Иногда предпочтительнее работать с ограниченной группой записей в БД. Фильтр используется для того, чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определенному условию, и временно скрыть все остальные записи. Настраивая фильтр, вводят соответствующее условие фильтрации.
Выделите заголовки столбцов БД и выберите вкладку Данные/Фильтр. Excel создаст список условий фильтрации для каждого поля. Чтобы получить доступ к списку, щелкните по раскрывающей кнопке, которая появляется рядом с именем поля.
При использовании фильтра все записи, не входящие в подмножество, скрываются. Число обнаруженных записей и общее число записей в БД отображаются в строке состояния. Каждая запись сохраняет исходный номер строки. Номера отфильтрованных записей выделены синим цветом. Раскрывающая стрелка для условия фильтрации также имеет синий цвет, который означает, что это поле в настоящее время используется для фильтрации БД. Производить фильтрацию можно по нескольким полям. Чтобы вновь отобразить всю БД, выберите пункт Все в качестве критерия фильтра во всех полях. Для отключения фильтра снова выберите вкладку Данные щелкните по кнопке Фильтр.
Существуют ситуации, когда необходимо создать или распространить подмножество БД. Намного проще работать с БД меньшего размера, которая содержит только нужные записи. Для этого нужно скопировать отфильтрованную БД в буфер обмена и вставить ее в новое место любого рабочего листа, чтобы создать новую БД, содержащую только записи из отфильтрованного подмножества.