Отслеживание проекта заключается во внесении фактических данных о реализации проекта, анализе отклонений от плана и перепланировании оставшейся части работ по проекту.
Момент времени, на который имеется информация о выполнении проекта, называют датой отчета. Существует два подхода к внесению фактической информации в системы управления проектами:
· обновление согласно текущему плану;
· ручное обновление.
При обновлении на основе текущего плана необходимо вначале установить новое значение даты отчета. После этого система производит расчет параметров фактического выполнения проекта, основываясь на принятом способе фиксации прогресса, в предположении, что все работы выполнялись точно в соответствии с планом. Обычно используют один из трех вариантов фиксации прогресса:
· "0/100" – если работа еще не началась, либо началась, но не завершилась – фиксируется 0 % ее выполнения, и только после полного завершения фиксируется 100 % выполнения;
· "0/50/100" – если работа еще не началась – фиксируется 0 % выполнения, началась, но не завершилась – 50 % выполнения, после полного завершения фиксируется 100 % выполнения;
· "0-100" – фиксируется точный процент выполнения в диапазоне от 0 % до 100 %.
Последний вариант дает наиболее реальную картину прогресса проекта и позволяет применять специальные методики анализа выполнения проекта (например, методику освоенного объема). Однако, такой способ фиксации прогресса требует точного определения процента выполнения, что не всегда возможно, либо требует значительных затрат времени и средств.
Как уже было сказано выше, после внесения фактических значений параметров работ и ресурсов, текущие значения автоматически приравниваются к этим значениям. Анализ отклонений от плановых показателей производится путем сравнения обновленных текущих значений со значениями базового плана. Отклонения анализируются в двух разрезах: временном и структурном. При этом целесообразно использовать модели и представления проекта, позволяющие одновременно просматривать текущие и базовые значения детализированные во времени, а также сгруппированные по определенным признакам (структурам работ, ресурсов и затрат, а также атрибутам работ и ресурсов в различных комбинациях).
При проведении перепланирования оставшейся части проекта необходимо учитывать как уточненные текущие характеристики выполненных работ, так и результаты анализа причин отклонения проекта от плана. Таким образом, корректировка плана должна проводиться с учетом выявленных тенденций и мероприятий, направленных на устранение причин неудовлетворительного выполнения.
При перепланировании проекта используются те же принципы и технологии, что и при первоначальном планировании проекта. При этом нужно помнить основное правило: управлять можно только оставшейся частью проекта.