Сортировка записи в Access

Сортировка записи в Access. Существует два вида сортировки, которые можно выполнить простая сортировка и сложная сортировка.

Простая сортировка. При сортировке в режиме формы Режим формы. Окно, в котором форма выводится для отображения или ввода данных. Режим формы является основным режимом, в котором выполняется ввод или изменение табличных данных.

В этом режиме можно также изменить макет формы в режиме таблицы Режим таблицы. Окно, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или сохраненной процедуры, выводятся в формате строк и столбцов. В режиме таблицы выполняется изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных. или в режиме страницы Режим страницы. Окно Microsoft Access, в котором просматривается содержимое страницы доступа к данным. В режиме страницы функциональные характеристики страниц совпадают с теми, которые они имеют в Microsoft Internet Explorer 5.0 или более поздних версиях. выполняется простая сортировка, то есть все записи поля сортируются по возрастанию или по убыванию но не в том и другом порядке сортировки Порядок сортировки.

Способ упорядочивания данных в зависимости от их значений и типа. Данные могут быть отсортированы по алфавиту, по числовым значениям или по дате. Порядок сортировки может быть возрастающим от 0 до 100, от А до Я или убывающим от 100 до 0, от Я до A . одновременно. Сложная сортировка.

Если нужно провести сортировку записей в режиме конструктора Режим конструктора. Окно, в котором отображается макет следующих объектов базы данных таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным. В режиме конструктора пользователь создает новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих. запроса, в окне расширенного фильтра Окно расширенного фильтра. Окно, в котором пользователь имеет возможность создать фильтр самостоятельно.

В бланке фильтра вводятся условия отбора, с помощью которых из всех записей в открытой форме или таблице выделяется подмножество, удовлетворяющее данным условиям в режиме конструктора отчета, в режиме конструктора страницы, в режиме сводной диаграммы или сводной таблицы, можно выполнить сложную сортировку. Это означает, что по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию. МРМТ 2203 Лист 30 Изм. Лист докум. Подпись Дата Сохранение и повторное применение сортировки зависит от объекта Сохранение и повторное применение порядка сортировки формы, таблицы, страницы, сводной таблицы или сводной диаграммы.

Вне зависимости от того, где определяется порядок сортировки Порядок сортировки. Способ упорядочивания данных в зависимости от их значений и типа. Данные могут быть отсортированы по алфавиту, по числовым значениям или по дате. Порядок сортировки может быть возрастающим от 0 до 100, от А до Я или убывающим от 100 до 0, от Я до A Microsoft Access сохраняет этот порядок сортировки при сохранении формы, таблицы, страницы, сводной таблицы или сводной диаграммы.

В форме, таблице, сводной таблице или сводной диаграмме Microsoft Access автоматически выполняет сортировку при повторном открытии объекта или режима или создает новую форму или отчет на основе формы или таблицы. Сохранение порядка сортировки страницы доступа к данным. Microsoft Access сохраняет порядок сортировки страницы, если порядок сортировки задан в режиме конструктора страницы при помощи команды Структура данных или свойства Сортировка по умолчанию DefaultSort, и не сохраняет порядок сортировки, если он задан в режиме страницы Режим страницы.

Окно Microsoft Access, в котором просматривается содержимое страницы доступа к данным. В режиме страницы функциональные характеристики страниц совпадают с теми, которые они имеют в Microsoft Internet Explorer 5.0 или более поздних версиях. при помощи кнопок сортировки. Особенности сортировки записей Если новая или отчет Отчет. Объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для вывода на печать данных, организованных и отформатированных в соответствии со спецификациями пользователя.

С помощью отчетов составляются коммерческие сводки, списки телефонов или списки рассылки. основываются на таблице Таблица. Объект базы данных, в котором данные сохраняются в формате записей строк и полей столбцов. Данные в отдельной таблице обычно относятся к определенной категории, например, представляют сведения о сотрудниках или заказах. или запросе Запрос.

Требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать общий набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, который будет служить источником данных для формы, отчета или страницы доступа к данным, которых был сохранен вместе с ними, то он наследуется и новой формой или отчетом. В одном или нескольких полях результатов запроса или расширенного фильтра может быть отсортировано до 255 знаков.

