Access үшiн Windows 95/98 немесе Windows NT, Office 2000 пакетi (немесе тек қана Access) қажет. Offic-тi стандартты орналастыруда 32Мб оперативтi зерде,Pentium процессоры және 200 мегабайттай қатты дискiден орын жеткiлiктi.
Access-тегi негiзгi қаралатын мәселелер, қосымшалар құрумен қоса алғанда:
Access деректер базасын басқару жүйесi және оның құрылымы;
деректер базасын жобалау;
кестелер құру және байланыстыру;
деректердi енгiзу, көру, iздеу және сорттау;
автоформаны қолдану, формалар мастерiн қолдану;
формаларды келтiру;
фильтр және сұраныстар арқылы деректердi iздеу және таңдау;
күрделi сұраныстар құру;
есептер құру және келтiру;
деректердi талдау мен жалпылау үшiн диаграммалар қолдану;
импорт, экспорт және деректердi басқа қосымшалар мен параллель сұрыптау;
деректер базасына қызмет;
Access деректерiн көрсетуде Web –парақ құру;
деректер базасын аутоматтандыру үшiн батырмалар мен макростарды пайдалану;
бiрыңғай қосымша құру;
Access-тi келтiру.
Access - қарапайым және күрделi деректер базасымен жұмыс iстейтiн икемдi бағдарлама.
Реляциялық деректер базасы дегенiмiз - әр түрлi категориядағы ақпараттардың қатынастарын анықтайтын дерктер базасы (мысалы, клиентi туралы деректер мен олардың заказдары арасындағы қатынас).
Access деректер базасының компоненттерi. Деректер базасының негiзiн онда сақталатын деректер құрайды. Деректер базасында одан да басқа объектiлер деп аталатын компоненттер бар:
1) кестелер- деректерден тұрады;
2) сұраныстар– деректердi таңдауға және өзгерiстер енгiзуге шарттар қоюға мүмкiндiк бередi;
3) формалар– ақпаратты көруге және редакторлауға мүмкiндiк бередi;
4) парақтар – HTML (HyperText Markup Language гипермәтiндiк тiл) форматындағы файл, Internet Explorer броузерi көмегiмен Access деректерiн көру;
5) есептер – ақпаратты жалпылау және баспаға шығару;
6) макростар – аутоматты түрде бiр немесе бiрнеше операцияларды орындау мүмкiндiгi.
Access-тегi объектiлердiң тағы бiр типi – модульдер.
Модуль– VB (Visual Basic Office 2000 кiретiн бағдарламалау тiлi) тiлiнде жазылған, деректер базасының функцияларын және келтiрулерiн аутоматтандыратын бағдарлама.
Кестелер.Access деректер базасында кез келген ақпарат кестеде сақталады. Кез-келген объектілермен жұмыс істеу деректер базасы терезесінен басталады. Осы терезенің сол жақтағы панелінде бағдарлама объектілерінің барлық жеті типін шақыру үшін басқару элементтері шоғырланған. Кестелерді жасау кестелерді басқару элементін таңдаудан басталады. Деректер базасының терезесі Microsoft Access бағдарламасын басқарудың бастапқы элементі болады.
Сұраныстар.Сұраныстар деректердi таңдап алуға арналған. Бiр кестеде қарапайым сұраныс, бiрнеше кестеден күрделi сұраныстар ұйымдастыруға болады.
Таңдау бойынша сұраныс – берiлген шарт бойынша жазбаларды iздеу.Сұраныстардың басқа типтерi – сұраныстарды тек жазбаларды iздеу үшiн ғана емес, өзгерiстер енгiзу үшiн де қолдануға болады. Сұраныстар көмегiмен деректердiң қиылысқан түрiн алуға болады, кесте құруға, одан жазбаларды алып тастауға немесе бiр кестеден екiншi кестеге жазба апарып қоюға болады.
Сұраныстардың мынадай типтерi болады:
- қиылысқан сұраныс – сұраныстың бұл түрiмен деректердiң категориялары бойынша жалпы ақпарат алуға болады;
- кесте құруға сұраныс – бұл жерде таңдалған жазбалардан жаңа кесте алуға болады;
- жаңартуға сұраныс ұйымдастыру – кестедегi деректерге өзгерiстер енгiзу;
- қосуға сұраныс ұйымдастыру – бiр кестеден екiншi кестеге деректер қосу;
- алып тастауға сұраныс – кестеден жазбалар тобын алып тастауға болады (бiртiндеп алып тастау орнына).