Данные, с которыми работает СУБД, выстроены в иерархическую последовательность. На верхнем уровне находятся основные объекты MS Access; таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.
Таблица - это главный тип объектов. Все остальные являются производными от таблицы. Элементы данных, составляющих таблицу, - это записи и поля. В таблицах хранятся данные и отображаются все записи и поля, а также в таблицах хранятся установленные связи. Прежде чем создавать базу данных в Access, необходимо разработать структуру таблиц БД и установить связи между ними.
Структура таблицы - это описание порядка следования полей, их типов, размеров, имён и других признаков.
Запись - последовательность значений, описанных в структуре.
Поле - элемент записи, содержащий информацию об одном свойстве объекта и характеризующийся следующими параметрами:
- имя поля (записывается без пробелов - как имя переменной);
- тип значения поля (текстовый, числовой, логический, дата-время, MEMO;
- размер поля (зависит от типа возможных значений);
- значение поля (соответствует конкретной записи).
Поле, значения в котором не повторяются, называется ключевым.
При разработке структуры таблиц следует исключать многократное повторение одних и тех же записей (избыточность). С этой целью необходимо изменить структуру таблицы, уменьшив её объём за счёт разбиения на несколько взаимосвязанных таблиц. Этот процесс называется нормализацией(оптимизацией) модели данных.
Структуру таблиц в многотабличной базе данных надо создавать таким образом, чтобы можно было установить между ними связь, т.е. таблицы должны содержать общие поля, одинаковые по типу и формату хранимых данных.
Схема данных - описание структуры связей в многотабличной базе данных.
Формы - это настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа. Используются для просмотра, ввода и редактирования одной записи таблицы. Формы могут содержать элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах: текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE.
Таблицы и Формы - это режимы, используемые для создания и просмотра базы данных.
Действия, выполняемые над информацией, хранящейся в базе данных, называются манипулированием данными (обработкой данных).К ним относятся выборка данных по некоторым условиям, сортировка данных, обновление, удаление и добавление данных. Выполнение этих действий производится с помощью запросов.
Запрос - это команда на выполнение определённого вида манипулирования данными. Предназначен для фильтрации и отбора записей, хранящихся в таблице и удовлетворяющих определённым условиям. Условия отбора - это ограничения, которые пользователь накладывает на запрос.
Отчет - это объект, предназначенный для анализа данных с выводом их в файл, текстовый документ или на экран по созданному шаблону - образцу отчета.
Макросы являются средствами программного управления данными. Представляют собой набор команд для автоматического выполнения некоторых операций.