МРМТ 2203 Лист 31 Изм. Лист докум. Подпись Дата Порядок сортировки зависит от языка, указанного в поле Порядок сортировки базы данных на вкладке Общие диалогового окна Параметры в момент создания базы данных. Если база данных содержит связанные таблицы Связанная таблица. Таблица, которая сохраняется в файле, не принадлежащем открытой базе данных, однако является доступной из Microsoft Access. Пользователь имеет возможность добавлять, удалять и изменять записи в связанной таблице, но не может изменять ее структуру. из базы данных, использующей порядок сортировки для другого языка, Microsoft Access использует порядок сортировки, указанный для базы данных, содержащей связь с таблицей, а не для базы данных, в которой хранится сама таблица.

Если бланк запроса или фильтра содержит знак звездочка из списка полей, то определить в нем порядок сортировки можно, только добавив в него поля, которые необходимо отсортировать.

Для сортировки значений дат и времени от более ранних к более поздним используйте порядок сортировки по возрастанию. Для сортировки от более поздних значений к более ранним используйте сортировку по убыванию. Числа, хранящиеся в текстовых Текстовый тип данных. Тип данных поля в базе данных Microsoft Access. Текстовые поля могут содержать до 255 знаков или меньшее число знаков, указанное в значении свойства Размер поля FieldSize . полях, сортируются как строки знаков, а не как числовые значения.

Поэтому для выполнения их сортировки в числовом порядке все текстовые строки должны иметь одинаковую длину. Например, результатом сортировки по возрастанию текстовых строк 1 , 2 , 11 и 22 будет 1 , 11 , 2 , 22 . В начало строк с меньшим количеством знаков следует добавить незначащие нули, например 01 , 02 , 11 , 22 . Еще одним решением данной проблемы для полей, не содержащих значения Null Null. Значение, которое можно ввести в поле или использовать в выражениях и запросах для указания отсутствующих или неизвестных данных.

В Visual Basic ключевое слово Null указывает значение Null. Некоторые поля, такие как поля первичного ключа, не могут содержать значения Null будет использование функции Val для сортировки числовых значений строк. Например, если столбец Возраст является текстовым полем, содержащим числовые значения, то для расположения записей этого столбца в должном порядке можно указать в ячейке Поле функцию Val Возраст, а в ячейке Сортировка указать нужный порядок сортировки. Если числовые значения или значения дат хранятся только в текстовом поле, рекомендуется изменить тип данных этого поля таблицы на числовой Числовой тип данных.

Тип данных поля в базе данных Microsoft Access, предназначенный для сохранения чисел, используемых в математических расчетах. Для сохранения денежных значений и для выполнения расчетов с ними рекомендуется использовать тип данных Денежный денежный Денежный тип данных. Денежный тип данных используется в базе данных Microsoft Access для проведения расчетов с денежными значениями или для вычислений с фиксированной точкой, в которых требуется высокая точность.

МРМТ 2203 Лист 32 Изм. Лист докум. Подпись Дата или даты времени Тип данных Дата время. Тип данных баз данных Microsoft Access, предназначенный для сохранения значений даты и времени После выполнения сортировки по этому полю числа или даты будут располагаться в надлежащем порядке без ввода дополнительных нулей.

При сортировке поля по возрастанию записи, в которых это поле пусто содержит значение Null, ставятся в начало списка. Если поле содержит как записи со значениями Null, так и записи с пустыми строками Пустая строка. Строковое значение, не содержащее символов. Пустая строка используется для указания того, что значение для этого поля отсутствует. Для ввода пустой строки с клавиатуры следует ввести два символа прямых кавычек без пробела при сортировке первыми будут отображены поля со значениями Null, а сразу за ними поля с пустыми строками.

