Призначення злиття документів

У житті часто виникає необхідність відправки стандартних листів декільком адресатам. У подібній ситуації можна послідовно виконати всі дії: оформити основний текст, ввестиім'я першого адресата, роздрукувати лист, змінити ім'я адресата, роздрукувати наступний лист і т.д. Однак текстовий процесор Word представляє можливість автоматизованої підготовки подібних листів для розсилки.

 

 

Рис.

Злиття застосовується в тих випадках, коли необхідно створити набір однотипних документів, кожен з яких містить унікальні елементи.

Програма вставляє почерзі попередньо підібрані дані в стандартний текст і роздруковує результати. Ця операція дозволяє автоматично створити безліч копій шаблону документа з різними реквізитами. Результат можна або виводити відразу на друк, або отримати у вигляді нового документа з безліччю сторінок. Для цього треба спочатку підготувати сам шаблон у вигляді довільного документа Word і список реквізитів в окремому файлі, а потім виконати їх злиття. Злиття можна використовувати для створення не тільки поштових наклейок і каталогів, а й будь-якого типу документів, в яких поля заповнюються даними.

Основний документ - документ, що містить дані, які залишаються при злитті незмінними в усіх похідних документах, наприклад зворотну адресу або текст листа.

Джерело даних - файл, який містить відомості, призначені для об'єднання з документом. Наприклад, список імен і адрес, які потрібно використати при злитті. Для використання відомостей із джерела даних необхідно спочатку підключитися до цього джерела даних.

Поле злиття - поле, вставляється в тому місці основного документа, куди слід помістити фактичні дані із джерела даних. Наприклад, вставка поля злиття Прізвище дозволяє вставити в документ значення Іванов, яке зберігається в полі даних Прізвище.

Створенний документ - документ, отриманий злиттям основного документа та даних з джерела даних.

Підготовка стандартних документів декільком адресатам складається з наступних основних кроків:

1. Створення основного документа.

2. Створення або вибір існуючого джерела даних.

3. Вставка полів злиття..

4.Друк стандартного документа. При цьому кожен рядок (або запис) джерела даних стоврює окремий документ на бланку, поштову наклейку, конверт або елемент каталогу. При цьому складові документи можуть бути об'єднані в новому документі для подальшого перегляду та друку.

Підготовка документів до злиття