В ІС документи можуть бути зовнішніми і внутрішніми.
Усі документи поділяють на:
- документи загального призначення - накази, інструкції, циркулярні листи, розпорядження;
- специфічні для діяльності об’єкта, серед яких виділяють вхідні, вихідні та внутрішні.
Система документообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів та перетворення форматів. Документ є основним засобом подання юридично оформлених відомостей про об’єкт управління.
Документи становлять основну частину інформаційних потоків в системі управління.
Зараз функціонує уніфікована система документації (УСД), що включає 16 уніфікованих систем документації і 4500 уніфікованих форм документів. Сюди відносяться форми планових, звітно-статистичних, первинно-облікових, організаційно-розпорядчих, розрахунково-грошових документів тощо.
Уніфіковані система документації - це комплекс взаємопов’язаних документів, кожному з яких присвоєно код відповідно до класифікатора управлінської документації.
Інформаційною мовою опису інформації, що міститься в документах, є єдина система класифікації та кодування (ЄСКК) техніко-економічних показників (ТЕП). Використання ЄСКК дає можливість здійснювати взаємний обмін даними між АРМ всередині ІС та між різними ІС. Система забезпечує відповідність класифікації та номенклатури у всіх сферах та на всіх рівнях управління, єдність вимірювань.
Єдина система класифікації та кодування складається з наступних розділів:
- структура управління народним господарством;
- продукція, роботи, послуги;
- технологія виробництва;
- населення;
- територія;
- фінансові кошти та бухгалтерський облік;
- природні ресурси;
- показники, нормативи, одиниці фізичних величин;
- інші дані.
Використання ЄСКК є обов’язковим під час проектування ІС і значно полегшує як інтеграцію елементів системи між собою, так і об’єднання інформаційних ресурсів різних ІС.