Краткая характеристика СУБД Access. Системы управления базами данных (СУБД) являются едва ли не самым распространенным видом программного обеспечения.
СУБД имеют более чем тридцатилетнюю историю развития с сохранением преемственности и устойчивых традиций. Идеологическая ценность СУБД объясняется тем, что в основе программ такого рода лежит концепция модели данных, то есть некоторой абстракции представления данных.
В большинстве случаев предполагается, что данные представлены в виде файлов, состоящих из записей. Структура всех записей в файлах одинакова, а количество записей в файле является переменным. Элементы данных, из которых состоит каждая запись, называются полями. Поскольку во всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно давать уникальные имена. Многие практически важные случаи хорошо укладываются в такое представление данных. Например, в отделе кадров информация о сотрудниках имеют такую природу.
Сотрудников принимают на работу и увольняют, но форма личного листа по учету кадров остается неизменной для каждого сотрудника. Товарно-материальные ценности приходят и уходят, но форма инвентарной карточки остается неизменной. Число примеров без труда можно множить. Ясно, что СУБД является адекватным средством во всех случаях, когда исходную информацию можно представить в виде таблицы постоянной структуры, но неопределенной длины или в виде картотеки, содержащей неопределенное количество карточек постоянной структуры.
Все СУБД поддерживают в той или иной форме четыре основных операции: • добавить в базу данных одну или несколько записей; • удалить из базы данных одну или несколько записей; • найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию; • обновить в базе данных значение некоторых полей. Большинство СУБД поддерживают, кроме того, механизм связей между различными файлами, входящих в базу. Например, связь может установиться явным образом, когда значением некоторых полей является ссылка на другой файл, такие СУБД называются сетевыми, или же связь может установиться неявным образом, например, по совпадению значений полей в различных файлах.
Такие СУБД называются реляционными. MS Access является СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте.
Access в переводе с английского означает «доступ». MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic Application. Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами: • доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных; • СУБД полностью русифицирована; • возможность использования OLE технологии; • интегрированность с пакетами Microsoft Office; • поддержка WWW-идеологии (только в Access 97); • визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм может существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем программирования, как Visual Basic или Delphi; • широко и наглядно представлена справочная система; • наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов.
Информационные данные в наши дни все чаще рассматриваются как важные стратегические ресурсы, которые важно организовать так, чтобы их ценность была максимальной.
Перерабатывать большие объемы информации в заданные сроки практически невозможно без использования БД. 2.2.