Слід зберігати і використовувати мінімально можливий обсяг інформації. Деяка надмірність інформації є корисною у випадках:
1) збереження тієї самої інформації у двох базах даних з метою відновлення у разі пошкодження однієї з них. Надмірність також гарантує істинність даних у конкретному полі;
2) задоволення непередбачуваних запитів у разі появи нових потреб користувачів.
Економічна ефективність (pентабельність)
Користь від використання даних в процесі управління має переважувати витрати на їх одержання, збереження і оброблення. При цьому необхідно оцінювати поліпшення виконання функцій управління або приріст прибутку від здатності користувача приймати краще рішення.
Зазвичай, необхідно враховувати прямі витрати на здобуття інформаці, а також втрати від невикористаних можливостей, тобто від невключення до бази даних корисної інформації.
Квантифікація (можливість кількісного вираження якісної інформації)
Термін кількісність не означає, що всі показники виражені в кількісному вимірі. Скоріше він допускає, що дані піддаються кількісному оцінюванню на прийнятному рівні і потім над ними можуть виконуватися відповідні операції. Рівень кількісності, виражений у вигляді шкали, визначає типи математичних операцій, що можуть бути виконані над даними.
Використовують такі види числових шкал: номінальні шкали (шкали назв), порядкові (рангові) шкали, інтервальні шкали, пропорційні шкали (шкали відношень).
Уномінальних шкалах визначають взаємно однозначну відповідність між типами еквівалентних об’єктів, котрі мають таке саме проявлення досліджуваної властивості, і дійсними числами.
Виміри в шкалах назв дають змогу визначити лише відношення тотожності або відмінності між порівнюваними показниками. Крім того, для таких шкал допустимі всі види однозначних функціональних перетворень, зокрема деякі статистичні операції (обчислення частот, виділення багаточисельних типів тощо).
Порядкові (рангові) шкали дають змогу зіставляти альтернативи (об’єкти) між собою за допомогою загальної ознаки. У порядкових шкалах відбувається упорядкування об’єктів за певною вибраною ознакою.
Рангова шкала не дає змоги визначити, на скільки або у скільки разів альтернатива Aкраща за альтернативу B.
Якщо оцінки якісних характеристик об’єктів даються в балах, то порядкові шкали прийнято називати бальними оцінками.
Інтервальні шкали.Якщоупорядкована множина складається з дійсних чисел, то кажуть, що вимірювання виконуються за інтервальною (рівномірною) шкалою. Оцінювання за шкалою інтервалів залежить від двох довільно вибраних коефіцієнтів: початку відліку і масштабу, котрий установлює одиниці вимірювання. Інтервальна шкала використовується у термометрах Цельсія чи Фаренгейта.
Шкали інтервалів не мають властивостей адитивності, тому до них не можна застосовувати жодної з основних арифметичних дій.
Пропорційні шкали (шкали відношень) є подальшим розвитком рангових шкал і знаходяться на найвищому серед вищеназваних шкал рівні, тому що вони мають найбільшу гнучкість за маніпулювання даними. Вони мають всі властивості інших шкал, а також властивість адитивності.
До шкал відношень можна застосовувати всі арифметичні і статистичні дії. Ці шкали, як правило, застосовують для вимірювання технічних і фізичних характеристик, для яких існує природна нульова точка (початок відліку), що породжується законами функціонування зіставлюваних систем.