Контакты между организациями и частными лицами часто устанавливаются и поддерживаются при помощи деловой корреспонденции, поэтому специалист по связям с общественностью должен уметь правильно составить и оформить деловое письмо. Внутри организации такая форма общения, как письмо, исключается, а при необходимости составляются служебные записки.
Служебная записка составляется на имя того руководителя организации, в чью компетенцию входит разрешение подобных проблем, на имя руководителя соответствующего подразделения организаций. Такой же порядок применяется, если до руководства необходимо довести служебную информацию, не требующую незамедлительного принятия мер.
В некоторых организациях служебная записка может называться докладной запиской. Однако последнее наименование встречается редко, так как оно обязывает излагать текст документа в форме доклада, сужая рамки применения данного документа: докладная записка адресуется только вышестоящему руководителю (руководители одного уровня не могут «докладывать друг другу»).
В российской практике служебные записки направляются от нижестоящего руководителя вышестоящему либо, в случае необходимости, от руководителя одного структурного подразделения другим руководителям того же уровня. «Сверху вниз» служебные записки направлять не принято: начальник объявляет подчиненным о своих решениях, налагая резолюции на адресованные ему документы или издавая приказы, распоряжения, указания (в пределах своей компетенции).
Специалист по связям с общественностью часто отвечает за проведение разного рода специальных мероприятий: презентаций, конференций, торжественных церемоний, презентаций, конференций, торжественных церемоний и т. д. При подготовке таких мероприятий он готовит документы, которые служат основой всей работы: график подготовки (календарный план) мероприятия, списки приглашенных гостей и журналистов, сценарий проведения и бюджет мероприятия. По завершении мероприятия PR-менеджер готовит итоговый отчет.
Итоговый отчет по мероприятию должен отражать основные этапы подготовки и ход проведения мероприятия. Но главное – оценка эффективности мероприятия, поэтому в отчете отмечаются наиболее удачные моменты мероприятия и недостатки в его проведении, которые следует учесть в дальнейшем.
В отчет также включаются публикации в СМИ, в которых упоминается или каким-либо образом комментируется проведенное мероприятие. При этом учитываются те же показатели, что и при проведении мониторинга прессы, т. е. тираж издания или охват зрительской/слушательской аудитории, статус СМИ, общий тон публикаций и их объем и т. д.