Сортировка полей, имеющих тип Поле MEMO , Поле объекта OLE или Гиперссылка По некоторым причинам выполнение сортировки объекта OLE Объект OLE. Объект, поддерживающий протокол OLE для связывания и внедрения. Объект OLE из некоторого сервера OLE, например рисунок Windows Paint или электронная таблица Microsoft Excel, может быть связан или внедрен в поле, форму или отчет. невозможно. Хотя нельзя выполнись сортировку полей MEMO Тип данных Поле МЕМО . Тип данных поля в базе данных Microsoft Access.

Поле МЕМО может содержать до 65535 символов. или Гиперссылка Тип данных Гиперссылка. Тип данных для полей в базе данных Microsoft Access, предназначенных для хранения гиперссылок. Адрес гиперссылки может состоять максимум из четырех частей и записывается в следующем формате Отображаемый текст адрес дополнительный адрес . на странице, можно выполнять сортировку этих полей в таблице, запросе, форме или отчете. В отчете необходимо указать имя поля типа Поле MEMO или Гиперссылка в поле Поле выражение диалогового окна Сортировка и группировка, поскольку этих полей нет в списке доступных полей.

Примечание. Поля типа Поле MEMO будут отсортированы только по первым 255 знакам. Способы сортировки данных в режиме сводной таблицы или сводной диаграммы В режиме сводной таблицы Сортировка по возрастанию и по убыванию. Например, можно отсортировать столбец продаж по возрастанию или столбец имен сотрудников по убыванию.

Допускается отдельная сортировка данных для каждого столбца. Порядок сортировки столбцов определяет способ представления данных. МРМТ 2203 Лист 33 Изм. Лист докум. Подпись Дата Определение специального порядка сортировки Имеется возможность указать специальные порядок сортировки для поля строк Поле строки. Поле в области строк в режиме сводной таблицы. Элементы в полях строк выводятся в окне слева сверху. Внутренние поля строк являются ближайшими к области данных внешние поля строк выводятся слева от внутренних полей строк. или поля столбцов Поле столбца.

Поле в области столбцов в режиме сводной таблицы. Элементы в полях столбцов выводятся сверху поперек сводного списка. Внутренние поля столбцов являются ближайшими к области данных внешние поля столбцов выводятся над внутренними полями столбцов если не подходит стандартная сортировка по возрастанию или убыванию. Например, может потребоваться сортировка столбца Должность по старшинству должности. Если этот столбец содержит три значения- президент, директор и менеджер - сортировка по возрастанию или убыванию не позволит отобразить должности в требуемом порядке.

В этом случае требуется в явном виде определить порядок элементов в столбце. Если после определения специального порядка сортировки в поле добавляются новые элементы, они будут отображаться в конце столбца до их явного упорядочения. В режиме сводной диаграммы В режиме сводной диаграммы поддерживается сортировка числовых и строковых значений по возрастанию и по убыванию.

Например, можно выполнить сортировку рядов Ряд данных. Набор связанных между собой элементов данных, отложенных на диаграмме. Каждому ряду данных на диаграмме соответствует отдельный цвет или способ обозначения. Диаграммы могут содержать несколько рядов данных содержащих суммы продаж, чтобы отобразить максимальные или минимальные значения. Можно также выполнить сортировку поля категорий, содержащего названия компаний, для их отображения в алфавитном порядке А-Я . Сортировка записей до их загрузки из базы данных Сортировать записи на сервере можно при помощи представления Представление объект. Тип запроса в проекте Microsoft Access, возвращающий виртуальную таблицу с помощью инструкции SQL SELECT. Например, представление может содержать 3 из 10 доступных столбцов в объединении двух таблиц, чтобы ограничить доступ пользователей к определенным данным сохраненной процедуры Сохраненная процедура.

Заранее откомпилированная последовательность инструкций SQL и необязательных управляющих инструкций, сохраненных под общим именем, которые выполняются как одна программная единица.

МРМТ 2203 Лист 34 Изм. Лист докум. Подпись Дата Сохраненные процедуры сохраняются в базе данных SQL и могут выполняться с помощью одного вызова из приложения определяемой пользователем функции Определяемая пользователем функция. Запрос, который принимает входные параметры и возвращает результат аналогично сохраненной процедуре. Типы скалярная несколько инструкций возвращает одно значение, встроенная одна инструкция обновляемое табличное значение, табличная несколько инструкций табличное значение . или инструкции SQL Инструкция строка SQL. Выражение, определяющее команду SQL, например SELECT, UPDATE или DELETE, и включающее предложения, например WHERE или ORDER BY. Инструкции строки SQL обычно используются в запросах и в статистических функциях. в свойстве Источник строк RowSource формы или отчета.

