Файл базы данных, созданный в Access, включает в себя в первую очередь таблицу, на основе которой впоследствии можно получать формы, запросы, макросы, отчеты и модули.
Новый файл базы данных можно создать, используя команду меню Файл \ Создать \ Новая база данных, с помощью кнопки (Новая база данных) при начальной загрузке Access (Рис. 3.9).
Рис. 3.9 Создание новой базы данных
После этого необходимо определить имя файла базы данных и диск, на котором он будет сохранен, выбрать команду Файл \ Сохранить базу данных как. После чего появиться диалоговое окно, где будет предложено «Закрыть все открытые объекты в приложении» и щелкнуть по кнопке «Сохранить». Если файл базы данных уже существует, то его имя следует найти при помощи команды Файл \ Открыть при начальной загрузке и загрузить его (Рис. 3.10, Рис. 3.11 и Рис. 3.12).
Рис. 3.10 Сохранение базы данных
Рис. 3.11 Сохранение базы данных
Рис. 3.12 Выбор диска при сохранении базы
На вкладке сведения присутствуют две команды «Сжать и восстановить базу данных» и «Зашифровать паролем» (рис. 3.10).
После щелчка на кнопке «Сжать и восстановить базу данных» осуществляется проверка файла базы данных на предмет возможных ошибок, и производиться его сжатие в целях экономии места на диске.
Для того, чтобы зашифровать созданную базу паролем необходимо ее открыть в режиме «Монопольно». Для этого необходимо сначала полностью закрыть созданную базу данных, после запустить программу Access, через Меню Пуск / Программы / Access, и только потом выбрать вкладку Файл / Открыть. При этом в появившимся диалоговом окне сначала найти и выделить созданную вами базу данных и в нижней правой части, где имеется кнопка открыть, нажать на значок треугольника и выбрать строку монопольно. После этого перейти на вкладку файл щелкнуть по кнопке «Зашифровать паролем».В появившемся диалоговом окне Задание пароля базы данных, вы можете определить свой личный пароль к созданной базе данных (рис. 3.13).
Рис. 3.13 Установка пароля базы данных
Далее необходимо настроить рабочую среду Microsoft Office Access 2010.
Для настройки Access 2010 необходимо перейти на вкладку «Файл» и щелкнуть по кнопке параметры, после чего откроется диалоговое окно Параметры Access, затем перейти на вкладку «Общие».
Вкладку диалогового окна ПараметрыAccess(рис. 3.2) желательно настроить сразу же после установки Microsoft Office Access 2010, чтобы выполнить начальные рабочие настройки.
Вкладка «Общие» состоит из нескольких параметров (рис. 3.14):
Рис. 3.14 Диалоговое окно параметры. Вкладка «Общие»
Флажок Включить динамический просмотр.Изначально установлен, позволяет увидеть результат изменения значения параметра еще до его фактического выполнения.
Флажок Всегда использовать ClearType. По умолчанию установлен, рекомендуется не отменять его установку, если у вас установлен ЖК-монитор.
Список Стиль всплывающих подсказок.Предлагается выбрать один из трех вариантов, определяющий стиль отображаемых на экране всплывающих подсказок.
Флажок Включить в подсказки сочетания клавиш.При установке этого флажка в подсказках отображаются комбинации клавиш («быстрые» клавиши), применяемые для вызова тех или иных команд.
Список Цветовая схема. В этом списке выбирается цветовая схема, применяемая при оформлении диалоговых окон и меню. По умолчанию выбрана серебристая цветовая схема.
Список Формат файла по умолчанию для пустой базы данных. Если вас не заботят проблемы совместимости, оставьте в этом списке значение, выбранное по умолчанию, Access2007.
Список Рабочий каталог. В этом списке определяется каталог, в котором размещаются все новые базы данных.
Список Порядок сортировки базы данных.Здесь определяется порядок сортировки записей в базе данных. Вбольшинстве случаев следует оставить выбранный поумолчанию порядок Универсальный.
Вразделе Личная настройкаMicrosoft Office можно указать свою фамилию и инициалы. Эти Сведения будут применяться для пометки документов, создаваемых в Access 2010.
