Совместная работа над проектом заключатся в одновременном доступе нескольких членов команды к проектной информации. Основную сложность представляет необходимость одновременного внесения изменений в один и тот же проект. Избежать коллизий при этом возможно либо запретив редактирование проектных данных более чем одним пользователем, либо произведя деление проекта на подпроекты с последующей их интеграцией в единый план. Управление проектом в рамках последнего подхода будет полностью идентично управлению портфелем проектов предприятия.
При управлении портфелем проектов необходимо придерживаться следующих принципов:
· для всех проектов используются единые корпоративные структуры и классификаторы;
· все проекты работают с единым разделяемым пулом ресурсов предприятия;
· балансировка потребности в ресурсах должна производиться на уровне всего портфеля проектов.
Распространение и сбор информации по портфелю проектов обычно производится следующими способами:
· организация прямого контролируемого доступа к единой базе данных портфеля;
· организация прямого контролируемого доступа к файловому хранилищу данных;
· организация контролируемого доступа к данным через веб-портал;
· рассылка данных проекта посредством электронной почты.
В последние время получают все большее развитие технологии организации виртуального проектного офиса проектов и программ. Такие офисы позволяют организовать работу всех участников проекта в едином информационном пространстве.