Лабораторная работа №19

Тема: «Создание отчетов».

Цель занятия: получить практические навыки по работе с отчетами»

Отрабатываемые вопросы:

1. Создание автоотчета в столбец на основе запроса.

2. Создание ленточного автоотчета на основе запроса.

3. Внесение изменений в готовые отчеты.

4. Создание отчета при помощи Конструктора.

 

1. Вызовите программу Access.

2. Включите мышкой переключатель Открыть базу данных,выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В случае их отсутствия импортируйте таблицы из чужой базы данных (например, из эталонной базы данных учителя).

3. Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

4. Щелкните по кнопке Создать.

5. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет: в столбец и запрос Адрес.

6. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.

7. Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адресизменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика

8. Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.

9. Выделите запрос Адрес.

10. Откройте запрос в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.

11. Введите условие отбора фамилии: Баранова.

12. Выполните запрос. Сохраните его и закройте.

13. Перейдите на закладку Отчеты.

14. Откройте и просмотрите отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только одного человека.

15. Щелкните по кнопке Создать.

16. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет ленточный и запрос Номера телефонов. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра, щелкнув по кнопке Закрыть.

17. Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметромСоздадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов.

18. Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.

19. Выделите запрос Номера телефонов.

20. Откройте его в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.

21. Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию]. Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.

22. Выполните запрос. Появится диалоговое окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию.

23. Введите фамилию Корнилова и щелкните по кнопке ОК.

24. Сохраните запрос и закройте его.

25. Перейдите на закладку Отчеты.

26. Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корнилова. В списке вывода будут данные только одного человека.

27. Щелкните по кнопке Вид для перехода в режим Конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

Справочная информации. В окне Конструктор отчетовнаходится пять областей:

Заголовок отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета;

Верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;

Область данных - содержит собственно записи;

Нижний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы;

Примечание отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета

В окне Конструктор отчетов,представленном на рис. 4, в заголовке отчета находится надпись Номера телефонов,в верхнем колонтитуле - заголовки столбцов вывода, в области данных - записи, в нижнем колонтитуле - дата текущего дня.