Преимущества использования процесса
При внедрении ИТ-организацией процесса Управления Финансами она получит возможность:
■ определять затраты на ИТ-услуги;
■ определять и классифицировать структуру затрат;
■ правильно распределять затраты по ИТ-услугам, предоставляемым внутренним и внешним заказчикам;
■ использовать различные методы выставления счетов за пользование ИТ-услугами, где это целесообразно;
■ возмещать все расходы, включая капитальные затраты (инвестиции, амортизационные отчисления и банковские проценты) за счет заказчика;
■ регулярно проверять счета на предмет их реалистичности и приемлемости для заказчика;
■ формировать поведение заказчиков и пользователей путем уведомления их о затратах и привязывания затрат непосредственно к услугам.
2. Отношения процесса управления Финансами с другими процессами
a. Взаимоотношение с Процессом Управления Уровнем Сервиса
Руководитель Процесса Управления Финансами ИТ-организации участвует в обсуждении с руководителем Процесса Управления Уровнем Сервиса таких вопросов, как затраты на удовлетворение текущих и будущих требований бизнеса, политика компании в области выставления счетов и ее влияние на заказчика и его поведение.
b. Взаимоотношения с Процессом Управления Мощностями
Информация о соотношении между стоимостью услуг и бизнес- отдачей может повлиять на принятие решения о целесообразности приобретения дополнительных мощностей.
c. Взаимоотношения с Процессом Управления Конфигурациями
CMDB облегчает сбор статистической информации о стоимости услуг.
3. Виды деятельности в рамках Процесса Управления Финансами
В ИТ-организации процесс Управления Финансами реализуется через три основных процесса: Составление бюджета, Б ухгалтерский учет и Выставление счетов .
Рис. 1 1.2. финансовый цикл (источник: OGC)
|
Процесс Управления Финансами ИТ-услуг взаимодействует почти со всеми другими процессами ИТ Сервис-менеджмента, но в особенности с приведенными ниже.
a. Составление бюджета
Задачей подпроцесса Составления бюджета является планирование деятельности организации и ее контроль. В то время как корпоративное и стратегическое планирование учитывает долгосрочные бизнес-задачи, бюджетирование определяет финансовые планы для поставленных задач на заданный бюджетный срок. Обычно такой период составляет от одного года до пяти лет.
Методы составления бюджета
В зависимости от финансовой политики бизнеса выбирается один из следующих методов:
■ Инкрементное (приростное) составление бюджета — в качестве основы для нового бюджета используются цифры за прошлый год.
■ Составление бюджета «с нуля» — работа над бюджетом начинается с чистого листа бумаги «с нуля». Опыт прошлых лет не принимается в расчет. Это заставляет руководителей определять все потребности в ресурсах с учетом затрат, заложенных в их бюджеты.
Составление бюджета
Составление бюджета начинается с определения ключевых факторов, сдерживающих рост компании. Во многих случаях это объем продаж; однако, этими факторами могут также быть недостаток квалифицированных кадров. (Саратов 2011).
Часто бюджет определяют финансовые ограничения. Процесс составления включает в себя определение следующих вторичных бюджетов:
■ Бюджет отдела продаж и маркетинга — если бюджет определяется объемом продаж, то большая часть работы ложится на отдел маркетинга. Для составления хорошего бюджета крайне необходимы точная оценка и анализ заказчиков, рынков, регионов сбыта, продуктов и т. д.
■ Производственный бюджет — включает подробную информацию о предоставляемых услугах: количество, время поставки, необходимые затраты рабочей силы и материалов и т. д.
■ Бюджеты на накладные расходы для соответствующих отделов, например, производственного отдела, отделов продаж и распространения, исследований и разработок и т. д.
■ Бюджет инвестиций —Бюджет инвестиций определяет расходы, связанные с заменой и приобретением средств производства. В нем могут также учитываться инвестиционные проекты, начатые в прошлом году.
Бюджетный период
Лучшим выбором для бюджетного периода является финансовый год..
В некоторых видах бизнеса делается общий прогноз на три года или пять лет.
b. Бухгалтерский учет
· Чтобы иметь возможность руководить ИТ-организацией как бизнес структурой, необходимо определять и понимать все затраты, связанные с использованием ИТ.
· Одной из главных операций бухгалтерского учета является определение структуры элементов затрат.
· Во многих случаях затраты учитываются по каждому подразделению, заказчику или продукту.
Преимущество структурирования элементов затрат в соответствии с элементами сервиса заключается в том, что становятся отчетливо видны расходы на аппаратное, программное обеспечение и поддержку услуг.
c. Выставление счетов
Для выставления счетов может быть выбран метод, в соответствии с финансовой политикой организации:
· нацеленный на полное возмещение затрат,
· на возмещение с учетом дополнительного финансирования (предусмотренного в бюджете), или
· на возмещение с целью получения определенной прибыли.
Политика выставления счетов
Прежде чем определить тариф на услуги, рекомендуется проанализировать возможные варианты выставления счетов и определить политику в этой области.
Политика выставления счетов это:
- Обмен информацией (Коммуникации) — руководителям, являющимся заказчиками ИТ-услуг, сообщают о тарифах, чтобы они были осведомлены о затратах их подразделений на ИТ-сервисы..
• Гибкость ценообразования — при производстве Поставщиком инвестиций в услугу, в контракт может быть включена статья о выставлении счетов на покрытие дополнительных затрат. Альтернативой является предложение образующейся дополнительной мощности другим потенциальным заказчикам.
Тарифы
Часто бывает трудно установить тариф на услугу. Установление тарифов включает следующие действия:
• определение цели выставления счетов;
• определение прямых и косвенных затрат;
• определение тарифов, существующих на рынке;
• анализ спроса на услуги;
• анализ количества заказчиков и конкуренции.
При определении тарифа за услуги организация должна сначала определить цель и ожидаемую выгоду для заказчика и ИТ-персонала.
Типы политики ценообразования:
- Издержки плюс фиксированная прибыль — известно несколько вариантов, общей основой которых является включение в цену затрат плюс чистая прибыль (стоимость + % наценки).
• Существующая ставка — для услуг, п о которым уже существуют ценовые соглашения.
• Рыночная ставка (допустимая на рынке) — цены, которые сопоставимы с ценами внешних поставщиков.
• Согласованная договорная цена — эти цены согласуются с заказчиком. Если заказчику необходима новая услуга, обсуждается вопрос о том, должна ли цена включать все затраты на инвестиции, или только их часть.
· Оптовая скидка - за услуги, на которые может быть снижена цена при увеличении объема, может предоставляться.
· Специальные тарифы в моменты пиковой загрузки и в периоды низкого спроса - используются с целью Управления Спросом (распределения спроса во времени).