Внедрение и опытная эксплуатация. Система Архив разработана на базе отчетного документооборота Сибирцевского предприятия ПМС . И предназначена для использования персоналом отдела кадров, так как вся отчетная документация, связанная с кадрами предприятия проходит именно через этот отдел.
Отчетность формируется на основе ЕК АСУТР , АРМ , MS Excel а некоторая заполняется в ручную на типографских бланках.
Документы, которые подлежат сдаче в архив сшиваются в папку, которая именуется соответствующим образом, а затем помещается в хранилище.
Система архив была спроектирована для автоматизации вышеупомянутой процедуры, причем с условием, что документ будет храниться в электронном виде. Процесс внедрения системы Архив происходил в два этапа. Первый этап заключался в том, чтобы обучить персонал работе со сканирующими устройствами и процедуре распознавания содержимого сканированных документов при использовании специального программного обеспечения. При этом сотрудники должны были классифицировать полученные и уже существующие документы в соответствии с договоренностью.
Сохранять полученные электронные документы предполагалось на жестком диске сервера системы, который имеет объем 200 Gb, перед внедрением предполагалось что данный объем полностью удовлетворит потребности предприятия средний размер электронного документа 200 Kb, годовой документооборот предприятия составляет примерно 200 300 отчетных документов в год, значит годовой объем документов примерно будет составлять 0,5 1 Gb, с учетом того что документы хранятся несколько лет и выбывают.
Первый этап внедрения выявил, что персонал имеет определенный навык данной работы и в будущем данные операции не вызовут затруднений. Второй этап сопровождался распространением программы управления системой и пробной работой персонала с ней. Также составлялся список недочетов обнаруженных, а в процессе работы с программой.
Таковыми оказались при занесении большого числа документов возникала проблема поиска нужного, решена проблема была с помощью внедрения автофильтра. После опытного использования было выяснено, что с использованием данной системы рабочее время сотрудника, затрачиваемое раньше на поиск необходимого документа теперь высвобождается, тем самым повышая производительность его деятельности. 2.4.