Электронный обмен документами (EDI - Electronic Data Interchange) налагает три основные требования:
· соблюдение единого синтаксиса обмена
· возможность выбора элементов данных
· единый формат, в кот. эти элементы представлены при генерации сообщений и файлов д/обмена.
Технология EDI – обмен инф. между пользователями с исп-ем телекоммуникационных технологий и с применением стандартного формата данных.
EDI – это передача электронным способом структурированных в соотв. с согласованными стандартами сообщений между инф. системами.
Сообщение – набор связанных между собой данных, предназначенных для передачи в электронном виде, автоматически обрабатываемых передающей и принимающей ИС.
Технология EDI появилась для того, чтобы преодолеть недостатки, присущие процессу традиционного обмена документами в логистике. К ним можно отнести: долгий цикл получения/подтверждения заказа, слабо формализованный и неподдерживаемый процесс согласования изменений в заказе; высокую стоимость за счет необходимости постоянных телефонных переговоров и уточнений, длительное выставление счета.
EDI система – комп. система эл. обмена данными, EDI технологии – процесс принятия управленческих решений на основе эл. док-тов.
2 стандарта EDI технологий:
1. UN/EDIFACT (United Nations rules for Electronic Data/Document Interchange For Administration, Commerce and Transport)
2. ANSI X-12 (америк.)
Непосредственный эффект:
· рост производительности труда в функциональных областях логистики и лог. подсистемах:
· сокращение ручного труда по обработке бум. док-в;
· сокращение кол-ва док-тов;
· меньше ошибок.
· улучшение взаимосвязей и достижение полной интеграции в звеньях лог. цепи
· общее снижение лог. издержек
Передачу EDI-данных характеризуют:
- гарантия доставки, поскольку система автоматически оповещает отправителя о доставке;
- оперативность - около 170 видов сообщений (с их помощью можно описать практически все бизнес-процессы) обрабатываются и передаются в течение 10 минут;
- точность - система выступает в качестве контролера: встроенные интеллектуальные механизмы обеспеч. обработку содержания передаваемых док-тов и при совершении ошибки в заполнении формы она мгновенно об этом сообщает => достигается полное устранение ошибок уже при вводе данных, что значительно сокращает время на обмен информацией между контрагентами;
- экономичность - потребность в задействованном персонале сокращается минимум на 70%, а затраты на расходные материалы - на 80%. Иными словами, внедрение EDI позвол. минимизировать расходы, связанные с составлением док-тов, до 7-10% от общей стоимости сделки;
- конфиденциальность информации - гарантия безопасности передачи коммерческой инф-ции обеспечивается благодаря шифрованию данных и исп-нию интернет-стандартов для EDI - AS1, который позволяет надежно передавать док-ты эл. обмена по сети Интернет через протокол SMTP (Simple Mail Transfer Protocol - Простой протокол передачи почты) для e-mail и AS2, кот.объединяет EDI и Интернет, позволяет обмениваться цифровыми данными через протокол http;
- достоверность - обеспечивается использованием MDN (оповещений о местонахождении сообщений) для контрольных сумм, поэтому полностью исключена возможность внесения изменений в док-т без ведома получателя.
EDI может работать на разл. программном обеспечении. Сущ-ет множ.разработчиков этого продукта: это и гиганты Microsoft и IBM, и менее извест. компании (ACT Data Services Inc., blueVertical Inc., ENTRACK; ComArch-ECOD).
Преимущества EDI связаны не только с теми процессами, для кот. эта технология используется: оформление заказов, контроль входящих счетов, условия контрактов, финансовые транзакции, каталогизация и т. д. Главное достоинство EDI - экономичность, кот. проявляет не только в снижении затрат в расчете на одну транзакцию, она расширяет возможности прогнозирования и оптимизирует упр-е финанс. потоками за счет упрощения и ускорения процессов сбора финансовой инф-ции. А также высвобождает время руководящего персонала для стратегического планирования вместо решения мелких текущих проблем.