Записи сортируют при помощи столбца Тип сортировки в области сетки или путем включения предложения ORDER BY в инструкцию SQL SELECT запроса.

Когда порядок сортировки определяется таким образом, можно выполнить сложную сортировку по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию. При просмотре результатов сохраненной процедуры, определяемой пользователем функции или инструкции SQL порядок сортировки применяется автоматически. При сортировке данных, источником записей которых является таблица, необходимо использовать сортировку на рабочей станции.

Сортировка записей после их загрузки из базы данных Записи можно сортировать на рабочей станции в режиме формы Режим формы. Окно, в котором форма выводится для отображения или ввода данных. Режим формы является основным режимом, в котором выполняется ввод или изменение табличных данных. В этом режиме можно также изменить макет формы в режиме таблицы Режим таблицы. Окно, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или сохраненной процедуры, выводятся в формате строк и столбцов.

В режиме таблицы выполняется изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных. для таблицы, запроса Запрос. Требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать общий набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, который будет служить источником данных для формы, отчета или страницы доступа к данным. или формы, в режиме страницы Режим страницы.

Окно Microsoft Access, в котором просматривается содержимое страницы доступа к данным. В режиме страницы функциональные характеристики страниц совпадают с теми, которые они имеют в Microsoft Internet Explorer 5.0 или более поздних версиях. для страницы доступа к данным Страница доступа к данным. Опубликованная с помощью Microsoft Access веб-страница, имеющая подключение к базе данных. С помощью страниц доступа к данным можно просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать данные, хранящиеся в базе данных.

Страницы доступа к данным могут также содержать данные из других источников, таких как Microsoft Excel. а также в режиме сводной таблицы и в режиме сводной диаграммы. МРМТ 2203 Лист 35 Изм. Лист докум. Подпись Дата Сортировка выполняется при помощи кнопок Сортировка в форме, таблице, странице, сводной таблице и сводной диаграмме. Помимо этого, сортировать записи на рабочей станции можно при помощи свойства Порядок сортировки OrderBy в режиме конструктора Режим конструктора.

Окно, в котором отображается макет следующих объектов базы данных таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным. В режиме конструктора пользователь создает новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих. формы или свойства Сортировка по умолчанию DefaultSort в режиме конструктора страницы. Сортировать группы записей в отчетах на рабочей станции можно при помощи окна Сортировка и группировка или свойства отчета Порядок сортировки OrderBy в режиме конструктора.

При использовании кнопок Сортировка можно выполнить простую сортировку, то есть отсортировать все записи по возрастанию или по убыванию но не в том и другом порядке одновременно по нескольким полям. При прямом указании свойств Порядок сортировки OrderBy и Сортировка по умолчанию DefaultSort можно выполнить сложную сортировку. Это означает, что по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию.

Microsoft Access сохраняет порядок сортировки на рабочей станции, определенный для формы, отчета, сводной таблицы или сводной диаграммы и применяет его автоматически при открытии объекта или представления. Порядок сортировки на рабочей станции для таблиц, запросов и станиц не сохраняется. Однако если создается форма или отчет из открытой сохраненной таблицы или открытого запроса, порядок сортировки наследуется новой формой или отчетом. Проведение сортировки до или после загрузки из базы данных От выбора сортировки до или после загрузки из базы данных зависит выполнение сортировки, а также ее результаты.

Рекомендуется сортировать записи до их загрузки из базы данных, поскольку база данных часто располагается на сервере, который работает быстрее локального компьютера, а также потому, что средства сервера SQL Server позволяют сортировать данные более эффективно. Сортировать записи после их загрузки из базы данных удобно, если число записей относительно невелико или если результаты сортировки используются только в отдельных случаях. Результаты сортировки могут изменяться Результаты сортировки записей до их загрузки из базы данных могут отличаться от результатов сортировки записи после их загрузки из базы данных.

