Підготовка форми
У текстовому редакторі MS Word можна не лише створювати прості документи, а й будувати шаблони і форми. Шаблон визначає основну структуру документа, зокрема його макет, і містить параметри форматування (символів, абзаців, сторінок) та параметри інших настроювань.
Форма, додатково до шаблону та певного тексту, має порожні поля для заповнення їх визначеними значеннями з деякого списку.
Форма – це структурований документ з полями різного типу, призначеними для введення корустувачем потрібної інформації. У формі можна створювати поля для заповнювання, прапорці, які можна встановлювати, а також поле із списком, призначені для вибору елементів.
До переваг електронних форм відноситься автоматична перевірка введення даних (наприклад табельного номеру співробітника), обновлення залежних полів (поле міста, області при введені поштового індексу)
Редактор Word пропонує три види полів для форм, які можна ввести за допомогою пункту меню Формы панелі інструментів, а саме: текстові поля — 
, прапорці увімкнення режимів — 
і поле зі списком — 
. Щоб вставити якесь поле, слід розташувати текстовий курсор у потрібному місці документа, а потім клацнути курсором миші на відповідній кнопці панелі інструментів. Кожне з полів має низку параметрів, які можна встановити за допомогою ще однієї кнопки <Параметры поля формы>
панелі інструментів. Текстові поля можуть бути різних типів:
|
Рис. Параметри текстового поля
Поле Обычный текст — у поле можна ввести будь-який символ (у сусіднє поле Текст no умолчанию можна ввести значення, що відразу пропонуватиметься у полі форми); Число — можна ввести тільки цифри; Дата — вводяться лише дати; Текущая дama, Текущее время- вставляється поточна дата чи поточний час у разі створення документа з шаблону; Вычисления — обчислюється деяке значення за формулою, яку потрібно ввести у сусіднє поле, що для цього типу матиме назву Выражение замість Текст no умолчанию.
Поле Максимальная длина призначене для обмеження кількості символів, що можна ввести. В сусідньому полі Формат текста (або Формат числа, Формат даты і т. ін.) встановлюються параметри форматування інформації, що вводиться. Вибраний формат застосовується після того, як текстовий курсор буде переміщений з поля в інше місце.
Для прапорця режимів можна встановити такі параметри, як його розміри (Авто відповідає розміру тексту зліва від поля), стан за замовчуванням, імена макросів, що будуть виконуватися при активізації прапорця та при виході з нього:
|
Рис. Параметри прапорця
Третій елемент Поле со списком дає змогу вибрати потрібний елемент із заздалегідь складеного списку. Максимальна кількість елементів списку не може перевищувати 25. Перший елемент у списку є варіантом за замовчуванням.
|
Рис. Параметри поля зі списком
У кожне поле форми користувач може ввести додаткову інформацію. Для цього призначена кнопка <Текст справки…>.При цьому довідка може з’являтися автоматично у рідку стану або після натиснення клавіші <F1>. Довідковий текст виводиться на екран , якщо за допомогою кнопки <Защита формы>
панелі інструментів встановлено захист форми .Увімкнення захисту потрібне також для активізації полів форми , зокрема для розкриття поля списку , та захисту шаблону документа від внесення виправлень. Кнопка <Затенение полей формы >
вмикає та вимикає відображення полів сірим кольором
Основні вимоги до створення форм
1. визначити зміст, тобто з якою метою буде вводиться інформація до форми;
2. обрати вид форми - друкована або електронна;
3. здійснення аналізу та структурування інформації, яка призначена для розміщення у форму. У форму має бути присутня постійна та змінна частини;
o постійна частина - вхідні дані, що не змінюються при різних використаннях форми, наприклад, текст пояснення;
o змінна частина - поля для вводу конкретних даних.
4. проектування формы з видиленням таких структурних областей :
o заголовок форми розташовується на початку документа;
o область незмінної частини призначена для розміщення у форму постійної інформації ;
o область для змінної частини – призначена для різних варіантів заповнення форми;
o примітки форми використовуються для розміщення інфоркуцій для заповнення форми;
o верхій та нижній колонтитули використовуються для розміщення на кожній сторінці постійної інформації.
Післе проектування форми для її реалізації слід виконати наступні дії:
1. Створити новий шаблон для форми.
2. Розташувати у шаблоні базову структуру форми (постійний текст).
3. Встивити поля відповідного типа. Для кожного поля задайте розмір, довідкову інформацію.
4. Защитите форму.
5. Зберегти шаблон.