Если МИС у вас отсутствует. Итак, рассматриваем случай, когда на предприятии отсутствует МИС и требуется собирать информацию для проведения SWOT–анализа «с нуля». В этом случае вам необходимо: составить перечень параметров, по которым вы будете оценивать свое предприятие (основываясь на списке параметров для оценки внутренней среды предприятия, приведенном в предыдущей статье); определить перечень информации, которая необходима для определения значения каждого параметра, и источники ее получения; собрать и проанализировать информацию.
Кстати говоря, если вы соберете всю эту информацию, вы заложите основу МИС вашего предприятия.
Для того чтобы создать МИС, вам достаточно будет сделать еще один шаг: собирать эти данные на регулярной основе и так же регулярно использовать их для принятия решений. Информация для анализа внутренней среды Сбор внутренней информации не представляет больших сложностей: в целом, эта информация уже имеется у вас под рукой, нужно только обобщить ее, проанализировать и сделать выводы.
Шаг 1. Составляем перечень необходимой информации и ее источников. Основой этого перечня является список параметров для оценки внутренней среды предприятия. Проиллюстрируем это примером. Перечень необходимой информации и ее источников может выглядеть следующим образом (таблица 1). Таблица 1. Список параметров оценки и источников получения необходимой информации Параметр оценки Необходимая информация Источники информации Уровень квалификации сотрудников Данные об образовании и опыте работы каждого сотрудника, а также экспертная оценка его соответствия занимаемой должности –Личные дела сотрудников –Опрос руководителей отделов Надежность каналов поставки сырья и материалов –Перечень каналов поставок –Срок работы с каждым из поставщиков –Количество возникавших в процессе работы проблем –Масштабы возникавших проблем Беседы с сотрудниками, ответственными за поставки сырья и материалов Эффективность финансовой деятельности предприятия Сумма валовой прибыли, размер фонда заработной платы, среднегодовая стоимость оборотных средств, среднегодовая стоимость основных средств –Финансовая отчетность предприятия –Беседа с главным бухгалтером предприятия И др. параметры Наиболее часто при сборе информации для анализа предприятия используются следующие источники: данные финансовой отчетности; личные дела сотрудников, результаты опросов и психологического тестирования сотрудников вашего предприятия; данные о состоянии производственного оборудования; экспертные оценки руководящего состава предприятия по широкому кругу вопросов; результаты опроса абитуриентов.
Шаг 2. Сбор и анализ информации.
После составления подобной таблицы (таблица 1) необходимо приступить к сбору информации и оценке параметров.
Вот как можно оценить параметр «уровень квалификации сотрудников». Для оценки этого параметра необходимо выписать из личных дел сотрудников их образование и опыт работы, а затем попросить руководителей отделов оценить соответствие сотрудника занимаемой должности по пятибалльной шкале, где 1 балл - абсолютно не соответствует, 5 баллов - полностью соответствует, является кандидатом на повышение.
При этом каждый руководитель должен быть в состоянии обосновать поставленную им оценку. После этого, на основании имеющихся данных (образование, опыт работы и соответствие должности) вы можете оценить общий уровень квалификации каждого сотрудника, отдела и всего предприятия в целом. После этого вы сможете определить, чем является уровень квалификации вашего персонала - сильной или слабой стороной предприятия.
Анализ внешней среды Любая фирма функционирует, имея связи с рынком: поставляя на него услуги и обеспечивая покупателей соответствующей информации. С рынка фирма получает деньги и снова информацию – данные о услугах конкурентов и т.д. Таким образом, возникает замкнутая система, функционирующая как единое целое. Кроме того, имеется еще одна замкнутая система, в которой компания является как бы принимающим звеном по отношению к поставщикам товаров.
В ответ на этот материальный поток, фирма направляет информацию и деньги. В итоге фирма оказывается тесно связанной с тем, что в теории маркетинга принято называть внешней средой. К внешней среде обычно относят: покупателей (абитуриентов) с их демографическими характеристиками, определяющими сбыт товаров (спрос на услуги) ; конкурентов; финансовые учреждения; рекламные агентства; готовящиеся законы; экономическую ситуацию в стране; политический климат; развитие и достижения НТР; культурные традиции.
