Ведение кадрового учета в организации. В выбранной организации кадровый учет ведет специалист по кадрам.
Функции специалиста по кадрам заключаются в том, что он: 1) Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной документации. 2) Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. 3) При приеме на работу знакомит с положениями о дисциплине в организации, о рабочем времени и времени отдыха, ведет учет и выдачу служебных удостоверений. 4) Направляет на инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите, правилам и нормам охраны труда. 5) Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. 6) Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям. 7) Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа. 8) Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. 9) Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для представления в другие учреждения. 10) Ведет строгий учет трудовых книжек и вкладышей. 11) Производит регистрацию приема и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним. 12) Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. 13) Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. 14) Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций. 15) Изучает движение и причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению. 16) Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. 17) Осуществляет контроль над состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка. 18) Ведет учет нарушений трудовой дисциплины и контролирует своевременность принятия администрацией, общественными организациями и трудовыми коллективами соответствующих мер. Специалист по кадрам получает от других подразделений организации заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п. Специалист по кадрам направляет в подразделения: − сведения о нарушителях трудовой дисциплины; − копии приказов о приеме, перемещении внутри организации; − увольнении работников; − утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка; − информацию, относящуюся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии специалист по кадрам получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п. В свою очередь, специалист по кадрам представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п. Специалист по кадрам при выполнении своей деятельности взаимодействует (рисунок 2): − с секретарем директора (иногда на прямую с директором); − с бухгалтерией (главным бухгалтером); − с юридическим консультантом (юристом). Рисунок 2 – Взаимодействие инспектора по труду Для наглядного представления деятельности специалиста по кадрам была использованная программа BpWin-модель IDEF0 (рисунки 3 – 4). Рисунок 3 – Деятельность специалиста по кадрам Под моделью в IDEF0 понимают описание системы (текстовое и графическое), которое должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы.
В IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций.
Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной – функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют, благодаря чему можно более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.
Моделируемая система рассматривается как произвольное подмножество неограниченного множества.
Система имеет границу.
Взаимодействие системы с окружающим миром описывается как: Вход (Input) – материал или информация, которые используются или преобразуются работой для получения результата (выхода). На рисунках 3– 4 входом является «входящая информация», она обозначена синим цветом. Управление (Control) – правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа.
На рисунках 3 – 4 управлением являются «приказы и процедуры», оно обозначено розовым цветом Выход (Output) – материал или информация, которые производятся работой.
На рисунках 3 – 4 выходом является «сгруппированная информация по каждому сотруднику», он обозначен зеленым цветом Механизм (Mechanism) – ресурсы, которые выполняют работу, например персонал предприятия, станки, устройства и т.д. На рисунках 3 – 4 механизмом является «специалист по кадрам», он обозначен красным цветом Рисунок 4 – Работа специалиста по кадрам с сотрудником лицея Специалист по кадрам подбирает необходимого сотрудника, которого утверждает директор, и при приеме на работу заводит личное дело на этого сотрудника, в котором указываются анкетные данные, записи из трудовой книги.
Проводит инструктаж нового сотрудника по технике безопасности. При отправлении сотрудника в командировку от директора лицея поступает приказ о командировке сотрудника кадровику.
Специалист по кадрам составляет командировочное удостоверение и отдает на утверждение директора, через секретаря.
После утверждения директора командировочное удостоверение передается в бухгалтерию для предоставления и утверждения денежных средств, для сотрудника.
Бухгалтерия передает всю документацию о командировке специалисту по кадрам, который передает один экземпляр командировочного удостоверения сотруднику, а второй оставляет в личном деле. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
Ведет учет больничных при предоставлении больничных листов.
Сотрудник сообщает специалисту по кадрам о своем уходе на больничный, который делает соответствующую запись в личном деле. При выходе с больничного сотрудник предоставляет больничный лист кадровику, который передает его в бухгалтерию, для пересчета заработной платы.
После пересчета, больничный лист передают обратно в кадровый отдел.
Производит различные записи в трудовой книжке сотрудника и хранит ее в сейфе организации.
К записям относятся: прием или увольнение сотрудника, его поощрения и награждения. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Осуществляет контроль над состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка. Ведет информацию об общем стаже сотрудника, которую передает в бухгалтерию, для начисления зарплаты.
Вся выше перечисленная информация о сотруднике хранится в его личном деле. Недостатки существующей системы работы заключаются: − в низком уровне осведомленности персонала в области информационных технологий; − в неавтоматизированном рабочем месте сотрудника. Для исправления недостатков необходимо: 1) провести обучение персонала навыкам владения офисными программами (курсы); 2) Предложить существующие программные средства для ведения кадрового учета, с минимальными затратами одним из следующих способов: − с помощью офисных программ; − с помощью существующих на рынке информационных средств для ведения кадрового учета; − с помощью создания индивидуальной офисной программы для ведения кадрового учета; Результаты исправления недостатков: − увеличение производительности труда сотрудника; − сокращение количества ошибок при вводе информации; − автоматизированное поддержание целостности хранимых данных; − увеличение свободного времени, для решения дополнительных задач. 3