Это происходит потому, что порядок сортировки записей после их загрузки из базы данных определяется настройками языка и стандартов, заданными в окне Панель управления, тогда как порядок сортировки записей до их загрузки из базы данных определяется настройками компьютера, для которого база данных является локальной.

Эти настройки задаются во время установки сервера SQL Server или SQL Server 2000 Desktop Engine. МРМТ 2203 Лист 36 Изм. Лист докум. Подпись Дата Сортировка записей в режиме формы или в режиме таблицы Выберите поле, которое требуется использовать для сортировки записей. Чтобы отсортировать записи в подчиненной форме, выберите поле, значения которого требуется отсортировать. Чтобы отсортировать записи в подтаблице Подтаблица.

Объект в режиме таблицы, вложенный в другой объект в режиме таблицы и содержащий данные, связанные или объединенные с данными в этом объекте отобразите подтаблицу, щелкнув соответствующий маркер развертывания Индикатор развертывания. Кнопка для развертывания и свертывания групп записей на кнопке отображается знак плюс или минус а затем выберите нужное поле. Нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Примечание. Поля в форме можно сортировать только по одному.

В режиме таблицы Режим таблицы. Окно, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или сохраненной процедуры, выводятся в формате строк и столбцов. В режиме таблицы выполняется изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных. при сортировке подтаблицы для одной записи сортируются все подтаблицы на текущем уровне. В таблице или подтаблице одновременно можно выбрать несколько соседних столбцов для сортировки. Сортировка записей в Microsoft Access начинается с самого левого столбца из выбранных.

Порядок сортировки сохраняется при сохранении формы или таблицы. Сортировка записей с помощью бланка запроса 1. Откройте запрос в режиме конструктораили выведите на экран окно расширенного фильтра Окно расширенного фильтра. Окно, в котором пользователь имеет возможность создать фильтр самостоятельно. В бланке фильтра вводятся условия отбора, с помощью которых из всех записей в открытой форме или таблице выделяется подмножество, удовлетворяющее данным условиям. для таблицы, запроса или формы. 2. Для сортировки по нескольким полям, прежде всего, расположите поля в бланке запросав том порядке, в котором требуется выполнять сортировку.

В Microsoft Access записи сортируются сначала по самому левому полю, затем по полю, расположенному в следующем столбце справа и т.д. Например, чтобы выполнить сортировку сначала по полю Фамилия, а затем по полю Имя, необходимо в бланке запроса поместить поле Фамилия слева от поля Имя . 3. В ячейке Сортировка выберите нужный параметр для каждого из полей сортировки. 4. Чтобы просмотреть результаты запроса, нажмите кнопку Вид на панели инструментов.

МРМТ 2203 Лист 37 Изм. Лист докум. Подпись Дата Сортировка записей в отчете Указание порядка сортировки 1. Откройте отчет в режиме конструктора 2. Нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка. 3. В первой строке бланка выберите в ячейке столбца Поле выражение имя поля или введите выражение.

Поле или выражение, указанное в первой строке, определяет первый основной уровень сортировки. Вторая строка бланка определяет второй уровень сортировки и т.д. Примечание. При заполнении ячейки столбца Поле выражение в ячейку столбца Порядок сортировки автоматически вводится значение По возрастанию. Примечания. В отчете допускается сортировка не более чем по 10 полям или выражениям. Применение унаследованного порядка сортировки 1. Откройте отчет в режиме конструктора.

Если отчет уже открыт, убедитесь, что он выделен Область выделения отчета. Квадрат на пересечении линеек в верхнем левом углу окна конструктора отчетов. Используется для выполнения операций на уровне отчета, таких как выделение отчета 2. Нажмите кнопку Свойства на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств отчета. 3. В ячейке свойства Сортировка включена OrderByOn выберите значение Да для применения порядка сортировки. Примечание. Порядок сортировки, задаваемый в мастере создания отчетов или в диалоговом окне Сортировка и группировка в режиме конструктора отчета, переопределяет унаследованный порядок сортировки.

