприятия в нашем случае Заместителя начальника по кадрам и социальным вопросам. 2. Заполнение заявок. Эти документы представляют собой списки работников ПМС, с предоставлением на них полной информации, для которых иные организации должны предоставлять права на те или иные действия.
Например, составляется заявка на выдачу пропусков на 250 человек для проведения укладки железнодорожного полотна на территории, которая находится под охраной. 3. Отчет о приеме увольнении и перемещении работников по ПМС. Этот документ содержит информацию о принятых на работу в ПМС, уволенных и по различным причинам перемещенных работников с одного места работы на другое. Этот отчет ведется для корректировки штатного расписания, начислению или же прекращению начисления заработной платы принятому или уволенному работнику, для отслеживания количества работающих. 4. Отчет по пенсионерам ПМС. Документ, содержащий информацию о пенсионерах предприятия ПМС. Согласно с Трудовым Кодексом Российской Федерации Гл. II, статьи 7, и пункта 1 мужчины уходят на пенсию с 60 лет, а женщины с 55 лет. Отчет служит для того чтобы людям которые уходят на пенсию начали начислять с пенсионного фонда Российской Федерации ежемесячную пенсию, и различные поощрения и награды.
Отчет по пенсионерам формируется ежемесячно, итоги подсчитываются за год. 5. Отчет по прохождению медицинской комиссии работниками ПМС. Формируются сведения о прохождении работниками предприятия ПМС медицинской комиссии.
Мед. комиссия проходится один раз в год в Сибирцевской Ж.Д. поликлинике, и Уссурийской Ж.Д. поликлинике. Медицинская комиссия определяет, годен ли организм работника или человека поступающего на работу на предприятие ПМС к тем или иным условиям работы.
Отчет формируется в конце года. Все вышеперечисленные документы составляются в электронном виде. Как уже было сказано, документы должны храниться в архиве, некоторые из них продолжительное время, поэтому мною было предложено автоматизировать процесс документооборота, а в частности, создать систему Архив которая будет обеспечивать сохранность документов на жестком диске, оперативный поиск нужного документа, изменение имеющегося документа и создание на его основе нового.
Основана система будет на гипертекстовой технологии. 1.1.5.