Следует отметить, что максимальный эффект от использования EDI достигается при наличии двух составляющих: электронного обмена документами и электронной подписи. Технологии EDI остаются важнейшим элементом деятельности средних и крупных компаний, пользующихся электронной торговлей. Хотя построение и интеграция систем EDI - дело довольно дорогое, но приобретаемые в результате преимущества позволяют компаниям, а особенно ориентированным на произ-во потребительских товаров, значительно ускорить процессы документооборота, увеличить объемы продаж ритейлерам и закупок у поставщиков.
Электр. документ – это совок-ть данных, зафиксированных на материальном носителе и/или передаваемых по электр. каналам связи с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту инф-ю и ее автора. Эл. док-т может создаваться на основе док-та на бумажном носителе, на основе другого эл.док-та либо порождаться в процессе информ-го взаимодействия сторон без к-л прообразов. Юридич.значимость эл. док-ту придаёт электр. цифровая подпись.
Три элемента электронного документа:
1) само содержание информации;
2) форма предоставления содержания;
3) носитель информации.
Преимущества
· даёт возможность поиска по ключевым словам
· не изнашивается с течением времени
· может содержать url-ссылки, выпадающие подсказки и множ. др. инф-х дополнений
· электронный док-т легче исп-ть в системах автоматизации процессов
· меньше трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество др. функциональных усовершенствований
2.Технология. электр. документооборота. Стандарт EDIFACT. «Соглашение об обмене». Особенности применения EDI-технологий в России.+ см.1 вопрос
Стандарт EDIFACT ( Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) определяет формализованные док-ты для использ. в эл. документообороте в упр-и, коммерции и транспорте, структуру и систему представления этих док-тов.
Любой док-т стандарта EDIFACT имеет иерарх. структуру и состоит из групп данных. Группа – сегмент (примерно 200 типов сегментов) – элементы (простые – 1 поле или составные – 2-3 поля).
В основу стандарта EDIFACT – принципы:
1. Стандартизация данных на уровне сегментов и элементов данных
2. Запись полей используемых сегментов в виде кодов, при этом предполагается, сто у партнеров сущ. иденточн. кодовые таблицы (справочники). Состав и содержание их стандартизуется на трех уровнях: м/ународ, национал., фирменный.
3. Независимость стандартов от языка общения.
Эл. документ передает только содержание, а не форму. Форма заполняется при декодировке.
«Соглашение об обмене». В нем устанавливаются:
• справочники для кодирования данных
• определяется ответственный за ведение этих справочников
• порядок внесения изменений в справочники
В стандарт EDIFACT – 3 вида справочников:
1. справочники стандартов ISO (коды валют, коды стран, ед. измерения, условия поставки и т.д.)
2. справочники, которые входят в описание стандартов EDIFACT
3. справочники-списки организаций, кот.вправе определять др. справочники д/поддержки стандартов EDIFACT
Взаимодействие при EDI – обязательное наличие трех составляющих:
· определить формат передаваемых данных
· согласовать протоколы эл. взаимодействия
· наличие физ. среды для передачи данных
В Соглашении об обмене перечисляются необх. для использ.справочники и опр.необходимые данные, кот. будут пересылаться.
В РФ система EDI стала активно использ. с 2000-х гг., так Государственный таможенный комитет (ГТК России) построил свое взаимодействие с Министерством путей сообщения (МПС) начиная с 2000 года с помощью EDI. В коммерч. деят. ее первыми продвигали на российский рынок крупные запад. ритейлеры и ряд мультинациональных производителей, имеющих филиалы в России. Технология EDI незаменима, когда ритейлер планирует активное расширение: напр., с ее помощью можно запускать нов. магазин в эксплуатацию в течение одного дня.
Форматы сообщений образуют стандарты EDI. Стандарт, используемый в РФ, отличается от европейского, в котором тысячи сообщений, в кажд. сообщении – сотни полей. В российской накладной или счете-фактуре есть поля, такие как ГТД. Их нет, напр., во Франции или в Германии. Но в европейском стандарте достаточно много полей. Франция использует 15, Англия – 20, Россия -30, занимая часть текстовых полей. В то же время можно отметить, что в РФ технология EDI пока не получила широкого распространения. Во многом это связано с тем, что до недавнего времени понятие "электр. док-т" отсутствовало в законод-ве страны. Еще одним сдерживающим фактором можно назвать серьезное отставание от стран Запада в развитии электронной торговли.