Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы управленческого звена на любых предприятиях, нужно отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения фирмы электронным оборудованием, таким, как персональные компьютеры, средства связи, копировальные устройства и т.д.
В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, связанное с их использованием как инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Повсеместное применение персональных компьютеров в качестве информационных устройств позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых задач и производственных проектов, уменьшить непроизводственные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает фирме прямой экономический эффект.
Для наиболее эффективного управления работой фирмы необходимо иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии и возможность оперативного реагирования на изменение ситуации. Для этого руководитель фирмы и другие ответственные лица должны постоянно иметь оперативную и достоверную информацию. Возникает необходимость организовать управление деятельностью фирмы таким образом, чтобы обеспечить быструю и надежную связь между различными служащими в целях четкого и слаженного взаимодействия.
Требования, предъявляемые в настоящее время к системам управления, могут быть удовлетворены только на базе современных средств автоматизации управления и организации информационной технологии.
Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников фирмы.
Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки данных, объединенных в единую информационную технологию.
Информационная технология управления фирмой предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием современной методологии и различных процедур по обработке информации на базе организации локальной вычислительной сети.
Для решения управленческих задач фирмы, ее эффективного функционирования необходима организация автоматизированной информационной технологии, позволяющей:
1. Интегрировать данные в единую систему документооборота фирмы, что дает возможность охватить плановую, финансовую и юридическую службу фирмы.
2. Поддерживать единую среду аналитики при ведении управленческого, финансового и оперативного учета, планировать и учитывать затраты в соответствии со спецификой хозяйственной деятельности.
3. Работать одновременно в нескольких финансовых периодах и с различными юридическими лицами.
4. Проектировать сложные формы выходных документов, составлять отчеты в любой заявленной форме.
5. Технология не должна иметь привязки к аппаратной части для возможности переноса ее на новую аппаратную платформу из-за неизбежного старения оборудования.
6. Архитектура аппаратной части должна быть выбрана таким образом, чтобы минимизировать нарушение штатного режима работы информационной технологии (выход из строя, разрушение информационной базы данных, потеря или искажение информации и т.д.) при случайных или некорректных действиях пользователя.
7. В информационной технологии должна быть обеспечена защита информационной базы данных от несанкционированного доступа.
8. Основное программное обеспечение должно иметь дружественный интерфейс и не должно требовать от пользователей специальной подготовки, не связанной с их профессиональными обязанностями.
9. Основное программное обеспечение должно иметь возможность изменять по требованию пользователей генерируемые формы отчетов и порядок заполнения исходных форм.
10. Информационная технология управления фирмой должна иметь возможность наращивания и модернизации как программной, так и аппаратной частей.
11. Технология должна обеспечивать надежный и удобный обмен данными с подразделениями и филиалами фирмы и т.д.
Организация локальной вычислительной сети и выбор комплекса технических средств (КТС) для создания информационной технологии управления фирмой основывается на требованиях надежности. Разветвленности (удаленности), быстродействия, защиты информации, гибкости структуры, размеров информационной базы данных, особенностей применяемого программного обеспечения при определенной минимализации капитальных затрат на приобретение КТС и их эксплуатацию.
Преимущества, получаемые при сетевом объединении персональных компьютеров во внутрифирменную локальную вычислительную сеть, следующие:
• Разделение ресурсов позволяет экономно использовать ресурсы сети (например, управлять периферийными устройствами со всех присоединенных рабочих станций).
• Разделение данных предоставляет возможность доступа и управления базами данных и электронными документами с периферийных рабочих мест, нуждающихся в информации.
• Разделение ресурсов процессора позволяет использование вычислительных мощностей для обработки данных другими системами, входящими в сеть. Предоставляемая возможность заключается в том, что к имеющиеся ресурсам доступ производится только через специальный процессор, доступный каждой рабочей станции.
• Разделение программных средств предоставляет возможность одновременного использования централизованных программных средств.
• Доступ в Интернет позволяет производить интерактивный обмен информацией с глобальными компьютерными сетями и пользоваться услугами электронной почты.
Наличие в структурных подразделениях фирмы ЛВС создает для пользователей принципиально новые возможности интегрированного характера. Организуется автоматизированный документооборот, создаются различные массивы управленческой, коммерческой и другой информации общего назначения и персонально используются вычислительные ресурсы сети, а не только отдельного компьютера. Появляются возможности использования различных средств или инструментов решения определенных задач, средств компьютерной графики, подготовки отчетов, ведомостей, докладов, публикаций и других документов.
Организация автоматизированного банка данных фирмы и объемы информационных потоков в условиях внедрения информационной технологии управления фирмой и создания документов требуют применения производительных серверов и специализированных баз данных.
Работа в ЛВС по созданию и коллективному использованию документа позволяет сократить число документов на бумажных носителях. Подобная архитектура позволяет организовать безбумажную технологию в режиме электронного офиса.
Организация функционирования информационной технологии управления фирмой строится на едином принципе коллективной работы – электронными документами – юридически полноценными эквивалентами бумажного документа, принятого в традиционном документообороте. Такой подход усложняет работу распределенных систем, но обеспечивает юридическую целостность информации в системе и надежность при коллективной обработке.
Рабочие места фирмы должны достоверно воспроизводить все нормативные условия создания и обработки документов – от регистрации и организации маршрута обработки до фиксирования принятия оптимального управленческого решения. Обычно такие системы функционируют на основе жестко организованных процедур на конкретных АРМ, связанных в маршрутные потоки передачи информации с одного автоматизированного рабочего места на другое посредством транспорта файлов – документов.
В современных условиях появления и становления корпораций возникает вопрос о создании в фирме корпоративной вычислительной сети. В общем случае корпоративная сеть фирмы состоит из нескольких подсетей различных структурных подразделений, которые объединены каналами связи. Эти каналы могут быть частью глобальных и городских сетей. Отделения фирмы могут быть крупными, средними и малыми. Крупное отделение может стать центром обработки и хранения информации. Выделяется центральный офис, из которого производится управление всеми подразделениями фирмы. К малым отделениям можно отнести различные обслуживающие подразделения (склады, цеха и т.д.) Малые отделения могут считаться как удаленные от офиса. Стратегическое назначение удаленного отделения – разместить службы сбыта и технической поддержки ближе к потребителям. Связь с клиентами, которая в значительной степени влияет на доходы фирмы, будет более продуктивной, если все сотрудники получат возможность по уровням доступа выходить на корпоративные данные в любой момент времени.
При построении корпоративной вычислительной сети прежде всего определяется предполагаемая функциональная структура фирмы: количественный состав и статус офисов и отделений. Обосновывается необходимость в развертывании своих частных сетей связи или производится выбор провайдера коммуникационных услуг, который способен поддерживать требования, предъявляемые фирмой к каналам связи. Разработка функциональной структуры производится с учетом финансовых возможностей фирмы, перспективных планов ее развития, предполагаемого числа активных пользователей сети, количества и качества внедряемых приложений, необходимости предоставления качества обслуживания. В основе разработки лежит функциональная структура самого предприятия.
Уникальность новых программных продуктов и технологии усложняет процессы проектирования и развертывания корпоративных сетей. Возрастающая тенденция к централизации информационных ресурсов, новые классы прикладного программного обеспечения и принципы их применения, изменение количественных и качественных характеристик информационных потоков, увеличение числа одновременно работающих пользователей и более мощные вычислительные платформы – все эти факторы необходимо учитывать при разработке корпоративной сети.