Необходимо составить список получателей материалов (базу данных) и поддерживать его в актуальном состоянии. Моделью подобной базы данных служит медиакарта (пресс-карта). Медиакарта разрабатывается информационно-аналитической службой организации и содержит следующие реквизиты:
- название издания, предпочтительного для размещения материалов организации;
- тираж издания;
- распространение издания: соотношение подписки и розницы; если бесплатное распространение, то кому, как и т. д.;
- целевая аудитория, ее состав (профессиональный, возрастной и т. д.);
- жанровая структура издания по полосам/ дням недели/ рубрикам;
- данные о составе редакции, журналистах, профессиональной направленности и т. д.
Медиакарта должна содержать и информацию об изданиях, контактов. С которыми необходимо избегать.
Ответственному за связь с прессой следует знать должности сотрудников СМИ и адресовывать пресс-релиз конкретному лицу.
Список рассылки пресс-релизов может включать:
- заведующего отделом новостей, если речь идет о центральных изданиях;
- редактора финансовых новостей;
- редактора бизнес-новостей, отделов образования, спорта и т. д.;
- главного редактора, если речь идет о небольших газетах.
Готовый пресс-релиз отправляется в СМИ по обычной или электронной почте, по факсу, либо передается через курьера.
Всегда следует помнить о значении личных контактов с работниками СМИ. Из личного знакомства не следует, что материал обязательно будет опубликован, однако оно, безусловно, обеспечивает преимущество перед коллегами, не знакомыми лично с редактором или журналистом, и может в перспективе привести к благоприятным результатам. После того как материал напечатан, необходимо связаться с редактором или журналистом и поблагодарить его за точную и высокопрофессиональную передачу информации.