Таким образом, понятие внешней среды складывается из двух составляющих: факторы макросреды; факторы непосредственного окружения фирмы. Макросреда. К факторам макросреды обычно относят: экономическое состояние страны; политико-правовой аспект; социальное и культурное окружение; научно-техническое и технологическое развитие общества. Изучение экономического состояния позволяет понять действующие законы – темпы инфляции, соотношения валют, нормы налогообложения и их тенденции, уровень безработицы; и увидеть возможности использования природных и человеческих ресурсов.
Анализ политического окружения и правовых аспектов позволит фирме установить для себя допустимые границы действий во взаимоотношениях с другими аспектами правовой системы. Политико-правовая составляющая для данной компании заключена в законах и нормативных актах, регулирующих торговую деятельность. Изучение социальной компоненты макроокружения позволяет выяснить уровень жизни населения, его отношение к качеству жизни, разделяемые ими ценности, тенденции и направленности в моде и т.п. Анализ научно-технического и технологического развития общества позволяет вовремя заметить и начать применять в практике достижения современной науки и техники в области рекламы, в области информационного обеспечения, что может стать значительным конкурентным преимуществом.
Ближайшее окружение Основу анализа ближайшего окружения фирмы составляет конкурентный анализ среды, который обычно строят на использовании так называемой модели пяти сил М. Портера.
Согласно этой теории на деятельность фирмы оказывают влияние пять сил: конкурентная борьба внутри отрасли; угроза появления услуг-субститутов; угроза появления новых конкурентов; способность покупателей (абитуриентов) диктовать свои условия. Пример. SWOT-анализ организации ЗАО «Мебель-Дизайн» 1.Анализ внешней среды Определяется «Характеристика среды». К внешней среде отнесем: покупателей с их демографическими характеристиками, определяющими сбыт товаров; конкурентов; посредников – транспортные фирмы, торговые агенты и т.п.; финансовые учреждения; рекламные агентства; таможенные и другие правительственные органы; готовящиеся законы; экономическую ситуацию в стране; политический климат; развитие и достижения НТР; культурные традиции. 1.1. Макросреда Для компании ЗАО «Мебель-Дизайн» особое значение имеют уровень налогов в стране, таможенные сборы и пошлины; уровень безработицы оказывает косвенное влияние через изменение покупательной способности населения.
Политико-правовая составляющая для данной компании заключена в законах и нормативных актах, регулирующих торговую деятельность, ввоз товаров из-за рубежа, выезд специалистов для работы на предприятиях поставщиков. 1.2. Ближайшее окружение В настоящее время по всей России в целом, действует огромное число организаций, занимающихся аналогичной торговлей мебелью.
В мебельной отрасли конкуренцию нельзя назвать жесткой, т.к. спрос на мебельную продукцию растет быстрыми темпами.
Вместе с тем методы дополнительно стимулирования покупателей быстро копируются конкурентами, и приходится прилагать немало усилий для сохранения положения в отрасли. Для преодоления негативной ситуации, крупные «фирмы-лидеры» отрасли стремятся к объединению в концерны и им подобные организации с целью не допускать в отрасль дополнительных конкурентов. К преимуществам объединения можно отнести: экономию средств при крупномасштабных поставках; создание единой торговой марки и предпочтений покупателей к ней; объединение капиталов для расширения в качественно новых направлениях.
Такой фактор внешней среды как возможность создания товаров-субститутов определяется в первую очередь предпочтениями моды в обществе. Это влечет за собой необходимость проявления гибкости в работе организации: быстрой смены ассортимента, дополнительной закупки сопутствующих товаров, переквалификации специалистов и т. д. Способность покупателей диктовать свои условия в компании ЗАО «Мебель-Дизайн» выражается как: продажа продукции отдельными частями, (а не целыми комплектами) по желанию заказчика; осуществление доставки и монтажа; предоставление товарного кредита.
Влияние поставщиков обусловлено их сравнительно небольшим числом и невысоким уровнем конкуренции между ними. Любая фирма в данной отрасли стремится к снижению действия рассмотренных сил для того, чтобы иметь возможность повысить уровень цен и достичь уровня прибыли выше среднего по отрасли.
На каждую из этих сил фирма может воздействовать только посредством своей стратегии. 1.3.