В Access отчетом называется любой набор данных, предназначенный для печати. Для создания отчета, за небольшим исключением, используются те же способы, что и для создания формы. Вкладка «Создать» меню «Отчеты», кнопки «Отчет», «Мастер отчетов», «Пустой отчет», «Мастер отчетов»и«Наклейки».
Самый простой способ создания отчетов является отчет, созданный по кнопке «Отчет». Для этого необходимо в области «Навигации» выбрать нужную вам таблицу, запрос, форму (выделить ее мышью) и затем щелкнуть по кнопке «Отчет» на вкладке «Создать», отчет по выбранному вами элементу сформируется автоматически.
Чтобы создать отчет непосредственно по нужному объекту и определенным строкам из него, необходимо в окне (рис. 3.2) выбрать вкладку «Создать» меню «Отчеты» и щелкнуть по кнопке «Мастер отчетов»(рис. 3.65).
Рис. 3.65 Создание отчетов
В появившемся диалоговом окне нужно выбрать таблицу или запрос, на основе чего будет строиться отчет, выбрать пункт «Мастер отчетов» и щелкнуть по кнопке «ОК». Затем, как и при создании формы, выбираются поля таблицы, которые должны присутствовать в отчете (рис. 3.66).
Рис. 3.66 Создание отчета
Access позволяет создавать отчеты с группированием. Если поля не группировать, отчет произведет итоговые вычисления по всем полям с числовым типом данных для всей таблицы, на которой он основан. Для группировки можно выбрать одно поле (в этом случае отчет обеспечит для группы промежуточные вычисления) или несколько полей (данные будут сгруппированы по выбранным группам). Следующий шаг создания отчета – сортировка данных. Далее следует указать макет отчета, т. е. его вид при выводе на печать или на экран в режиме предварительного просмотра. Далее, если необходимо указываются поля, где просчитываются итоги. Последним шагом является задание имени отчета. Пункт «Просмотр отчета» нужно установить в положение «Включено». При щелчке по кнопке «Готово» созданный отчет выводится на экран.