На вкладке Текущая база данных(рис. 3.15) диалогового окна ПараметрыAccess определяются параметры создаваемых баз данных.
Рис. 3.15 Диалоговое окно параметры. Вкладка «Текущая база данных»
Раздел Параметры приложений.Набор параметров обеспечивает настройку вновь создаваемых приложений Microsoft Office Access 2010: определение заголовка и значка приложения, параметров окна документа, формата хранения рисунков, а также некоторых других параметров.
Раздел Навигация.Определяются параметры области навигации. Флажок Область навигации(установлен по умолчанию) обеспечивает отображение области навигации в рабочем окне Access. В Параметрах навигации, можно настроить состав объектов, отображаемых в этой области, а также способы работы с ними.
Раздел Параметры ленты и панелей инструментов.Здесь определяются параметры лент и панелей инструментов Access 2010.
Раздел Параметры автозамены имен.Команды, определяющие способы автозамены имен.
Раздел Параметры автофильтра для базы данных. Команды, определяющие параметры автофильтра, применяемого в базе данных.
Раздел Кеширование веб-службы и таблиц SharePoint.В этом разделе определяются параметры кеш-памяти, используемой веб-службы и таблиц SharePoint.
На вкладке «Таблица» диалогового окна Параметры Access (рис. 3.16) настраивается внешний вид таблиц, создаваемых в Access 2010.
Рис. 3.16 Диалоговое окно параметры. Вкладка «Таблица»
Раздел Эффекты сетки и ячеек.Команды, позволяют отобразить-скрыть линии сетки, изменить заданную по умолчанию ширину столбцов, применять различные эффекты при отображении ячеек таблицы (эффект «трехмерности»).
Раздел Шрифт по умолчанию.Команды позволяют определить размеры, цвет, свойства шрифта, используемого для оформления создаваемых таблиц.
На вкладке Конструкторы объектов диалогового окна ПараметрыAccess(рис. 3.17) определяются основные параметры конструкторов объектов Access.
Рис. 3.17 Диалоговое окно параметры. Вкладка «Конструктор объектов»
Раздел Конструктор таблиц.Команды, входящие в состав этого раздела, определяют типы и размеры полей, а также некоторые другие параметры конструктора таблиц.
Раздел Конструктор запросов.Здесь настраиваются параметры конструктора запросов.
Также, прежде чем приступить к созданию новой базы данных необходимо настроить панель быстрого доступа, которая располагается слева под заголовком программы (рис. 3.18)
Изначально эта панель включает три команды.
Файл (<Ctrl+S>). Сохранение созданных (или измененных) файлов.
Отменить (<Ctrl+Z>).Отмена выполненной операции. Как уже отмечалось, после щелчка левой кнопкой мыши на стрелке, находящейся справа от значка этой команды, отображается список выполненных команд. Вы можете отменить любую из выполненных команд.
Вернуть (<Ctrl+Y>). Повторение выполненной операции.
Рис. 3.18 Панель быстрого доступа
Для настройки содержимого панели быстрого доступа необходимо щелкнуть на двойной стрелке,находящейся в правой части этой панели или на вкладке «Файл» щелкнуть по кнопке параметры, затем выбрать на вкладке «Настройка ленты» команды из диалогового окна Параметры Access из заранее подготовленного списка (Часто используемые команды или другие команды), которые вы хотели бы видеть на панели быстрого доступа. С помощью кнопок «Добавить и Удалить» можно настроить панель быстрого доступа по своему усмотрению, при этом отсортировать команды на панели быстрого доступа по месту расположения (рис. 3.19).
Рис. 3.19 Диалоговое окно параметры. Вкладка «Настройка ленты»
Список Настройка панели быстрого доступа–настраивается доступ ко всем базам данных, с которыми вы намереваетесь работать в будущем или измененная панель быстрого доступа появится только при работе с текущей базой данных, если вы будете иметь дело с последующими базами данных, панель быстрого доступа вернется в исходное состояние.
Флажок Разместить панель быстрого доступа под лентой.Этот флажок позволит, не покидая диалоговое окно Параметры Access,изменить положение панели быстрого доступа.