Изменение унаследованного порядка сортировки в отчете. 1. Нажмите кнопку Свойства на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств отчета. 2. Выделите ячейку свойства Порядок сортировки SortOrder и укажите поле и порядок сортировки. Для сортировки записей по одному полю по возрастанию введите имя поля в квадратных скобках, а затем введите ASC. имяПоля1 ASC Для сортировки записей по одному полю по убыванию введите имя поля в квадратных скобках, а затем введите DESC. МРМТ 2203 Лист 38 Изм. Лист докум.

Подпись Дата имяПоля1 DESC Сортировка записей по нескольким полям по возрастанию или по убыванию определяется следующим образом имяПоля1 ASC, имяПоля2 DESC Примечание. Если после имен полей не указать в явном виде ASC или DESC, то сортировка будет выполняться по возрастанию- сначала по первому указанному полю, потом по второму, и так далее.

Сортировка записей на странице Существует возможность сортировки данных на странице доступа к данным, включая сгруппированные данные. На страницах с группами можно сортировать список групп или записи в группе. 1. Откройте страницу доступа к данным в режиме страницы. 2. Выполните одно из следующих действий. На странице без группировки щелкните поле, которое следует использовать для сортировки записей. На странице с группировкой разверните группу, для которой требуется выполнить сортировку, и щелкните поле, которое следует использовать для сортировки записей.

Примечание. При сортировке записей в группе порядок сортировки применяется только к этой группе. Он не влияет на порядок записей в других группах. 3. Выполните одно из следующих действий. Для сортировки по возрастанию нажмите кнопку Сортировка по возрастанию. Для сортировки по убыванию нажмите кнопку Сортировка по убыванию. Совет. Если записи отображаются в табличном формате, просто щелкните подпись поля, по которому следует выполнить сортировку записей.

Записи будут отсортированы по возрастанию. Для сортировки по убыванию щелкните подпись поля еще раз. Сортировка данных по возрастанию и по убыванию Можно отсортировать данные, отображаемые в естественном или специальном порядкепо возрастанию или по убыванию. 1. Откройте таблицу или форму в режиме сводной таблицы или в режиме сводной диаграммы МРМТ 2203 Лист 39 Изм. Лист докум. Подпись Дата 2. Выполните одно из следующих действий. Режим сводной таблицы Чтобы отсортировать данные в полях, основанных на подписях элементов Элемент.

Уникальный элемент данных в поле. Когда в сводном списке или в списке полей для отображения доступны элементы на более низком уровне, рядом с элементом появляется индикатор развертывания щелкните подпись поля, содержащего данные, которые необходимо отсортировать. Чтобы отсортировать данные в полях, основанных на итоговых значениях в столбце, щелкните ячейку в столбце, содержащем значения, которые необходимо отсортировать.

Чтобы отсортировать данные в полях, основанных на значениях промежуточных и общих итогов, щелкните значение поля промежуточного или общего итога, содержащего данные, которые необходимо отсортировать. Например, можно отсортировать столбец продаж по возрастанию или столбец имен сотрудников по убыванию. Допускается отдельная сортировка данных для каждого столбца. Порядок сортировки столбцов определяет способ представления данных. В этом примере данные представляются по продавцам. Сначала сортируется столбец Продукт, чтобы товары перечислялись в алфавитном порядке, а затем сортируется столбец Продавец рис. 4 Рис. 4. Сортировка данных При сортировке нескольких столбцов сначала следует определить очередность сортировки столбцов, а затем задавать порядок сортировки, двигаясь назад, чтобы внешний столбец сортировался последним.

Например, если выполняется сортировка по двум столбцам, определите, какой столбец является внешним, а какой внутренним. Сначала выполните сортировку внутреннего столбца, а затем сортировку внешнего.

