Проектирование АИС Архив. В начале проектирования рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.
Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так, и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, например, компаний Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности.
Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.
Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой. Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру, часто необходимо интегрировать систему с прикладной кадровой программой.
Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции. Рассмотрим общий спектр задач электронного документооборота. Задачи и, соответственно, необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Вообще жизненный цикл состоит из двух основных стадий. 1. Разработка документа, которая может включать собственно разработку содержания документа, оформление документа, утверждение документа.
В том случае если документ находится на стадии разработки, он считается неопубликованным, и права на него определяются правами доступа конкретного пользователя. 2. Стадия опубликованного документа, которая может содержать активный доступ, архивный документ краткосрочного и долгосрочного хранения, уничтожение документа. Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, и на него остается только одно право - доступ на чтение.
В качестве примера опубликованного документа приведем шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки. В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеют дело архивные системы, они подразделяются на следующие типы. Статические архивы документов либо просто архивы - системы, которые обрабатывают только опубликованные документы. Динамические архивы либо системы управления документами работают как с опубликованными документами, так и с теми, которые находятся в разработке.
Также необходимо сформулировать требования к системе документооборота, то есть перечень задач 25. хранение документов 26. добавление в базу данных новых документов с помощью сканирования ранее созданных бумажных, либо созданных на компьютере 27. извлечение нужного документа из архива с возможностью его тиражирования, переименования и помещения в архив в измененном виде 28. удаление документа из базы данных архива с последующим его удалением с носителя 29. просмотр нужного документа в окне приложения 30. совместное использование системы несколькими пользователями.
Для решения всех выше поставленных задач применим типовое проектирование. Для того чтобы система решала все выше поставленные задачи, она должна быть модульной, то есть состоять из подсистем различного назначения на Рис. 1 Приложения 2 представлена структурная схема системы электронного архива.
Дадим общее назначение и состав каждой подсистемы Подсистема приложений. Она, в свою очередь, включает а ПО управления аппаратными средствами б ПО обработки сканированных изображений в Средства разработки электронных документов г ПО электронного архива и документооборота д Дополнительные программные средства. Подсистема тиражирования а Печатающие устройства принтеры. Сервер системы. Включает в себя а Подсистема хранения Подсистема хранения представляет собой один или, в зависимости от объемов документации, жесткий диск, который является сетевым ресурсом общего пользования. б Подсистема ввода.
Она, в свою очередь, включает а Подсистему ввода сканированных документов, включающую средства перевода документов в электронный вид, средства обработки изображений, средства ввода в систему электронного архива. И для функционирования данной системы необходимо дополнительное оборудование а сетевое оборудование б рабочие станции в сервер системы г сканирующие устройства.
Разработка ПО управления архивом. Как уже было сказано выше программа управления архивом дальше Архив основывается на гипертекстовой технологии, то есть каждой записи в архиве соответствует файл, хранящийся в специально отведенном для него месте. Оговорившись, что в архив будут заноситься файлы лишь тех документов, которые помещались в бумажный архив определяем структурную схему работы программы Архив Приложение 3 . Программа Архив содержит несколько листов, их описание представлено в Приложении.
Основной лист Архив рис. 1 Приложение 3. содержит ссылки с соответствующими наименованиями на подчиненные листы Штатное расписание содержит список всех штатных расписаний, в которых содержатся списки всех работников предприятия ПМС с полным перечнем информации о них паспортные данные, табельный номер, должность и т.д. рис. 2 Приложение 3 В поле Ответственное лицо, заносятся данные о лице, отредактировавшем отчет, в поле Должность пишется должность ответственного лица, и в поле Дата, ставится дата редактирования.
Отчет о прохождении медицинской комиссии содержит список занесенных в архив отчетов о прохождении мед. комиссии рис. 3 Приложение 3 . Поле Дата содержит данные о дате занесения документа в архив. Ответственное лицо будет содержать информацию о работнике Отдела кадров составившего отчет, в поле Должность пишется должность ответственного лица. Заполнение заявок содержит список занесенных в архив заявок, в которых находятся списки работников предприятия ПМС с полным перечнем информации о них паспортные данные, должность и т.д которым будет необходим результат той или иной заявки пропуск или какой либо билет . рис. 4 Приложение 3 . Поле Дата содержит данные о дате занесения документа в архив.
Ответственное лицо будет содержать информацию о работнике Отдела кадров составившего заявку, в поле Должность пишется должность ответственного лица, а в поле Наименование заявки пишется наименование заявки. Отчет по пенсионерам содержит список занесенных в архив отчетов по пенсионерам, в которых находятся списки всех пенсионеров работающих на предприятии. рис.4 Приложение. Поле Дата содержит данные о дате занесения документа в архив.
Ответственное лицо будет содержать информацию о работнике Отдела кадров составившего отчет, в поле Должность пишется должность ответственного лица. Отчет о приеме увольнение и перемещении работников ПМС отображает список отчетов по соответствующей категории рис. 5 Приложение. Поле Дата содержит данные о дате занесения документа в архив.
Ответственное лицо будет содержать информацию о работнике Отдела кадров составившего отчет, в поле Должность пишется должность ответственного лица. Так как система основана на использовании гипертекста, следует, что каждой ссылке будет соответствовать файл на носителе, поэтому для облегчения и оптимизации работы с программой на жестком диске сервера системы создается каталог Архив который разбивается на подкаталоги с именами соответствующими каждой категории документов, а именно Штатное расписание, Отчет по пенсионерам, Отчет по прохождению медицинской комиссии, Отчет о приеме увольнении и перемещении работников, Заполнение заявок.
Каждый подкаталог в соответствии с необходимостью может быть разбит по временному фактору, то есть на подкаталоги с именем года, в котором был сформирован отчет или составленная заявка. 2.1