Чтобы товары перечислялись в алфавитном порядке для каждого продавца, следует сначала сортировать внутренний столбец Марка, а затем внешний столбец Продавец. МРМТ 2203 Лист 40 Изм. Лист докум. Подпись Дата Изменение стандартного порядка сортировки на странице 1. Откройте страницу доступа к данным в режиме конструктора. 2. Перейдите к разделу Раздел. Часть формы, отчета или страницы доступа к данным, например заголовок, примечание или область данных принадлежащему к группе, для которой задается порядок сортировки. 3. Щелкните правой кнопкой заголовок разделаи выберите команду Свойства уровня группировки. 4. В ячейку свойства DefaultSort введите имя поля или полей, по которым требуется выполнить сортировку.

Если необходимо выполнить сортировку по нескольким именам, отделяйте запятой имя каждого поля. При использовании сортировки записей по возрастанию или по убыванию, вставьте после каждого имени пробел и ключевое слово ASC или DESC соответственно.

Например, ДатаЗаказа DESC, КодЗаказа ASC. Если порядок сортировки не указан, Microsoft Access выполняет сортировку по возрастанию. В режиме сводной диаграммы В режиме сводной диаграммы поддерживается сортировка числовых и строковых значений по возрастанию и по убыванию. Например, можно выполнить сортировку рядов, содержащих суммы продаж, чтобы отобразить максимальные или минимальные значения. Можно также выполнить сортировку поля категорий, содержащего названия компаний, для их отображения в алфавитном порядке А-Я . В следующем примере поле рядов, содержащее суммы продаж, сортируется по возрастанию для отображения минимальных и максимальных значений. Если поле категории было отсортировано по возрастанию, имена продавцов отображаются вдоль оси категории в алфавитном порядке Рис. 5 Рис. 5. Сортировка в режиме сводной диаграммы Для диаграмм с накоплением поддерживается сортировка по накопленным значениям, а не по значениям одного ряда. МРМТ 2203 Лист 41 Изм. Лист докум.

Подпись Дата Сортировка с помощью выражений Допускается сортировка по результатам выражения. Как и в случае столбцов, пользователь задает тип и порядок сортировки. 1. В окне базы данных в списке Объекты нажмите кнопку Запросы, выберите запрос, который нужно открыть, и на панели инструментов окна базы данных нажмите кнопку Конструктор. 2. Вставьте новую строку в области Сетка. 3. Введите в ячейку новой строки сетки выражение, используемое для сортировки. 4. Если не требуется выводить результаты расчета выражения в запросе, снимите флажок Вывод в этой строке. 5. В ячейке столбца Тип сортировки выберите По возрастанию или По убыванию, а затем выберите для выражения порядок сортировки в столбце Порядок сортировки.

Рис. 5. Сортировка с помощью выражений Пример.

Создадим базу данных в Access и отсортируем её по возрастанию. 1. Осуществите запуск Microsoft Access Выберите команду ПРОГРАММЫ меню ПУСК. Выберите Microsoft Access. 2. Создайте новую базу данных, выполнив следующие действия Выполните команду ФАЙЛ, Создать базу данных.

В появившемся окне диалога Создание перейдите на вкладку Общие. Нажмите кнопку ОК в нижней части окна диалога. В появившемся окне диалога Файл новой базы данных из раскрывающегося списка Папка выберите папку С Work если указанная папка не существует, создайте ее. В поле Имя файла введите имя базы данных. Нажмите кнопку Создать данного окна диалога. МРМТ 2203 Лист 42 Изм. Лист докум.

Подпись Дата 3.4. Создайте структуру таблицы Народ Имя поля Тип данных Код адреса Счетчик Фамилия Текстовый Имя Текстовый Дата рождения Дата время Почтовый индекс Текстовый Адрес Текстовый с помощью мастера, для чего Откройте окно созданной Вами базы данных и перейдите на вкладку Таблицы. Нажмите кнопку Создать в окне базы данных. В окне диалога Новая таблица выберите Мастер таблиц. В открывшемся окне диалога Создание таблиц при установленном переключателе Личное применение выберите прототип создаваемой таблицы Адреса. Из списка Образцы полей выберите необходимые поля таблицы и с помощью кнопки разместите их в списке Поля новой таблицы Рис. 6 Рис. 6. Пример размещения данных.

Сформировав список полей создаваемой таблицы, нажмите кнопку Далее. В открывшемся окне Создание таблицы задайте имя таблицы Учащиеся и с помощью переключателя Автоматическое определение ключа в MS ACCESS укажите мастеру, чтобы он автоматически подобрал для таблицы первичный ключ. Нажмите кнопку Далее для перехода в следующее окно диалога.

Нажмите кнопку Далее. МРМТ 2203 Лист 43 Изм. Лист докум. Подпись Дата Укажите режим Вашей дальнейшей работы Непосредственный ввод данных в таблицу. Нажмите кнопку Готово. После создания структуры таблицы можно приступать к вводу в нее информации. Самым простым способом ввода данных в таблицу является использование режима таблицы. Ввод в определенную ячейку таблицы выделенную курсором осуществляется путем набора информации на клавиатуре и последующем нажатии клавиш Enter или Tab. По окончании ввода данных в последннее поле записи Access сам переходит на первое поле новой записи и ожидает ввода данных.

Заполнения с клавиатуры требуют все поля, кроме тех, тип которых определен как Счетчик. Введенные данные в MS ACCESS сохраняются автоматически. При нажатии клавиши Tab в последнем поле записи и переходе на новую запись информация, только что введенная в предыдущей записи, сохраняется. В случае закрытия таблицы вся работа, которая не была сохранена до этого, будет записана на жесткий диск. Все вышесказанное относится только к вводу информации в таблицу.

При изменении же структуры таблицы эти изменения автоматически не сохраняются. Перемещение в таблице. Клавишные команды, предназначенные для быстрого перемещения по таблице MS ACCESS, представлены ниже Клавишная команда Перемещает на Tab или Enter Следующее поле Shift Tab Предыдущее поле Следующую запись Предыдущую запись Home Первое поле текущей записи End Последнее поле текущей записи Ctrl Home Первое поле первой записи Ctrl End Последнее поле последней записи Page Down Следующую страницу Page Up Предыдущую страницу Просмотр и редактирование значений полей.

Просмотр информации в длинном поле. Если в одном поле хранится текст большой длины, то для его просмотра необходимо установить курсор в данное поле и воспользоваться клавишной командой Shift F2. На экране откроется окно диалога Область ввода, содержащее всю информацию поля. МРМТ 2203 Лист 44 Изм. Лист докум.

Подпись Дата Изменение отдельных символов поля. Для изменения ошибочно введенного символа в поле можно использовать клавишу Backspace и стирать ей информацию внутри поля таблицы. Кроме того, можно выделить текст мышью и удалить его нажатием клавиши Delete. Отмена выполненных действий. Если при работе с MS Acceess была допущена ошибка, можно просто отменить последнее действие. MS Acceess предоставляет несколько способов выполнения отмены последнего действия, а если нужно, то и предшествовавших ему действий Что отменить Клавиши и команды Только что введенные данные Нажать клавишу Esc Выполненное действие Нажать кнопку Отменить на панели инструментов или выполнить команду ПРАВКА, Отменить. Всю информацию в только что введенной записи Выполнить команду ПРАВКА, Удалить запись.

Всю информацию в только что сохраненной записи. Нажать комбинацию клавиш Ctrl Z. Удаление всего значения поля. Для удаления всего значения, введенного в поле, и замены его новой информацией необходимо установить курсор в крайнюю левую часть поля, содержащего удаляемую информацию. Когда курсор изменится на большой белый крест, нажать кнопку мыши и приступить ко вводу новой информации.

Введите данные в таблицу Учащиеся базы данных Фамилия Рис. 7. Введение данных в таблицу Учащиеся Сортировка может производиться по одному или нескольким полям, по возрастанию значения располагаются в алфавитном порядке от А до Я. Даты - от более ранней до более поздней.

Числа упорядочиваются в порядке возрастания от меньшего к большему. или по убыванию значения располагаются в порядке от Я до А, от большего к меньшему, от более поздней даты к более ранней и т.д Для запуска сортировки используется команда ЗАПИСИ, Сортировка или соответствующие кнопки на панели инструментов - Сортировка по возрастанию , Сортировка по убыванию. МРМТ 2203 Лист 45 Изм. Лист докум. Подпись Дата